Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2024 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2024 году надо по-новому. В статье рассмотрены ситуации, когда необходимо заверить книжку, а также приведены основные правила такого заверения.
Изменения в трудовых книжках
Заверьте бумажную трудовую книжку с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст). Для внешних пользователей нужно указать место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку подтвердите печатью или штампом работодателя. Для внутреннего пользования на копии, достаточно написать «Верно», указать должность того, кто ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.
Редакция Системы уведомляет: стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 – рекомендованный (п. 1 ст. 4 Закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ). Но безопаснее заверять копии документов с учетом его требований. Тот факт, что заверять копии надо по ГОСТу, подтверждает и судебная практика (вопрос 2 Обзора судебной практики, утв. Президиумом Верховного суда 20.06.2012). Чтобы исключить споры с сотрудниками и внешними пользователями, используйте новый ГОСТ, когда будете заверять копии документов, в том числе для работников. Например, копию трудовой книжки, копии приказов о приеме на работу или увольнении. Иначе есть риск, что бумаги могут не принять, а за неправильно заверенный документ трудовая инспекция вправе оштрафовать. Работодатель обязан выдавать надлежащим образом заверенные копии (ст. 62 ТК, письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1). Схожие требования к оформлению документов сотрудников есть в пункте 1 Указа Президиума Верховного суда СССР от 04.08.1983 № 9779-X.
По рекомендованному ГОСТу есть два варианта отметок на копии документа – для внутренних или внешних пользователей (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Заверение для внутреннего пользования
На копии, например, для руководителей подразделений достаточно написать «Верно», указать должность того, кто ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.
Заверение для внешних пользователей
На копиях для других организаций, например банка или паспортно-визового центра, нужно указать место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку подтвердите печатью или штампом работодателя.
В журнале «Упрощёнка» опубликован видео-урок, как вносить записи в трудовую книжку по-новому. Мы перешли на новый формат — теперь статья это не просто статья, а интерактивный мини-курс с тестами и примерами, с помощью которого вы научитесь работать с учетом изменений. В статье сначала вы изучаете практические примеры заполнения трудовой книжки с 1 сентября.
Затем с помощью интерактивных заданий вы пробуете самостоятельно определить, какие записи внести в трудовые книжки работников после 1 сентября. Таким образом, вы закрепляете полученные знания на практике.
В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2024 года
Уже достаточно долго для верного заверения трудовой книжки работодатели руководствуются нормами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003.
Но теперь действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.).
Изменений не так много, но одно существенное все же есть. Нужно указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.
Для чего необходимо заверение копии
За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.
Обратите внимание, что документы по трудовым книжкам отменены. Узнайте, как упростить учет.
Заверить трудовую книжку и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения. Такой срок предусмотрен в ст. 62 ТК РФ.
Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям. По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий.
Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2017 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.
На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой
Перед тем как заверить копию трудовой книжки, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.
Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.
Статьи по теме в журнале «Упрощёнка»
Как заверить трудовую книжку в 2024 году: основные правила
Правила заверения трудовой книжки, как уже сказано, пока применяются те, что прописаны в ГОСТ. Они требуют, чтобы заверительная надпись содержала такие обязательные пункты:
- слово «Верно» или аналогичная ему словоформа;
- должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;
- подпись и расшифровка подписи;
- дата заверения копии документа.
Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день. Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.
Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2024 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.
В журнале «Упрощёнка» опубликован видео-урок, как вносить записи в трудовую книжку по-новому. Мы перешли на новый формат — теперь статья это не просто статья, а интерактивный мини-курс с тестами и примерами, с помощью которого вы научитесь работать с учетом изменений. В статье сначала вы изучаете практические примеры заполнения трудовой книжки с 1 сентября. Затем с помощью интерактивных заданий вы пробуете самостоятельно определить, какие записи внести в трудовые книжки работников после 1 сентября. Таким образом, вы закрепляете полученные знания на практике.
Место хранения подлинника
Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.
Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.
Образец заверения трудовой книжки по-новому
Исходя из действующих на правил так должена выглядет запись для заверенной копии трудовой книжки:
«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2024 год».Менеджер по кадровому делопроизводству Алиева (Алиева В.А.) 20.03.2024»
Обращаем внимание, что данную запись можно делать и до 1 июля, нарушением это не будет.
Подсказать, как правильно заверить трудовую книжку, может образец, который доступен для скачивания на нашем сайте:
Электронные трудовые книжки
Все работодатели без исключений должны вести трудовые книжки в электронном виде. Наша пошаговая инструкция поможет перейти на новый документооборот без сбоев. Скачайте согласованные с ПФР бланки документов.
Обращаем внимание, что электронные трудовые книжки введены Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ. Их применение с 1 января является обязательным для всех работодателей.
Подробная инструкция по переходу на электронные трудовые книжки от ПФРСкачать
Заполнить электронную трудовую книжку можно в программе БухСофт. Программа сама заполнит нужные графы и отправит отчет в ПФР в один клик. Бухгалтеру не нужно будет разбираться во всех тонкостях заполнения.
Заказать демодоступ к БухСофт и заполнить ЭТК онлайн
Редакция журнала "Упрощенка" подготовила для бухгалтеров и кадровиков плакаты по изменения в трудовых книжках с 1 сентября. Просто скачайте, распечатайте и повесьте на стену.