Факторов для подбора идеального конференц-зала под ваше мероприятие могут быть сотни. Но мы опишем самые основные правила, которые безусловно вам помогут при выборе площадки под ваше мероприятие. Их всего 5! Итак, приступим:
1. Размер зала и тип расстановки мебели
Одну из немаловажных ролей играет то, какой зал будет по размеру. Если у вас мероприятие рассчитано на 10 человек, то зал, который вмещает 250 человек вряд ли подойдет. Участникам будет не комфортно находиться в таком помещении. Так же особо уделите внимание типу расстановки. Она бывает в формате:
- Круглый стол
- Класс с партами
- Буквой П
- Театр
2. Оборудование конференц-зала
Успешное проведение самого мероприятия обеспечит качественное оборудование. Для того, чтобы понять какое необходимо оборудование, определитесь с формой выступления докладчиков и целей проведения мероприятия. Убедитесь качественных характеристиках презентационного оборудования: микрофоны, экраны, проекторы, устройства вывода звука и т.п. Оцените эргономичность доступной в конференц-зале мебели: столы, стулья, трибуны для выступающих, президиум. Если под ваше мероприятие необходим флипчарт, закажите новые маркеры у исполнителей, чтобы избежать ненужных сюрпризов во время самого мероприятия. Это так же касается и батареек в кликере.
3. Подбирайте конференц-зал с естественным освещением
Позаботьтесь об участниках мероприятия. Конференц-зал в котором есть естественное освещение, поможет участникам мероприятия чувствовать себя комфортно и бодро, даже если мероприятие будет проходить более 6 часов. При выборе зала с естественным освещением, убедитесь, что в нем имеются затемняющие шторы. Во время просмотра участниками видеороликов на экране, блэкаут станет незаменимым помощником. Как раз такой конференц-зал есть в отеле Астро Плаза в городе Видном в Подмосковье. Посмотрите как должен выглядеть конференц-зал для успешного бизнес мероприятия - https://astroplaza.ru/corporate/.
4. Питание участников мероприятия
Ни одно деловое мероприятие не может обходиться без питания. Во время welcome-фуршетов, кофе-брейков, обедов и завершающих мероприятие банкетов или ужинов, происходит общение гостей. Обмен визитками, завязывание новых знакомств и получение контактов. Убедитесь, чтобы для кофе-брейков подавали легкие закуски на один укус. Не стоит переполнять фуршетный стол яствами, также не стоит подавать в обед слишком жирные первые блюда, вам же нужны активные участники вашего собрания?
Администраторы ресторана Ресторан IL CAMINO в отеле Астро Плаза имеют огромный опыт в проведении данных мероприятий и смогут помочь вам подобрать идеальное меню для участников, чтобы они оставались сытыми и в тоже время бодрыми.
5. Стоимость мероприятия
Куда же без бюджета? Рекомендуем сравнить несколько площадок в этом направлении, выявить все плюсы и минусы. Если вам понравилась какая-либо из площадок, но цена там выше, не стесняйтесь провести переговоры по уменьшению стоимости. В большинстве случаев, площадки идут на встречу или предлагают комплиментарно дополнительные услуги, которые помогут вам провести мероприятие на более высоком уровне.