Миграционные вопросы часто ложатся дополнительной обязанностью на кадровика, бухгалтера или другого ответственного сотрудника. И в результате его увольнения или ухода в длительный отпуск встает вопрос о передаче дел. И тут возникает множество сложностей.
Получить консультацию миграционного специалиста
Прием и передача дел миграционного специалиста
Миграционный специалист в компании или у ИП должен обладать знаниями в области миграционного, трудового, налогового и валютного законодательства. И в его обязанности входит:
- ведение документооборота по иностранным сотрудникам;
- подача необходимых уведомлений в МВД;
- контроль оформления и продления документов иностранных граждан, чтобы рабочие процессы не прерывались;
- контроль документов сотрудников, чтобы они действовали и соответствовали необходимых требованиям для выполняемой работы.
И часто такой сотрудник в компании один. И при его уходе всю эту работу нужно кому-то передать. Хорошо, если быстро найдется другой специалист, который обладает необходимой квалификацией и сможет правильно принять дела, а если такого специалиста нет или нет времени на передачу?
В этом случае компания или ИП могут столкнуться со следующими сложностями:
- нет единого архива документов, в личных делах сотрудников может не хватать каких-то документов, новый сотрудник не сразу разберется, как именно должны выглядеть личные дела разных иностранных сотрудников;
- будут упущены сроки продления каких-то документов и на работу может выйти иностранец, который уже не имеет права работать, а это может привести к штрафу от 400 тысяч рублей;
- прием и увольнение новых сотрудников будет затруднено, потому что новый специалист не сможет сразу проверить документы кандидатов, могут быть упущены сроки подачи уведомлений о приеме или увольнении или они будут поданы неверно;
- новый сотрудник будет справляться как сможет с новыми обязанностями, будет учиться в процессе и на своих ошибках, а еще это может привести к стрессу, выгоранию и тому, что и этот сотрудник уйдет. И все начнется снова.
Чтобы правильно вести миграционный учет иностранцев в компании, чтобы легко и безболезненного его потом передать, когда миграционный специалист увольняется или уходит в длительный отпуск, мы рекомендуем вести документооборот в нашей программе "Мигрант-онлайн".
"Мигрант-онлайн" - это электронная система хранения, контроля и управления миграционным документооборотом в компании. Если вести учет иностранным работников через нее, то передачу дел можно провести за день. И новый сотрудник сможет легко принять обязанности уходящего сотрудника, даже не обладая глубокими знаниями миграционного законодательства. В этом случае он не успеет наделать ошибок, пока изучает новую для себя сферу. Ведь система:
- сама контролирует сроки действия всех необходимых документов сотрудников;
- создает задачи на продление документов, учитывая сроки, необходимые для подготовки документов на их продление и их изготовление в МВД;
- формирует необходимые уведомления в несколько кликов - по актуальной форме и верно заполненные.
При таком подходе риски ошибки у нового сотрудника минимальны. При передаче дел потребуется только объяснить новому сотруднику, как обращаться с программой "Мигрант-онлайн". Если и на это нет времени, то помочь разобраться смогут наши специалисты. Узнать больше о программе и получить к ней доступ можно по телефону 8 812 443-51-30.
Остались вопросы? Задайте их на консультации у миграционных специалистов!
Больше актуальных и полезных материалов вы найдете в журнале "Миграционный Эксперт"