Каждый проект, которым вы управляете, является уникальным предприятием, но как сделать его выдающимся?
Этого можно достичь, установив цели управления проектом, которые выходят за рамки выполнения требований проекта и ограничиваются только итоговой суммой. Важно выйти за рамки фундаментальных ожиданий, добиться выдающихся результатов и соответствовать видению вашей компании.
Выделите себя среди других менеджеров проектов, установив несколько разумных целей для управления проектами, и станьте лидером в своей области. Это отличает вас как незаменимый ресурс для заинтересованных сторон и вашего начальства.
Как создавать SMART-цели
Умные цели — это больше, чем просто интеллектуальный способ достижения цели. SMART — это аббревиатура, которая означает: конкретный, измеримый, достижимый, соответствующий и ограниченный по времени. Этот метод постановки целей является золотым стандартом, который настраивает вас на успех.
Конкретный
Используйте как можно больше деталей, чтобы сообщить и описать свою цель, в том числе кто, что, когда, где, почему и как относится к вашему видению и миссии.
Измеримый
Наличие измеримой цели помогает вам сохранять мотивацию, отслеживая свой прогресс. Это может быть цифра в долларах, количество клиентов или какой-либо другой параметр, который поможет вам определить, когда ваша цель будет достигнута.
Достижимый
Хотя верно то, что рост часто происходит за пределами нашей зоны комфорта, тем не менее важно ставить перед собой разумные цели. Постановка невозможной или недостижимой цели обрекает вас на неудачу, поэтому убедитесь, что вас не сдерживают финансовые или другие ограничения.
Соответствующий
Ваша поставленная цель должна соответствовать вашим ценностям, а ваша карьера также должна совпадать с миссией и видением вашей компании и вашей команды. Таким образом, вы получите столь необходимую поддержку на пути к своим целям.
Ограниченный по времени
Вы должны установить график для достижения своей цели, который поможет вам разработать соответствующий план и не сбиться с пути. Будьте конкретными и реалистичными; это займет 5 дней, 5 недель, 5 месяцев или 5 лет?
В дополнение к методу постановки целей SMART есть и другие рекомендации, которые помогут задокументировать ваши цели:
- Используйте простой понятный язык.
- Включите слова-действия, чтобы описать, как вы достигнете своей цели.
- Включите числа, чтобы дать вашей цели четкие значения или количества.
Теперь, когда мы изложили, как ставить цели SMART, вот несколько примеров профессиональных целей, которые помогут вам стать выдающимся менеджером проектов.
Развитие вашей команды
Сотрудничество с людьми, обладающими высокой квалификацией и знаниями, является ключом к вашему успеху. Это часто означает наставничество членов вашей команды, чтобы поднять их в процессе достижения ваших собственных целей. Поощряйте их приобретать любые навыки, сертификаты или обучение, которые помогут им добиться успеха.
Выполнение задач, связанных с проектом, требует как жестких, так и межличностных навыков, таких как лидерство и общение. Крайне важно нанимать менеджеров проектов с такими навыками межличностного общения. В свою очередь, руководители проектов обязаны способствовать развитию этих мягких навыков у членов своей команды.
Повышение производительности
Руководителям проектов часто не хватает времени. Своевременное достижение контрольных точек и достижение целей проекта — одна из самых важных частей вашей роли. Если ваша команда изо всех сил пытается выполнить задачи вовремя, это будет хорошей областью для улучшения.
Лучше всего начать с изучения того, почему ваша команда имеет проблемы с производительностью, а затем определить идеальный метод ее улучшения. Совместное решение проблем с членами вашей команды может быть полезным. Например, если обязанности и роли членов вашей команды неясны, вы можете обсудить, а затем внедрить лучший способ их общения и документирования.
Оставаться на цели
Бюджеты или цели проекта могут стать неясными, если команда потеряет фокус, а внешние факторы могут повлиять и на то, и на другое. Сохранение четкого видения цели проекта и соблюдение прогнозируемого бюджета требует предельной концентрации. Это еще одна важная цель для менеджеров проектов.
Еще одна цель управления проектами — получить ресурсы и использовать их максимально эффективно. Менеджеры проектов должны иметь возможность эффективно определять, какой член команды обладает оптимальным набором навыков для каждой задачи, что должно означать, что им требуется меньше времени для выполнения указанной задачи.
Такие инструменты, как система отслеживания времени TeamGantt, могут помочь руководителям проектов отслеживать, сколько времени на самом деле тратится на выполнение различных задач. Наблюдательный менеджер проекта может проверить членов своей команды, если они заметят, что на задачу тратится слишком много времени. Это дает возможность напомнить команде о цели, чтобы восстановить фокус.
Увеличьте свое портфолио
На развитие навыков управления портфелем проектов могут уйти годы, но их можно ускорить, выборочно выбрав проекты, например, простые проекты, которые можно выполнить быстро и легко. В то же время выбор более впечатляющих проектов увеличит портфолио.
Эти более крупные проекты должны повышать ценность компании, согласовываясь с их долгосрочными целями, поэтому ценные ресурсы могут быть перенаправлены на проекты с высокой степенью видимости и высокой отдачей.
Улучшение коммуникации
Постановка целей управления проектом всегда должна включать в себя хорошее общение, так как совершенствование этого навыка в команде ведет к улучшению совместной работы.
Сначала всей командой оцените области, требующие улучшения, а затем совместно проанализируйте, какое решение будет лучшим. Это может быть так же просто, как перейти на более новое программное обеспечение для управления проектами с лучшими инструментами командной коммуникации.
Оставаться актуальным
Поддержание актуальности может быть проблемой для занятых менеджеров проектов.
Темпы развития в современном мире означают, что тенденции постоянно меняются. Важно оставаться в курсе всех последних тенденции, что замечают клиенты и заинтересованные стороны, поскольку они хотят видеть свои проекты на переднем плане. Быть в курсе тенденций также может служить стимулом для амбициозных менеджеров проектов.
Превосходить ожидания
Многие менеджеры проектов выполняют поставленные задачи вовремя и в рамках бюджета, однако не всегда клиент доволен результатом. Чтобы действительно произвести впечатление на клиентов, менеджеры проектов должны убедиться, что они включают все пожелания и спецификации клиента в конечный продукт, таким образом, менеджер проекта превзойдет ожидания.
Например, клиент может быть доволен программным обеспечением, но недоволен объемом обучения, которое оно потребует. Хороший менеджер проекта может улучшить опыт клиента, предвидя это, и сделать программное обеспечение более удобным для пользователя или включить в него учебное пособие. Всегда убедитесь, что вы добавляете ценность своему клиенту.
Часто задаваемые вопросы о целях управления проектами
1. Какова важность постановки целей управления проектом?
Постановка целей для управления проектами имеет важное значение для успеха. Без конкретных целей проектной группе может не хватить направления, и будет трудно приблизить проект к завершению.
Основа для принятия решений, планирования и выполнения задач обеспечивается целями. Они также помогают координировать усилия членов команды и заинтересованных сторон для достижения единой цели.
2. Как вы определяете соответствующие цели проекта?
Крайне важно учитывать цель проекта, ожидаемые результаты и требования заинтересованных сторон при определении соответствующих целей.
Создание устава проекта, в котором описываются цели, объем, график и бюджет проекта, — отличный старт. Цели должны быть SMART (конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени) и соответствовать общей стратегии компании.
3. Как вы обеспечиваете соответствие целей проекта общей стратегии организации?
Следует проконсультироваться с высшим руководством и заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что цели проекта соответствуют более широкой стратегии организации.
Цели должны способствовать достижению стратегических целей организации и быть совместимыми с ее целью и видением. Анализ стратегического плана организации и определение того, как проект может помочь в достижении целей плана, также имеют решающее значение.
4. Как вы определяете приоритеты целей проекта?
Приоритизация целей проекта влечет за собой оценку срочности и значимости каждой задачи. Очень важно оценить влияние каждой цели на общий успех проекта, а также ее соответствие стратегическим целям организации.
Приоритизация должна осуществляться совместно с заинтересованными сторонами и должна учитывать риски, ограничения и ресурсы.
5. Как вы измеряете прогресс в достижении целей проекта?
Регулярный мониторинг и отслеживание ключевых показателей эффективности необходимы для оценки успеха целей проекта (KPI). KPI должны быть точными, измеримыми, уместными и ограниченными по времени (SMART).
Заинтересованные стороны должны часто информироваться о прогрессе, и любые необходимые изменения в план проекта следует вносить в свете этой информации.
6. С какими общими трудностями сталкиваются руководители проектов, пытаясь достичь целей проекта?
Управление расширением масштаба, поддержание хорошей связи с заинтересованными сторонами, управление рисками, работа с изменениями в требованиях проекта и успешное управление ресурсами — все это трудности, с которыми менеджеры проектов часто сталкиваются при попытке достичь целей проекта.
Конкурирующие потребности должны быть сбалансированы, чтобы управление проектом было эффективным, и изменения должны вноситься по мере их возникновения.
7. Как вы сообщаете цели проекта заинтересованным сторонам?
Чтобы эффективно донести цели проекта до заинтересованных сторон, важно убедиться, что все участники осведомлены как о целях, так и о плане их достижения.
Это может включать в себя составление устава проекта, приглашение заинтересованных сторон на встречи, предоставление регулярных обновлений о прогрессе и ответы на любые возникающие вопросы или опасения. Коммуникация должна быть быстрой, прозрачной и последовательной.
8. Как вы обеспечиваете реалистичность и достижимость целей проекта?
Крайне важно учитывать доступные ресурсы, ограничения и опасности, чтобы убедиться, что цели проекта реалистичны и достижимы.
Цели должны быть установлены в соответствии с оценкой сложности проекта, имеющихся ресурсов и временных ограничений. Кроме того, очень важно распознавать потенциальные риски и создавать резервные планы на случай возникновения непредвиденных трудностей.
9. Как вы корректируете цели проекта, когда в ходе проекта меняются обстоятельства?
Тщательный мониторинг прогресса и опасностей необходим для корректировки целей проекта по мере изменения условий на протяжении всего проекта. При изменении условий может потребоваться переоценка целей проекта и изменение плана проекта.
Это может потребовать повторного изучения устава проекта, переоценки ваших приоритетов и внесения необходимых изменений в объем, график и бюджет проекта.
10. Как вы гарантируете, что цели проекта будут достигнуты в рамках заданных сроков и бюджета?
Эффективное планирование, мониторинг и контроль необходимы для обеспечения достижения целей проекта в рамках отведенного времени и финансовых ограничений. Руководители проектов должны отслеживать ключевые показатели эффективности, постоянно сверять ход выполнения с планом проекта и быстро обрабатывать любые изменения в расписании или бюджете.
Планы на случай непредвиденных событий должны быть созданы для снижения любых рисков, которые могут повлиять на бюджет или график проекта. Также необходимо хорошее управление ресурсами, поскольку ресурсы должны распределяться и использоваться эффективно, если цели проекта должны быть выполнены в соответствии с графиком и бюджетом.
Кроме того, менеджеры проекта должны поддерживать постоянный контакт с заинтересованными сторонами, чтобы гарантировать, что все проинформированы о состоянии целей проекта, а также о любых изменениях, которые могут повлиять на график или бюджет проекта.
Завершение размышлений о целях управления проектом
Карьера в управлении проектами имеет безграничные возможности. Это профессия, которая может быть использована практически в любой отрасли. Есть возможности для роста, но важно произвести впечатление на начальство или потенциальных клиентов.
Наличие профессиональных целей управления проектами может отличить превосходного менеджера проекта от остальных. Требуется время и усилия, чтобы развить дополнительные навыки или усовершенствовать те, которые у вас уже есть. Постановка разумных целей для управления проектами всегда повышает ценность для вас, ваших клиентов и вашей компании.
