Автоматизация бизнес-процессов больше не является просто трендом — теперь это обязательное условие для компаний, желающих сохранить конкурентоспособность. Этот процесс помогает оптимизировать рутинные задачи, повысить точность информации, уменьшить затраты и улучшить управляемость бизнеса. Однако многие предприятия сталкиваются с проблемой выбора подходящего программного обеспечения (ПО). В этой статье мы разберём ключевые шаги для успешной автоматизации и расскажем, как программный продукт «Бюджетир» может стать решением для организаций в области автоматизации бюджетного и производственного планирования.
Процесс автоматизации состоит из нескольких этапов
Анализ процессов
Перед тем как автоматизировать производственные и бюджетные процессы компании, важно изучить текущие операции. Проведите анализ, чтобы определить слабые стороны, повторяющиеся задачи и области, где автоматизация будет наиболее полезна. Например, если у вас есть сложности с планированием бюджета или контролем производственных затрат, это послужит отправной точкой для выбора подходящего программного продукта.
Определение целей автоматизации:
установите конкретные задачи, которые хотите решить с помощью автоматизации. Без чётких целей процесс может стать неэффективным. Цели автоматизации должны быть реалистичными, измеримыми и соответствовать стратегии развития вашего бизнеса.
- Проанализируйте стратегические цели компании, такие как увеличение прибыли, снижение затрат или улучшение качества обслуживания клиентов.
- Выявите процессы, которые препятствуют достижению этих целей. Например, если компания теряет клиентов из-за длительного согласования заказов, автоматизация этого процесса должна стать приоритетной.
Цели автоматизации должны быть согласованы с теми, кто будет использовать новые системы. Для этого:
- проведите встречи с руководителями отделов, которые лучше всех осведомлены о процессах, требующих улучшения;
- учтите мнение сотрудников, ежедневно работающих с этими процессами, которые могут предложить ценные идеи;
- обеспечьте поддержку, чтобы все заинтересованные стороны понимали преимущества автоматизации и были готовы к изменениям.
Основные направления, которые могут стать вашими целями:
- сокращение времени на выполнение рутинных задач;
- повышение точности данных и улучшение отчётности;
- усиление контроля над исполнением бюджета;
- оптимизация планирования производства.
Проблема компании, обратившейся к нам, заключается в следующем: все расчёты ведутся в Excel, что создаёт неудобства из-за проблем с формулами, которые смещаются при изменениях, медленного выполнения расчётов и отсутствия связи с производственным планированием. Кроме того, составление бюджета занимает слишком много времени — на это уходит более одного месяца.
Цели компании: автоматизировать управленческий учёт, создать единую базу данных по плановым и фактическим показателям, а также формировать отчёты по плановым и фактическим бюджетным и производственным данным, внесённым в систему.
Выбор программного обеспечения
Программное обеспечение должно выполнять задачи, важные для вашего бизнеса, для этого:
- Определите ключевые процессы для автоматизации, например, бюджетирование, управление запасами, CRM или планирование производства.
- Убедитесь, что продукт обладает нужным функционалом. Если вам требуется автоматизировать бюджетирование, ищите решения с функциями планирования, контроля исполнения и создания отчётов.
Пример: если ваша компания занимается производством, вам потребуется программное обеспечение, которое поддерживает учёт затрат, управление запасами и планирование производства.
Программный продукт должен легко интегрироваться с уже используемыми в компании системами, такими как 1С:Предприятие, ERP, CRM и другие специализированные программы.
Также обратите внимание на следующие аспекты: возможность настройки под особенности вашей отрасли, гибкость в создании отчётов и форм, поддержка изменений в бизнес-процессах, интуитивно понятный интерфейс, поддержка роста числа пользователей, возможность добавления новых функций, стабильная работа при увеличении объёма данных, наличие технической поддержки от поставщика, быстрые сроки реакции на запросы и возможность обновления и доработки системы.
Безопасность данных имеет огромное значение, особенно когда речь идёт о конфиденциальной информации. Поэтому важно убедиться, что выбранный программный продукт соответствует следующим критериям:
- обеспечивает соответствие стандартам безопасности;
- предлагает функцию резервного копирования данных;
- позволяет настроить разграничение прав доступа.
Подготовка команды и инфраструктуры
Оцените готовность вашей команды к изменениям, обучите сотрудников и подготовьте IT-структуру для интеграции нового программного обеспечения.
Постепенное внедрение
Начните с автоматизации наиболее важных процессов, чтобы быстро увидеть результаты. Затем постепенно расширяйте функциональность, охватывая всё больше областей бизнеса.
«Бюджетир» — программа для автоматизации бюджетного и производственного планирования
Компания «ИнформПлюс» создала программный продукт «Бюджетир», который является расширением для 1С:Предприятие и помогает автоматизировать процессы бюджетного и производственного планирования. Вот его основные преимущества:
- «Бюджетир» автоматизирует планирование, контроль исполнения бюджета и формирование отчётов, что повышает точность прогнозов и скорость принятия решений.
- Интеграция с существующими системами на базе 1С упрощает внедрение и снижает затраты.
- «Бюджетир» можно адаптировать под особенности вашего бизнеса, настроив систему в соответствии с вашими процессами и требованиями.
- Понятный интерфейс, обучение и подробная документация позволяют быстро освоить систему и начать работу с минимальными временными затратами.