Только представьте: перед вами и вашим бизнесом стоит большая амбициозная цель. Она может выглядеть недостижимой, нереальной, но при этом такой привлекательной. Что же делать? Съесть слона по частям.
Наверняка вы уже слышали это выражение, но как его применить к своей работе? Что нужно сделать? Давайте по порядку.
Подписывайтесь на канал агентства. Здесь всё об Искусственном интеллекте и управлении бизнесом!
WBS: что это такое и почему без неё не обойтись
WBS — это построение иерархической структуры. Деление одной большой цели на множество маленьких, а небольших задач — на ещё более мелкие подзадачи.
Это принцип тайм-менеджмента, который можно применить практически к любой сфере и для любой цели: будь то создание сайта или увеличение годовой прибыли.
Вы можете встретить и другие аббревиатуры этого метода:
- СДР — структурная декомпозиция работ;
- СРР — структура разделения работ;
- ИСР — иерархическая структура работ.
Когда проект достаточно большой, построение иерархической структуры позволяет сосредоточиться на выполнении небольших, измеримых задач. У каждой такой задачи есть ответственные, понятные дедлайны и ожидаемые результаты.
Декомпозиция позволяет:
- избежать прокрастинации;
- создать условия для достижения цели;
- определять сроки выполнения работ;
- контролировать процессы на каждом этапе работ;
- презентовать данные руководству или клиенту.
Принципы создания эффективной структуры WBS
Построение структуры (WBS) основывается на нескольких базовых принципах.
Включение всех этапов
Декомпозиция должна включать все без исключения этапы работ — всё, что может повлиять на результат. Важно помнить, что элементы верхнего уровня включают в себя только задачи, необходимые именно для достижения цели данного уровня, а не всех возможных работ.
Соблюдение иерархии
Структуру условно можно представить в виде дерева, где каждая ветка является логическим продолжением ствола и более толстых ветвей.
Другими словами, необходимо выстраивать структуру «от общего к частному», каждая подзадача должна иметь одного «родителя» — более крупную задачу.
Назначение ответственных
Для каждого этапа, каждой задачи должны быть назначены ответственные. Это может быть отдельная команда или человек. Так вы облегчите взаимодействие внутри команды и сможете контролировать сроки выполнения.
Использование кодов и маркированных списков
Для построения структуры применяется единая система кодирования. Можно использовать только цифры для обозначения разных этапов: 1.1, 1.1.1 и т.д. Так не возникнет путаницы.
Адаптивность
Структурная декомпозиция должна быть гибкой, чтобы её можно было скорректировать в процессе реализации.
Мы в социальных сетях: YouTube ВКонтакте Telegram
Как разработать структурную декомпозицию?
Разработкой структурной декомпозиции обычно занимается проектный менеджер или вся команда.
Декомпозиция включает семь основных шагов.
- Постановка задачи. Необходимо поставить основную задачу, подробно прописать итоговые цели проекта.
- Выделение ключевых этапов. На этом уровне можно действовать по-разному. Можно разделить цель на шаги, каждый из которых будет результатом выполненных работ. А можно, например, разделить работу по отделам или командам.Так, если перед нами стоит задача увеличить количество лидов, мы можем декомпозировать цель по разным отделам: контекст, социальные сети, SEO. В зависимости от того, какие каналы у нас задействованы. Отталкиваться следует от наиболее важных для вас критериев.
- Детализация этапов. Разбиваем этапы на крупные блоки работ. Прописываем ожидаемый результат для каждого блока с измеримыми целями.
- Постановка подзадач. На этом этапе выделяем небольшие задачки для каждого блока работ. Они должны быть понятными и простыми.
- Назначение ответственных. Иерархическая структура подразумевает контроль исполнения на каждом уровне, поэтому назначаем ответственных в задачах.
- Включение контрольных точек. Определите точки, которые будут служить индикаторами прогресса проекта. С их помощью вы сможете оценить скорость развития проекта, презентовать работы клиенту. Контрольными точками могут быть важные задачи или крупные этапы.
- Утверждение WBS. Убедитесь, что все участники проекта понимают, что нужно делать и готовы участвовать. Для этого необходимо презентовать WBS команде и всем заинтересованным лицам, утвердить единую структуру.
Простые способы визуализации WBS
Существенное преимущество иерархической структуры — наглядный вид. Можно визуализировать WBS по-разному.
Таблица
Первый и самый простой способ визуализации иерархической структуры — это составление таблицы. Создавать иерархическую таблицу легче в Excel или Google-таблицах.
Древовидная структура
Форма перевёрнутого дерева наиболее понятна и представляет собой развёрнутую структуру проекта, начиная с основной цели, заканчивая самыми мелкими задачами.
Диаграмма Ганта
Также наглядно иерархическую структуру можно выстроить с помощью диаграммы Ганта. Она включает все основные этапы, задачи и последовательность их выполнения. Сам график представляет собой набор небольших отрезков, длина которых определена началом и завершением работ. На каждый такой отрезок можно назначить ответственного.
Создать диаграмму Ганта можно в Excel, Google-таблицах.
Расскажите в комментариях, какой вид иерархической структуры выбрали бы для своего проекта?
Другие материалы на канале: