Сегодня бизнес-парки предоставляют не просто офисные площади, а полноценные экосистемы для бизнеса, включающие в себя доступ к развитой инфраструктуре, удобные коммуникации, зоны для отдыха и делового общения, множество дополнительных сервисов и услуг. Все это обеспечивает комфортные условия для роста и успешного ведения бизнеса.
Эффективное управление таким многофункциональным пространством требует серьезной организации работы всех служб.
«Деловой Квартал» - первый бизнес-парк на Урале, который обслуживается собственной управляющей компанией. О тонкостях управления и невидимой стороне работы поделилась в интервью тайм-менеджер службы эксплуатации офисов – Ирины Осипенко.
Из МЧС в тайм-менеджмент
– Ирина, тайм-менеджмент на слуху как элемент организации бизнес-процессов, но такая профессия все-таки редкость. Как вы в нее пришли?
Я закончила Академию госслужбы по специальности Государственное муниципальное управление. До “Делового Квартала” я работала в МЧС, и именно там у меня сформировалась необходимая для работы собранность, устойчивость к стрессу, системность. А понимание всех технических нюансов пришло уже с опытом работы.
– Как в целом устроена работа службы эксплуатации в «Деловом Квартале»?
Наша служба, отвечающая за комфорт Резидентов, насчитывает больше 50-ти человек. Это и инженерный персонал с различными компетенциями – энергетика, коммуникации, общестроительные работы; линейный технический персонал – сантехники, электрики; клининг – уборщицы и дворники. Я отношусь к административному блоку, куда входит также инженер-сметчик, IT-специалист, администратор строительно-монтажных работ.
Команда, благодаря своей кропотливой и чаще всего незаметной ежедневной работе, освобождает Резидентов от бытовых вопросов, связанных с эксплуатацией офисов, позволяя сосредоточиться на бизнесе.
– Как планируется работа службы?
Каждый день в управляющую компанию приходят 100-120 заявок. Они поступают через мобильное приложение и сразу регистрируются в системе управления. Фактически я получаю их все на рабочий стол и обрабатываю: ранжирую по нескольким показателям.
Первый приоритет – это аварийные заявки. Затем плановые заявки. Я учитываю все пожелания Резидентов, чтобы не нарушить их рабочий процесс.
Выходные дни – лучшее время для работы
– Приходится ли работать в выходные дни?
Планово-предупредительные работы мы стараемся проводить именно в выходные дни, чтобы не мешать работе наших Резидентов. Более того, с теми компаниями, которые тоже работают в выходные, согласовываем наши действия, чтобы не сорвать их производственный процесс.
Особенно интенсивное время – межсезонье и новогодние каникулы, во время которых нужно провести ППР и все проверить до выхода Резидентов на работу.
– Получается ли уменьшить количество заявок?
Лампочки у Резидентов все равно перегорают. Каждый день что-то случается или меняется. У нас же эксплуатация в «Деловом Квартале» живет и развивается, поэтому в целом заявок все также много.
Прием заявок, ведение табеля, согласование о доступе, этапы фиксации работы линейного персонала и другие процедуры у нас максимально автоматизированы. Одним из самых важных элементов системы является мобильное приложение «Твой Квартал».
– Слова: “Успеваю все на 100%” - это про вас?
Успеваю на 90%! Где ещё 10%? Бывает, такой объём работ, что в принципе невозможно все успеть. Тогда я делаю самое важное и нужное. А 10% переношу на завтра. Главное правило, нераспределенных задач быть не должно.
Бизнес-парк «Деловой Квартал» работает на уральском рынке 20 лет и имеет опыт сотрудничества с компаниями любого уровня — от регионального микробизнеса до международных корпораций. За это время Резидентами стали более 250 российских и зарубежных компаний.
Управляющая компания «Деловой Квартал» обслуживает 11 офисных зданий на территории площадью более 18 Га и берет на себя всю техническую эксплуатацию, предоставляя все необходимые услуги и сервисы, включая собственное мобильное приложение для управления офисом и широкую программу лояльности для Резидентов. Подробнее о нас https://dk-park.ru/about/.