Праздники – это особенное время года, которое мы все ждём с нетерпением. Это возможность ненадолго отвлечься от ежедневной рутины, отдохнуть душой и телом, провести время с близкими, заняться любимыми делами или просто ничего не делать.
Однако, чтобы эти дни прошли действительно спокойно и без лишних тревог, необходимо заранее подготовить всё, что может понадобиться, и завершить незаконченные дела. Ведь ничто так не омрачает праздник, как внезапно всплывающие проблемы или забытые обязательства.
Мы поделимся простыми правилами, которые используем сами, для обеспечения безопасности и спокойствия руководителей и сотрудников в праздничный период.
1. Проверьте список дел
Прежде чем уйти на выходные, убедитесь, что все важные дела завершены:
- Закончите рабочие задачи, которые требуют немедленного внимания.
- Проведите финальные встречи с коллегами или клиентами.
- Отправьте необходимые письма и сообщения.
2. Зайдите в CRM
Перенесите все задачи, выполнение которых попадает на период выходных (как завершение выполнения, так и процесс выполнения), на новый период.
3. Проверьте выполнение задач с учетом их срока
Обратите внимание на сроки выполнения задач, чтобы исключить пропуск сроков после праздничных выходных дней. Даже если срок выполнения задачи не выпадает на выходной день, возможно, времени на ее выполнение может не хватить после праздников, поэтому стоит позаботиться об этом заранее.
4. Подготовьтесь к возвращению
Чтобы после праздников не столкнуться с хаосом, подготовьте всё необходимое для возвращения:
- Составьте план на первые дни после выходных (если нужно).
- Оставьте напоминания о важных встречах или дедлайнах.
- Убедитесь, что у вас есть доступ ко всем необходимым документам и файлам.
5. Закройте все счета и оплатите услуги
Не забудьте оплатить коммунальные платежи, интернет, мобильную связь и другие регулярные расходы:
- Если вы используете автоплатежи, проверьте их статус.
- Оплатите штрафы или налоги, если они имеются.
Для работающих в офисе
Приведение рабочего места в порядок
- Уберите документы, лишние вещи и мусор, оставив после себя чистое рабочее место.
- Отключите от сети зарядные устройства, чайники, кофемашины и другие приборы.
- Сохраните все документы, выключите компьютеры и ноутбуки.
Последний сотрудник, покидающий офис
- Распечатайте "Чек-лист ухода на праздничные выходные".
- Проверьте по нему все указанные пункты и распишитесь в нём.
- Всё, что не соответствует установленным требованиям, немедленно поправьте. Если требуется серьёзное исправление, сделайте соответствующую запись в графе «Примечания» и передайте информацию своему руководителю.
- Положите заполненный и подписанный чек-лист в папку "Чек-листы" согласно внутреннему регламенту.
Роли и обязанности отдельных специалистов
Руководитель проекта
- Предупредите клиентов о предстоящих выходных согласно внутреннему регламенту. Лучше всего сделать рассылку в последний рабочий день перед выходными.
- Проследите за тем, чтобы на период выходных не было задач у группы бухгалтеров по своим клиентам.
Маркетолог
- Перенастройте рекламные кампании в соответствии с выходными днями.
- Обеспечьте наличие бюджета на рекламных аккаунтах на период после выходных дней.
ИТ-специалист
- Перенастройте обработку входящих звонков в сервисе телефонии в соответствии с праздничными днями.
Отделы сопровождения клиентов переведите на автоответчики, а отделы по продажам оставьте доступными.
- Проверьте настройку резервного копирования данных.
- Проверьте защиту внешних подключений.
HR-специалист
- Оповестите всех сотрудников о выходных днях, датах выхода на работу, а также о сокращенных рабочих днях.
- Поздравьте сотрудников с праздниками.
- Проследите, чтобы все сотрудники выполнили требования данного устава.
6. Расслабьтесь и наслаждайтесь!
После того как все приготовления сделаны, дайте себе возможность расслабиться:
- Забудьте о работе и повседневных заботах.
- Наслаждайтесь временем с семьей и друзьями.
- Позвольте себе отдохнуть и восстановить силы.
Следуя этому чек-листу, вы сможете спокойно отправиться на праздничные выходные, зная, что всё под контролем.
Пусть ваш отдых будет приятным и запоминающимся!