Инструкции, методички, внутренние нормативные документы, советы опытных работников – все это бережно хранит любая компания. Однако в ХХI веке пора не просто собирать все эти документы. Нужна электронная база знаний и вот как ее проще всего создать.
Зачем это вообще надо?
Идея самая простая. Огромный вал документов, которые регламентируют или облегчают работу сотрудникам, удобнее иметь не в форме корзин, а в виде онлайн-библиотеки. Так, чтобы в ней работали функции:
- внутреннего поиска;
- структурирования по разделам, темам и допускам;
- поддержки тегов и внутренних переходов.
И, конечно же, чтобы сотрудники могли обновить представленные в ней данные при необходимости. Все это позволяет максимально быстро и в удобной форме получать любую информацию о работе компании. В зависимости от наполнения такая база может использоваться для обучения новичков, решения текущих вопросов, технической поддержки клиентов.
Как все организовать
Компания, которая хочет запустить у себя такую базу знаний, может пойти по двум пути. Выбор простой:
- сделать все самостоятельно;
- найти фирму, которая все сделает под ключ.
Первый вариант предполагает довольно серьезные вложения. Для начала надо купить или создать с нуля соответствующее ПО. Затем нужны сотрудники, которые займутся переносом документов в базу знаний. В некоторых случаях их придется еще и оцифровать. Очень важно продумать, где физически будут храниться данные, настроить доступы и возможность актуализации.
Второй путь намного проще. Необходимо обратиться в компанию L2U, которая занимается созданием таких комплексов полностью «под ключ». По сути, необходимо предоставить сами документы и обговорить условия работы, чтобы прилучить в результате полностью рабочую базу знаний с заданными параметрами.
Требования в базе
Современный бизнес предъявляет к таким базам определенные требования. Прежде всего, они должны обладать удобным и понятным интерфейсом для всех функций. В их среде работать должны не только профессионалы, а любые пользователи. Особенно это важно для редактирования документов. Надо понимать, что изменять содержимое приходится очень часто. Платформа должна быть адаптивной, подстраиваемой под любые ОС и устройства. Также должна быть продумана система хранилища документов. Конечно, это далеко не все функции, которые есть у современных платформ. Многофункциональность стоит рассматривать как плюс при выборе.
Реклама Фото ООО «Л2Ю» ИНН9704004953 Erid: 2Vfnxxyd2Pa
16+