Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов в 2025 году: что изменилось и на что обратить внимание
Бухгалтерский и налоговый учет — это не только цифры и отчеты, но и огромный массив документов, которые необходимо хранить годами. Ошибки в определении сроков хранения могут обернуться штрафами, доначислениями и даже судебными разбирательствами. В 2025 году законодательство не претерпело кардинальных изменений, но некоторые нюансы требуют особого внимания.
Основные нормативные акты
Сроки хранения документов регулируются тремя ключевыми документами:
- Налоговый кодекс РФ (ст. 23) — определяет сроки для налоговых документов.
- Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29) — устанавливает правила хранения бухгалтерской первички.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — регламентирует сроки для кадровых, банковских и других документов.
Если сроки в разных нормативных актах не совпадают, следует руководствоваться наибольшим из них.
Общие сроки хранения
Большинство бухгалтерских и налоговых документов нужно хранить 5 лет.
Однако есть исключения:
- 6 лет — документы по страховым взносам (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
- Весь период переноса убытков — если компания уменьшает налоговую базу за счет прошлых убытков, подтверждающие документы нужно хранить до окончания этого процесса (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
- 4 года и более — документы по расходам на обучение сотрудников (п. 3 ст. 264 НК РФ).
- Дебиторская задолженность — документы по безнадежным долгам хранят 5 лет с момента списания.
- Основные средства — первичные документы по ОС хранят 5 лет после окончания амортизации.
- Счета-фактуры — стандартный срок 5 лет, но, если вычет НДС переносится, хранить их придется до 8 лет.
Электронные документы: новые правила
С 2024 года действует запрет на хранение бухгалтерских документов за рубежом (Приказ Минфина от 23.12.2021 № 224н). Это касается как первички, так и налоговых регистров.
Кроме того, ФСБУ 27/2021 запрещает переводить бумажные документы в электронный вид для хранения. Если документ создан на бумаге, он должен оставаться в оригинале.
Как правильно считать сроки?
Срок хранения начинается не с даты создания документа, а с момента окончания налогового периода, в котором он был использован в последний раз. Например:
- Для налога на прибыль — с конца года.
- Для НДС — с конца квартала.
Больше полезных новостей на нашем сайте.