ЭДО или электронный документооборот означает, что операции с документами осуществляются без использования бумажных носителей, а для их заверения используется электронная подпись. Он удобен для крупных малых и компаний, а также для индивидуальных предпринимателей, поскольку открывает новые возможности при взаимодействии с контрагентами и в целом способствует повышению эффективности бизнеса. Рассказываем, почему.
Преимущества ЭДО
Конечно, многое зависит от масштабов бизнеса. Но среди неоспоримых плюсов перехода от бумажных документов к их электронным аналогам есть те, что универсальны для компаний любого объёма. В их числе:
- Экономия денег. С ЭДО вы значительно сократите затраты на печать (покупку бумаги, принтеров, расходных материалов), организацию хранения документов, их отправку (оплату почтовых отправлений или услуг курьера).
- Оптимизация бизнес-процессов. С использованием ЭДО вы можете подписывать и отправлять документы в любое время и в любом месте. Эти процедуры у вас и ваших контрагентов будут занимать считанные минуты, соответственно, освобождается время для решения других задач. При этом не имеет значения, куда нужно отправлять документ – в офис на соседней улице или в другой конец страны.
- Безопасность. Использование ЭДО минимизирует влияние человеческого фактора: вы можете не переживать, что документы потеряются, повредятся или их кто-то испортит намеренно. А передачу данных защищает шифрование.
- Освобождение места. С ЭДО вам не придётся выделять и обустраивать место для хранения бумажных документов. Их электронные версии хранятся на защищённом сервере, где найти любой договор не составит труда. Если возникнет необходимость, его можно распечатать.
Использование ЭДО обеспечит ещё одно важное преимущество, особенно актуальное в современных условиях – вы сможете без лишних хлопот нанимать временный персонал (например, самозанятых) для определённого проекта или задачи по всей стране и даже за её пределами. При этом вам не придётся пользоваться курьерскими службами или почтой в погоне за подписью и синей печатью, поскольку документы становятся юридически значимыми после электронного подписания.
Как внедрить ЭДО в своем бизнесе
Возможно, вы уже почти решились использовать ЭДО в своей компании, но переживаете по поводу его организации и внедрения, проблем с выпуском электронных подписей для исполнителей или отсутствием наработанной базы юридически выверенных договоров и актов.
Тогда на рынке есть решение, которое оградит вас от всех перечисленных сложностей — платформа Рокет Ворк. Она предназначена для взаимодействия бизнеса и внештатных специалистов («внештатников»). В качестве последних могут быть физические лица со статусом СМЗ, ИП или без регистрации дополнительного статуса в налоговой, которые работают по договорам ГПХ.
Кроме электронного документооборота, платформа включает в себя ряд других сервисов, закрывающих потребности обеих сторон: биржу специалистов, сервисы расчётов и налоговых отчислений.
По части ЭДО на платформе Рокет Ворк представлены:
- готовая база юридически выверенных договоров и актов с самозанятыми;
- усиленные неквалифицированные электронные подписи для обеих сторон процесса, которые выпускаются при регистрации;
- использование блокчейн-технологий, обеспечивающих безопасность и сохранение согласованных пунктов документов;
- возможность выпускать дополнительное соглашение, если необходимо внести изменения в договор.
Перевод процессов в Рокет Ворк обеспечит вам ещё ряд преимуществ для ведения бизнеса в целом. С платформой вы можете:
- Автоматизировать все процессы, касающиеся взаимодействия с внештатным персоналом – найма, оформления, расчётов и отчётности. Таким образом минимизируется риск ошибок перед ФНС и снижается нагрузка на собственный отдел кадров и бухгалтерию.
- Сэкономить время и деньги. Избавление от бумажной волокиты означает сокращение расходов на канцелярию и влияет на оплачиваемое время штатных сотрудников.
Ещё один дополнительный сервис Рокет Ворк — подбор персонала в любом количестве к нужной дате. В результате вы сможете экономить деньги и выводить на смену именно то количество людей, которое нужно в данный момент.