Когда вы видите готовый сайт, то даже без специальных навыков понимаете, насколько он красивый, удобный и понятный. За всем этим стоит большая работа: веб- и UX-дизайнера, разработчиков и тестировщиков, а управляет ими менеджер проектов. Разберёмся, в чём суть управления проектами, как стать хорошим менеджером и чему можно научиться в этой профессии.
Зачем вообще управлять проектами
Управление проектом можно сравнить с постройкой дома. Можно строить, как придётся: без сроков, чертежей и распределения задач между рабочими. А можно все тщательно спроектировать, составить смету и план, заранее выбрать материалы и назначить ответственных за каждый этап.
Всё, что делает проект-менеджер, можно разделить на два типа:
- Процессная деятельность — многократное повторение одного и того же: например, лепка пельменей. Её можно выстроить один раз и надолго.
- Проектная — реализация уникальной идеи: например разработка нового рецепта тех же пельменей. Здесь каждый раз нужно импровизировать и искать новое решение.
Управлять проектом — значит постоянно балансировать между постоянными ограничениями (количество людей, сроки и бюджет) и неопределённостями, которые сложно предугадать. Например, заказчик может передумать или ключевые разработчики уйдут в другой проект. Задача проект-менеджера — сделать так, чтобы проект всё равно пришёл к нужному результату.
Команда проекта и роль проектного менеджера
Обычно в любом проекте есть четыре группы участников:
- Инициатор или заказчик: компания или человек, которые хотят реализовать какую-то идею, например, запустить сайт или переделать существующий.
- Стейкхолдеры: те, кто принимает ключевые решения по проекту. Например, если нужно увеличить бюджет или изменить цели проекта.
- Исполнители: это специалисты, которые будут реализовывать проект: дизайнить, кодить, писать, оформлять документацию и вести учёт финансов в проекте.
- Проектный менеджер: видит проект целиком, контролирует работу исполнителей, участвует в обсуждениях и помогает воплощать идеи заказчиков и стейкхолдеров.
Помимо этого есть ещё и пользователи: люди, которые будут пользоваться продуктом и извлекут из него пользу. Они не являются участниками команды, но именно ради них запускают проект, ставят цели и придумывают уникальные свойства продукта.
Этапы управления проектами: от идеи до запуска
Чтобы все участники выполняли свои задачи и в итоге создали нный продукт, проект разбивают на этапы. Для каждого определяют сроки, цели и участников.
1. Инициация проекта: участники определяют цели и оценивают, есть ли у нас ресурсы для их воплощения.
Участвуют: инициатор и другие стейкхолдеры, менеджер.
2. Планирование: на этом этапе определяют концепцию и набор задач, которые необходимы для его реализации. Этот набор называют скоупом проекта: от английского scope — «цели», «рамки», «сфера деятельности».
Участвуют: стейкхолдеры, команда и менеджер.
Результаты этапа проект-менеджер отображает на диаграмме Ганта:
Она наглядно иллюстрирует план предстоящих работ по проекту и помогает увидеть, как задачи одного участника проекта зависят от других.
3. Выполнение: команда делает то, что было запланировано, а менеджер следит, чтобы всё шло по плану.
Участвуют: вся команда.
4. Завершение: проект подходит к концу, а менеджер подводит итоги: что получилось хорошо, а над чем ещё стоит поработать. Такой анализ помогает каждому участнику расти над собой, включая менеджера проекта.
Участвуют: команда и менеджер.
Методологии управления проектами: скрам, канбан, водопадная модель
Когда роли и задачи в команде распределены, проект-менеджеру нужно понять, как именно он будет управлять проектом. В идеальном мире всё идёт по плану: каждый этап завершается в срок, команда укладывается в бюджет и достигает всех поставленных KPI. Но на деле в процессе работы возникает масса рисков и неопределённостей: например, исполнитель заболел или не справился с задачей, а заказчик на ходу решил изменить всю концепцию. Чтобы бороться с неопределённостями, в IT используют разные методологии управления проектами:
Скрам (Scrum). Проект разбивают на короткие этапы — спринты. В конце каждого спринта получается минимально жизнеспособный продукт: то есть тот, у которого есть только самые необходимые опции. Этим продуктом уже можно пользоваться, дорабатывая и расширяя функционал после запуска.
Канбан (Kanban) — это система управления проектами, где каждый этап выполняется точно в срок, что бы ни случилось. Для этого все задачи распределяют внутри команды равномерно и представляют наглядно в виде виртуальной или физической доски. На ней видно, какая загрузка у каждого участника в данный момент и кому нужна помощь с задачами.
Водопадная модель. В противовес скраму, здесь стремятся создать на 100% готовый продукт. Проект строится как поток или каскад: каждый этап выполняется последовательно и перетекает в следующий. При этом этапы не перекрывают друга друга и не выполняются параллельно, а команда строго следует ТЗ и не отклоняется от намеченного плана.
Схематично водопадную модель управления проектами можно представить так
Как стать менеджером проектов
Менеджер проектов — это человек, который делает всё возможное, чтобы проект успешно запустился. Поэтому он должен быть полностью вовлечённым и держать в фокусе полную картину того, что происходит. Этого невозможно добиться, если вы не умеете слышать каждого участника команды, ставить достижимые цели и превращать хаос в упорядоченную структуру. Для этого нужно развивать пять навыков:
- коммуникабельность;
- критическое мышление;
- умение структурировать самые противоречивые вводные;
- умение отвечать за свои и чужие ошибки, исправляя их на ходу;
- способность быстро вникать в новые области.
При этом менеджеру не обязательно самому хорошо программировать или создавать дизайн, но он должен разговаривать с исполнителями на одном языке и уметь эффективно организовывать их работу. Научиться этому можно на курсе менеджера проектов.