Приветствую вас в моей профессиональной рубрике: "Регина Отвечает на вопросы". В цикле этих публикаций я, опираясь на свой многолетний опыт, помогаю решать вопросы с планированием, выполнением поставленных задач и движением вперед.
Вопрос подписчика:
«Обычно я расписываю планы на день, но иногда не успеваю сделать даже половины. Как можно оптимизировать время/классифицировать задачи, чтобы все успевать?»
Начнем с главного: планирование мы начинаем не с расписывания планов на день, а с составления целей и задач, как минимум на квартал. Идеально, если вы учитываете, как минимум 3 сферы жизни.
Исходя из глобальных задач, становится понятен, какой объем работы по каждому из направлений должен быть сделан за месяц, за неделю ну, и потом за каждый день.
Эти задачи должны быть ключевыми в вашем ежедневном графике. Только так можно прийти к серьезным результатам.
При этом совсем не обязательно, чтобы они занимали очень много времени.
Например, у меня есть задача на укрепления тела. Я выбрала создание системных занятий по йоге. Каждое утро я занимаюсь всего по 30 минут.
Кажется, что это не много, по полчаса на протяжении уже 4х месяцев ежедневно дали заметный эффект.
Так же и в работе: лучше взять одну задачу на 30-40 минут и делать ее в системе, чем рывками и скачками.
Второе. Посмотрите на свой список задач на день. Отделите те, которые уже просрочены от тех, актуальность которых выше и ставьте приоритетность исполнения на вторых.
Часто мы хотим за день доделать то, что тянется пару месяцев, в том числе и те задачи, актуальность которых на сегодня уже утеряна.
В этом случае я рекомендую составить отдельную таблицу «хвостов» и брать из нее по несколько задач, чтобы разгребать эту кучу, но при этом не гнобить себя за то, что не успел их всех за день.
Третье. Делегирование. Не все задачи надо делать самому. Сегодняшний мир прекрасен своими возможностями. Делегировать можно все от вопросов по работе до уборки квартиры. Часто нам кажется стыдным или неудобным платить другому человеку за простые вещи, но! Это время вы можете вложить в задачи, которые на самом деле сдвинут вас вперед. Фокусируйтесь на том, что приносит результат, передавая текучку помощникам.
Четвертое. Оставьте идею «успеть все». Успевать нужно только важное.
Пятое. Научитесь говорить нет. Часто у людей с перегруженным планом очень много задач, прилетевших к ним от других людей. Неумение обозначать свои границы приводит к тому, что вам накидывают тонну всего, а потом свои основные задачи вы делать не успеваете.
Шестое. Внимательно изучите, какие именно задачи вы не успеваете? Это важно!
Одно дело, если вы не успеваете то, что по сути можно было бы вообще не делать, и совсем другое, если там именно те задачи, которые двигают вас к цели.
Если не успеваете вторые, то это вопрос не про планирование, а про мотивацию. Что вас так пугает в этих задачах, что вы их обходите? Или может быть страшно получить результат. Такое тоже есть.
Я постаралась очень кратко рассмотреть самые часты причины описанной проблемы.
Было полезно?
Напиши в комментариях, что полезного вынес из этой статьи, и получи в подарок методичку