Уровень компетенций: Ассистент Сложность для освоения: 💡💡
Я уверен, что большинство из наших читателей сталкивались с "завалами" на работе, когда перечень дел и задач не помещается на листе бумаги. Такая ситуация однозначно негативно сказывается на эмоциональном состоянии и эффективности работы в целом.
Я также уверен в том, что многие из Вас пытались организовать свои дела с помощью огромного количества методов планирования, используемых в тайм-менеджменте.
Тайм-менеджмент - это сравнительно молодая наука, изучающая методы организации и оптимизации управления временем. Основная задача тайм-менеджмента помочь Вам успевать все, повысить эффективность и сэкономить наиболее важный ресурс - время.
В этой статье я хочу поделиться с Вами наиболее простым и эффективным методом, к которому я пришёл, перепробовав огромное количество других инструментов - это Матрица Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра - это один из методов планирования в тайм-менеджменте, позволяющий эффективно расставить приоритеты у текущих задач. В данном методе основной упор делается на наиболее важные и срочные задачи, которые принесут максимальный результат.
Сама идея данного подхода принадлежит 34-му президенту США Дуайту Эйзенхауэру, который прославился, как наиболее эффективный президент за всю историю страны.
Позже этот метод формализовал и описал в своей книге "Семь навыков высокоэффективных людей" известный американский консультант Стивен Кови.
Матрица состоит из четырёх квадратов, разделяющих все Ваши задачи на срочные, важные, не срочные и неважные.
Как и всегда, прикладываю пример использования матрицы Эйзенхауэра на практике в реальной компании:
Квадрат 1 - Важно Срочно (сделать сразу)
В данный квадрат заносятся ключевые задачи с "горящими" сроками, способные принести максимальный результат в случае выполнения, либо негативный результат в случае невыполнения.
Согласно принципу Паретто, именно в данном квадрате должны быть те 20% задач, способных принести 80% результата.
Открывая матрицу первым делом обращайте внимание на данный блок задач и выполняйте их в первую очередь.
Важно! Не держите много задач в данном квадрате, потому что они все кажутся Вам важными и срочными. Оцените сроки выполнения этих задач. Общий срок выполнения задач в квадрате Важно и Срочно не должен превышать 60% от Вашего рабочего времени в день.
Квадрат 2 - Важно и не срочно (запланировать)
В данном квадрате должны быть задачи, не имеющие четких дедлайнов, но также оказывающие значимый эффект в результате их выполнения.
В основном к данной категории относятся проектные и многосоставные задачи, постепенно подводящие Вас к результату.
Именно на этот блок задач должно переключаться Ваше внимание в случае отсутствия дел в квадрате 1.
Выделяйте не более 20% времени на решение данных задач в день, за исключением случаев отсутствия задач в первом квадрате.
Квадрат 3 - Срочные и неважные (делегируй)
Сюда попадают рутинные и мелкие задачи требующие выполнения, но не приносящие эффекта. Часто такие задачи называют "операционкой".
Как пример - проверка почты, отправка документов, подготовка отчетов для руководства, телефонный звонок и тд.
Посмотрите внимательно на список задач, которые вы внесли в данный блок. Есть ли среди них те, которые важны именно Вам? Если нет, постарайтесь максимально делегировать все эти задачи сотрудникам, либо другим причастным подразделениям в компании.
Оставшиеся 20% рабочего времени уделяйте данному квадрату
Квадрат 4 - Неважные и несрочные
В данный квадрат попадают дела, от которых мы не получаем никакой практической пользы, но все равно уделяем им время. Еще их называют "Убийцы времени".
Как пример: навести порядок на рабочем столе, почитать новости, отсортировать почту, пообщаться с коллегами.
На самом деле, отвлекаться и отдыхать тоже важно, но главное знать меру!
Дополнение: блок Контроль
Для удобства я внес дополнительный блок в матрицу. Называется он На контроле.
В него из основной матрицы я переношу следующие задачи:
- Делегированные задачи, результат исполнения которых мне важен
- Многосоставные и проектные задачи, которые помимо моего участия требуют работы причастных подразделений (например: отправил свой расчёт экономической эффективности на проверку в финансовый отдел и жду обратную связь)
- Ожидание обратной связи по выполненной мной задаче
- и тд
Данный блок необходим, чтобы Вы понимали, что находящиеся там задачи более или временно не требуют Вашего внимания, но важен финальный результат.
Где и как вести матрицу
✔Ежедневник или блокнот. Наиболее распространенный, но не особо эффективный вариант. Вносить корректировки, либо переносить задачи в разные блоки будет проблематично
✔Еженедельные шаблоны. В интернете легко можно найти, скачать и распечатать на формате А4 матрицы на каждую неделю.
✔Evernote. Это приложение для заметок в котором есть шаблон матрицы Эйзенхауэра. Единственное неудобство, что данное программное обеспечение не входит в базовый набор офисных программ.
✔Excel. Наиболее простой и удобный способ вести планирование в формате эксель. Удобство редактирования, доступность, поддержка формата различными устройствами.
Надеюсь Вам была интересна данная статья и Вам придется по душе этот простой и эффективный метод планирования дел и задач.
По ссылке я прикреплю шаблон матрицы, который использую лично я:
Подписывайтесь, задавайте вопросы, развивайтесь!