При выдаче денег в подотчет средства переводятся на карту или выдаются наличными подотчетному лицу. Но бывают случаи, когда у организации нет кассы, а значит –нет и возможности выдать деньги наличными. А у подотчетного лица могут быть временные проблемы с картой (утеря, блокировка, арест со стороны судебного исполнителя и т.д). Можно ли в этом случае перевести подотчетную сумму другому сотруднику с целью дельнейшей передачи ее подотчетному лицу? Не будет ли это нарушением? Давайте разберемся…
Обратимся к нормативной базе: Приказу Минфина №241 от 31.03.2015 г. «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета».
Согласно п.59 Правил подотчетные суммы выдаются работникам субъекта, а также работникам направляющей стороны. Учет при этом ведется в разрезе каждого работника.
Таким образом, работник, которому выданы подотчетные средства, становится материально ответственным лицом за денежные средства, и обязан отчитаться за них посредством составления авансового отчета. Передать деньги другому лицу (а вместе с тем и обязанность отчитаться за них) работник не вправе.
Если у того лица, которого планировалось сделать подотчетным, проблема с картой, то можно перевести деньги другому работнику, но при этом именно он и будет подотчетным лицом. Он должен оплачивать со своей карты расходы другого работника и должен будет сам составить авансовый отчет. А то лицо, чьи расходы оплачиваются, должен позаботиться о подтверждающих документах. И если они требуют указания Ф.И.О., то в них должно быть указано Ф.И.О. того лица, которое является подотчетным, что не всегда возможно на практике.
Как видим, это довольно хлопотное мероприятие. Если у получателя проблемы с картой, разумнее будет выбрать в качестве подотчетного лица того, кто сможет самостоятельно сделать закуп и составить авансовый отчет, не разделяя ответственность за деньги на нескольких работников.
Если вам требуется консультация опытного бухгалтера, налогового эксперта или юриста, вам помогут специалисты «Mybuh.kz». Оставьте заявку и мы свяжемся с вами в рабочее время.
В какой срок подотчетное лицо обязано составить авансовый отчет?