В марте из-за нарушения логистики возник дефицит бумаги для чеков и документов. Летом первоначальный ажиотаж, когда не хватало расходников и цены взлетели вдвое, прошел. По заявлению ФНС, сейчас печатной продукции хватает на всех. А невыдача кассового чека — это нарушение закона о применении онлайн-касс. Однако предприниматели переживают, что ситуация не полностью стабилизировалась.
В статье расскажем о нескольких простых, но действенных способах, как бизнесу экономить на бумаге.
Что творится на рынке?
Нельзя сказать, что государство полностью «укротило» цены. Производство бумаги возобновилось, но она хуже по качеству: не ярко-белого цвета и часто от влажности идет волнами.
Мелованная — в дефиците уже более полугода, потому что ее поставки из Европы прекратились полностью, а российские заводы не справляются. К тому же рост цен на химикаты, логистику и другие статьи отразился на розничной стоимости продукции.
И хотя бумага и чековая лента кажутся доступными, необходимо тратить их экономно. Есть несколько рабочих способов, как сократить расход минимум вдвое.
Как экономить кассовую ленту
Способ 1: отправлять электронные чеки
Когда возник дефицит, для снижения расхода кассовой ленты налоговая позволила компаниям рассчитываться с покупателями без бумажных чеков — при их согласии на получение электронных.
По данным ФНС, бумажный чек стоит от 10 до 20 копеек. При большом обороте переход на электронные чеки помогает сохранить существенные суммы.
Например, «Азбука вкуса» за год работы сэкономила 100 км ленты, что эквивалентно 400 тысячам рублей. А «Вкусвилл» за тот же срок сэкономил 680 км бумаги — или 2 млн 700 тысяч рублей.
В целом, печать документов, которые почти наверняка сразу же окажутся в урне, как минимум нецелесообразна.
Чтобы отправлять электронные чеки, кассир обязан опрашивать каждого покупателя. При согласии получить e-check — выяснять e-mail-адрес и телефон.
Также можно использовать сервис «Мои чеки онлайн» от ФНС. Он позволяет не только отправлять электронные чеки покупателям, но и сообщать о бонусах и акциях. Чтобы начать пересылать клиентам электронные чеки, нужно настроить кассовое оборудование.
Способ 2: уменьшить размер кассового чека
Чтобы снизить издержки на печать, следует сократить длину чека. Мы это делаем за счет уменьшения шрифтов и межстрочных интервалов, а также удаления лишней информации. Размер чека уменьшается на 40–50 %.
Чек должен содержать обязательные реквизиты — например, наименование товара, стоимость, дату и время покупки. Полный перечень — в ст. 4.7 ФЗ № 54-ФЗ от 22.05.2003. Убирать их из чека нельзя, но можно удалить логотипы, рекламную информацию, «ужать» сведения об акциях.
Как экономить офисную бумагу
В среднем одна пачка стоит 500 рублей. Если использовать по 10 пачек в месяц, то за год выходит 60 тысяч рублей.
В крупной компании потребляется в разы больше бумаги, значит, и траты выше. Как же сократить расходы на бумажный документооборот, сохранив эффективность работы офиса?
Способ 1: перейти на электронный документооборот (ЭДО)
Тогда не только снизите расходы на печать, но и обезопасите документы от утери, упростите обмен «бумагами» с партнерами. Чтобы внести правку, не придется заново отправлять файл на печать — можно скорректировать онлайн. Также переход на ЭДО помогает экономить на курьерах и обслуживании архива.
Для внедрения ЭДО выполните несколько шагов:
- Получите электронную подпись (ЭП), если у вас ее нет.
- Выберите оператора ЭДО — организацию, через которую ведется документооборот. В России их больше 100, у каждого оператора свои тарифы на услуги — в среднем 6–7 рублей за один документ.
- Сообщите контрагентам (подрядчикам, поставщикам), что подключились к ЭДО.
Для простого обмена документами между организациями рекомендуем подключить Платформу ЭДО. Если нет желания тратить время и самостоятельно разбираться в тонкостях настройки ЭДО в «1С», предлагаем услуги нашего программиста.
Способ 2: форматировать документы
Иногда текст «уползает» на следующую страницу, и приходится тратить целый лист на 2 слова. Решить эту проблему можно, изменив настройки форматирования: уменьшив поля и отступы между абзацами и элементами списка.
Для экономии чернил и места на листе важно правильно выбрать вид и размер шрифта. Обращайте внимание на легкость и толщину символов.
На листе А4 при размере в 10 pt текст, напечатанный Courier, занимает 3 799 знаков без пробелов, Arial — 4 131, а Times New Roman — 4 474. Это значит, что Times New Roman — наиболее экономичный.
Также помните: чем меньше шрифт, тем больше текста помещается на листе. Например, при печати 100 страниц смена размера с 12 pt на 9 pt приводит к экономии бумаги на 40 % и тонера на 45 %.
И не забывайте использовать функцию «Предварительный просмотр», ведь можно слишком увлечься и уже после печати обнаружить, что перестарались и документ стал еле читаемым — абзацы слились, шрифт слишком мелкий.
Все эти советы простые и, возможно, даже несколько наивные, но действенные.
А как вы экономите бумагу и чековую ленту? Расскажите в комментариях — давайте обсудим.
#чековая лента #принтер чеков #принтер #онлайн-касса #предприниматели #малый бизнес #дефицит бумаги