Обмен документами в электронном виде с каждым годом приобретает всё более значительные масштабы. Вместе с тем у большинства электронных документов, подлежащих обмену, нет единого формата, утверждённого законодательством. Однако дело сдвинулось с мёртвой точки — по инициативе Федеральной налоговой службы РФ, был утверждён электронный формат акт сверки взаимных расчётов.
Необходимость в составлении акта сверки взаимных расчётов.
Если сотрудничество между партнёрами носит долгосрочный характер, необходимо время от времени «сверять часы» — проверять состояние расчётов: кто кому и за что должен. Обычно это производится при окончании очередного этапа контракта, либо по состоянию на последний день квартала или года. Причиной для проведения сверки может стать обязательная инвентаризация имущества и обязательств, которую планово проводят в соответствии с учётной политикой организации.
В результате сверки могут выявиться расхождения связанные с отсутствием первичных документов у одного из контрагентов. Тогда запрашиваются недостающие документы и вносятся корректировки в налоговую отчётность. Запросить акт сверки может любая из сторон в любое время. Это необязательный документ, но отказ от его заполнения может свидетельствовать о проблемах у контрагента.
Данные бухгалтерского баланса в части оборотных средств и обязательств желательно подтверждать подписанными актами сверки взаимных расчётов на последний день года. В судах разных инстанций с помощью акта сверки можно подтвердить или опровергнуть наличие задолженности у другой стороны.
Как происходит документооборот при передаче акта сверки.
Организация, выступающая в роли инициатора сверки, составляет акт в двух экземплярах, заверяет его печатями, а также подписями директора и главного бухгалтера, затем направляет оба экземпляра второй стороне. Контрагент при получении акта проверяет отражённые в документе операции и вносит в него собственные данные. Руководитель предприятия и бухгалтер подписывают акт и ставят на нём печать организации. Затем один экземпляр отправляют инициатору сверки, а другой оставляют в бухгалтерии.
Распечатанный акт передаётся контрагенту лично или по почте, а также через курьерскую службу. Так происходит документооборот при передаче акта в бумажном виде.
Передача электронного акта сверки осуществляется в рамках неформализованного документооборота. Процесс происходит в следующем порядке: организация формирует документ (он может быть в формате doc, pdf, xlsx, jpg и др.), подписывает его электронной подписью и передаёт контрагенту через оператора ЭДО, по электронной почте или иным способом через интернет.
Акты сверки расчетов с ФНС в электронном формате – с 21 июля 2022 года.
Пунктом 2 ст. 93 НК РФ предусмотрена возможность представления документов в электронной форме, истребуемых ИФНС, в том числе по форматам, установленным ФНС России.
В целях реализации этого положения налоговая служба приказом от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@ утвердила электронный формат акта сверки взаимных расчетов.
Такой акт включает в себя:
- файл обмена информации отправителя, состоящий из сведений об известных операциях между отправителем и получателем (их обстоятельствах) и подписанный УКЭП передающей стороны;
- файл обмена информации получателя, состоящий из идентификационных сведений о файле обмена информации отправителя и сведений второй стороны в отношении известных операций между отправителем и получателем (их обстоятельствах), в ходе сопоставления которых были выявлены расхождения, подписанный УКЭП принимающей стороны.
Приказ вступает в силу с 21 июля 2022. Другими словами, с этой даты контрагенты могут обмениваться актом сверки расчетов по установленной электронной форме и при необходимости направлять его в налоговый орган.
В сообщении ФНС от 27.06.2022 ведомство отмечает, что акт сверки взаимных расчетов формируется на основании данных бухгалтерского учета для определения сальдо таких взаиморасчетов.
Введение электронного акта сверки взаимных расчетов позволит:
- автоматизировать внутренние бизнес-процессы организаций, в том числе обработку данных в своих информационных системах учета;
- оптимизировать взаимодействие между участниками хозяйственной жизни;
- представлять электронный акт сверки взаимных расчетов в налоговые органы при их истребовании или для пояснений.
Бесплатно сдавать налоговую отчетность и отвечать на требования ИФНС через интернет.