Вокруг этой должности до сих пор существует много мифов, и большинство из них связаны со стереотипом, что помощник — это несерьёзная и лёгкая работа. Но наши коллеги, благодаря которым руководители в курсе всех важных событий, точно знают, что это не так. Мы решили узнать у них обо всех тонкостях данной профессии, а также о секретах личной продуктивности. Кстати, лайфхаки наших коллег могут пригодиться каждому не только в работе, но и в жизни!
Быть помощником — значит иметь чёрный пояс по тайм-менеджменту, что сотрудницы Уралсиба и доказывают на своём примере. Ежедневно они занимаются исполнением поручений руководителей, планируют их рабочий график, ведут документацию, организовывают встречи и переговоры, решают возникающие вопросы через коллег из других подразделений. И конечно, всегда остаются на связи, чтобы оперативно помочь в решении различных бизнес-задач.
«Типичных» или «рядовых» будней на этой должности не существует: каждый день личные помощники сталкиваются с задачами самого различного характера. Неудивительно, что рабочий день таких специалистов не ограничивается стандартными восемью часами.
Тренинги и уроки этикета: где учат всем тонкостям профессии?
Мы уважаем право наших коллег на сохранение анонимности, поэтому в материале не указаны имена героинь.
Чаще всего сотрудники, которые помогают руководителям упорядочить деловые процессы, приобретают необходимые опыт и навыки непосредственно в процессе работы. Именно так ещё в студенчестве получилось у одной из наших коллег, которая сейчас работает старшим помощником заместителя Председателя Правления.
Наша коллега устроилась на работу секретарём, когда училась на вечернем отделении. На данной должности она прошла множество тренингов и обучающих программ, на которых учили грамотно распоряжаться временем и взаимодействовать с разными людьми. Кроме того, ей удалось попробовать свои силы на разных позициях, начиная с ресепшн и заканчивая приемной директора представительства. Всё это помогло получить знания и умения, необходимые для должности помощника.
Однако познакомиться поближе с основами этой профессии можно и в учебном заведении, как сделала другая наша коллега — помощник исполнительного директора, управляющего филиалом Банка Уралсиб. Не поступив сразу после окончания школы в институт, она решила не терять времени зря и за год освоила профессию секретаря-машинистки в училище.
На дисциплине «Делопроизводство» студенток обучали правилам размещения реквизитов, проставления виз и согласований, а предмет «Этика и психология» дал им первое понимание того, как нужно взаимодействовать с начальством и коллективом. Практические занятия на тему поведения на официальных приёмах, а также экскурсии в госучреждения привили нашей коллеге стиль работы, которого она придерживается всю жизнь: почти 30 лет она помогает своим руководителям приводить дела в порядок.
Списки задач, умные часы и другие лайфхаки
Чтобы всегда держать топ-менеджера в курсе важных событий, помощник должен помнить всю необходимую информацию, а также оперативно и гибко реагировать на любые изменения. Наши коллеги успешно справляются с этой задачей с помощью таких популярных средств, как ежедневник и мобильные сервисы — заметки и календарь. Однако есть и другие секреты эффективной работы.
- Незаменимым помощником одной из героинь материала является… орфографический словарь русского языка. Ещё в студенчестве ей порекомендовали всегда иметь эту книгу под рукой вне зависимости от того, на какой должности она будет работать. И наша коллега сполна оценила этот совет: именно словарь помогает ей писать безупречные деловые письма.
- Список дел выручает не только в быту. Такой способ организации работы помогает нашим коллегам правильно расставлять приоритеты. Некоторые личные помощники руководителей Уралсиба планируют свой день так: утром составляют список, а затем отмечают задачи по степени важности — что нужно сделать в первую очередь, чем нужно заняться обязательно сегодня в течение дня, а что можно перенести на завтра.
- Всегда быть в курсе событий нашим коллегам помогают и современные технологии, например, умные часы. На экран гаджета выводятся все входящие сообщения и звонки, что позволяет всегда быть на связи и молниеносно реагировать на изменения.
- Быть «на одной волне» с руководителем — ещё один секрет продуктивной работы от наших коллег. Личный помощник никогда не знает, какие новые нестандартные поручения его ждут. Именно руководитель может доступно объяснить, в чём конкретно состоит задача, а также даст обратную связь.
- «Представьте себя на моём месте»: такой совет одна наша коллега однажды получила от своего руководителя. И этот подход очень помогает ей в работе. Решая задачу, наша коллега всегда думает, как бы она поступила на месте своего начальника, просчитывает несколько вариантов развития событий, расставляет приоритеты.
- Умение работать в режиме многозадачности спасает наших коллег, когда дел становится слишком много :)
Что помогает личным помощникам стать самими собой вне офиса
Когда нужно всегда быть на связи, не так-то просто переключиться и «выйти» из роли помощника. Но у наших коллег есть несколько проверенных методов.
- Самый простой способ стать самой собой — сменить деловую одежду на привычную. Например, на любимую кофту с капюшоном. Вещи, в которых наши коллеги чувствуют себя самими собой, очень помогают расслабиться.
- Многие сотрудники Уралсиба предпочитают снимать напряжение с помощью занятий спортом. Отдохнуть от общения с большим количеством людей некоторым помощникам помогают активные виды спорта, например, сноуборд и большой теннис. Добавим, что на корте они успешно тренируют не только мышцы, но и мозг: в теннисе надо рассчитывать удары так, чтобы стопроцентно обыграть соперника. А умение видеть наперёд, как мы знаем, всегда помогает личным помощникам в работе.
- Как известно, смена деятельности — тоже отдых. Театр, кино или долгая прогулка помогают нашим коллегам переключиться и посвятить свободное время себе. Кроме того, некоторые сотрудницы занимаются медитациями и йогой, чтобы восстановить силы.
- А ещё наши коллеги предпочитают проводить свободное время с семьёй и домашними животными. Например, одна из сотрудниц Уралсиба очень любит бегать со своей собакой в местном лесопарке. Это отвлекает от умственного труда и помогает отдохнуть после тяжёлого дня.
Заметим, что иногда у коллег, наоборот, возникает необходимость включить в себе «помощника» в обычной жизни: профессиональные навыки и умения помогают им успешно планировать путешествия, поездки или семейные мероприятия.
Помощники руководителей в Уралсибе — настоящие виртуозы в любых сферах, где требуется строгий план и умение действовать в меняющихся условиях. Наши коллеги действительно умеют видеть на шаг вперёд и решать любые нестандартные задачи!
Хотите узнать, какие лайфхаки используют в своей работе другие сотрудники Уралсиба? Тогда напишите в комментариях, о каких профессиях вы хотели бы почитать. Ваша обратная связь поможет нам создавать самые интересные материалы!
#карьера #советы #стажировка #работа #HR #уралсиб