Ошибочно полагать, что наладить бизнес-процессы и упорядочить работу компании можно без такого основополагающего инструмента, как организационная структура компании.
Это важное, но зачастую непопулярное средство управления играет значительную роль в том, чтобы регламентировать все существующие процессы бизнеса и упорядочить работу компании. Как же подойти к этому сложному делу и добиться успеха, детально расскажем в нашем материале.
Организационная структура компании – инструмент успешного бизнеса.
Всё начинается со старта
Оргструктура компании развивается по принципу деления клетки. Если подразделение компании обрастает большим количеством персонала, его делят на две части. Эти подразделения со временем множатся и вновь происходит создание нового – из двух уже вырастает четыре. Привычная структура управления компании в этот момент перестает работать и требует новых решений.
Перешагнуть проблему и дать бизнесу возможность развиваться помогут механизмы, способные эффективно управлять компанией. Одним из них и является оргструктура.
Организационная структура компании – это инструкция для бизнеса, в некотором роде, руководство для пользования, с помощью которого становится ясно, как всё работает, кто кому подчиняется, кто принимает решения и определяет обязанности каждого сотрудника.
Разумеется, от точности описанного и грамотно предложенного варианта организационной структуры будет зависеть - достигнет ли ваш бизнес намеченного плана развития или нет. В этом смысле в оргструктуре нет ничего лишнего, нет второстепенного материала – каждый департамент находит решение, за которым следует достижение конечной цели и реализация миссии компании.
От слов к действиям: структура управления компании
Рентабельность и результативность хорошо спланированной оргструктуры управления связаны напрямую с точным описанием должностей, выверенным функционалом каждого сотрудника, пониманием взаимодействия отделов друг с другом и функцией между ними. Объясняем, в чём секрет такого подхода к созданию оргструктуры.
Пример из практики: билет на поезд или состоявшийся отдых?
Представьте, что вы выгодно купили билет на острова, но не согласовали даты своего отдыха с графиком отпусков и, тем самым, «пролетели» мимо привлекательного предложения. С организацией структуры компании происходит ровно тоже самое. До тех пор, пока менеджер по продажам собирает заявки, но не заключает сделки, результаты его работы не будут устраивает ни одну из сторон из цепочки «коммерческий директор - сотрудник».
До тех пор, пока каждый подчиненный не будет понимать, в чём его конечная цель, он не сможет вести бизнес вперёд. Сотруднику нужно чётко обозначить его конечный результат, он должен понимать, по каким критериям будут оценивать его успех, профессионализм и состоятельность в данной должности.
Если редактор интернет-газеты без оглядки ставит материалы, присланные от пресс-служб без рерайта, то лента новостей будет забита до отказа новыми публикациями, но читатели не увидят этих материалов, потому что задача редактора сайта – разместить определенное количество уникальных текстов, которые пользователи будут читать только на вашем ресурсе.
Не понимая, что конечная цель – посещаемость, а не количество опубликованных текстов, сотрудник никогда не выполнит свою задачу и не попадет в премиальный фонд редакции. Продукт журналиста – авторский материал.
Осознание своей прямой задачи, понимание целей каждого отдела приводят компанию к достижению стратегической цели. Билет к морю – это ещё не отдых, а новая встреча с клиентом – неподписанная сделка.
Что за чем: структура деятельности компании
Оказывается, только пятая часть сотрудников может чётко сформулировать, какого результата им нужно достичь, остальные же 80% не знают, к чему идут.
К сожалению, эта статистика отчётливо даёт понять, что человеку нужно проговаривать, что он делает, к чему стремится, зачем работает в этой должности, чего от него хотят в конце концов. Бизнес не может ждать и надеяться, что любой из нас прозреет и поймёт, в чём его сила.
Увы, такие ошибки руководителей – не редкость, но их можно избежать. Всего лишь добавить в должностные инструкции этот пункт, а при найме конкретно и убедительно озвучивать кандидату.
Как определить структуру компании?
Вернёмся к началу разговора, когда мы только обозначили определение оргструктуры компании, сравнив её с инструкцией по применению. Почему? Очень просто: нам нужно понимать работу бизнеса и связи каждого отдела. Сколько бы мы ни прочитали регламентов, в каждом мы встретим определённый набор пунктов, без которых разобраться в работе нельзя. Так и с оргструктурой.
Существует базовый комплект подразделений, универсальных для всех и необходимых для успеха предприятия. Какие же функции они выполняют?
Схема структуры компании будет содержать эти отделы:
1. Топ-менеджмент (директор, руководители, юристы, заместители). Эти люди формируют философию компании: от работы всех механизмов до конечного продукта, рекламы и стратегии развития. Их ошибка влечёт за собой просчёты всех по цепочке.
2. Дирекция кадрового обеспечения. Не ограничен только лишь подбором персонала, поскольку задачи этой службы гораздо шире – давать оценку работе сотрудников, наблюдать за процессами и корректировать это направление, следить за карьерным ростом, прогнозировать кадровые перемены.
3. Дирекция продаж. Сотрудники направления заняты привлечением клиентов и продвижением конкретного продукта.
4. Техническая дирекция занята производством. Там, где работают инженеры, разрабатывают новое, модернизируют существующее.
5. Финансовая служба. Деньги решают всё: в этом подразделении понимают, как расходовать средства и куда вкладывать накопленные активы.
6. Система управления качеством. Не дает вывести на рынок некачественный продукт или услугу, усиливает конкурентоспособность предприятия и продуктов.
7. PR-департамент. Нацелен на привлечение внимания, выстраивание долгосрочных позитивных отношений между компанией и широкой общественностью в лице партнёров, клиентов, сотрудников, СМИ, конкурентов и т.д.
В этом механизме все системы связаны друг с другом, сбой одного ведёт к потерям остальных. Принятые на работу некомпетентные сотрудники не дадут конечного результата, отсутствие четко выполненного плана продаж понизит рейтинг предприятия и возможность к развитию, отсутствие PR-кампании ограничит круг потенциальных клиентов и партнёров, лояльных вашему бренду, и снизит продажи.
Масштаб покрупнее: особенность структуры группы компаний
Как выстроить взаимодействие между персоналом для внушительного коллектива? Использовать различные форматы диалога. Различают два принципиальных вида.
1. Коммуникационный режим общения позволяет коллегам общаться друг с другом напрямую, невзирая на статус и должность. Речь идет о контактах, лишенных намека на минимальную подчиненность.
2. Командный режим общения вводит строгое соблюдение субординации. С помощью этого взаимодействия выпускаются все приказы, повышения по карьерной лестнице, распоряжения, требования выполнить отчёт.
Категорически запрещается допускать пересечения этих линий. Это приведёт к снижению производительности и эффективности работы. Если для того, чтобы оформить заявку на пользование служебным транспортом, маркетологу нужно будет прежде получить согласование руководителя направления, то шансы успеть вовремя выполнить работу, сокращаются вдвое.
Сотрудники должны иметь возможность обращаться напрямую и решать текущие вопросы, минуя начальника. Плохо, если заказать воду в офис нужно через согласование с руководством, а не через «платежку», отправленную в бухгалтерию.
Этапы создания структуры работы компании
Принципиально в момент написания структуры компании зафиксировать три важных составляющих – функции сотрудников, группировку по отделам и линии пересечений и взаимодействий. На каждом последующем этапе важно учитывать проделанную выше работу.
а) функции
После анализа деятельности подчиненных определите, чем они занимаются, какую ответственность несут и что выполняют для достижения конечного результата. На этой стадии обычно становится понятно, какие функции выполняют текущие сотрудники, а какие будут возложены на новых людей.
б) деление структуры на отделы
Сложность этого этапа не в том, что сгруппировать на подразделения или объединить по близости выполнения функций. Необходимо избежать расхождений, при которых один и тот же человек выполняет функции от разных служб. Это ломает систему и обнуляет всю глобальную перестройку оргструктуры компании.
В) линии взаимодействия
Ваша огрструктура должна отражать такой важный момент, как система координации коллектива и общения по рабочим задачам. В каких случаях необходимо обращаться к непосредственному руководству, а когда не имеет смысла тратить время на лишнюю «бюрократию».
Если учесть эти нюансы и тщательно подойти к созданию оргструктуры компании, вы сможете добиться оперативности принимаемых решений, эффективности каждого сотрудника и развития тех направлений, которые оставались в тени до запущенных перемен.
Итоговый результат
Таким образом, оргструктура компании – важный инструмент, способный регламентировать все существующие процессы бизнеса и упорядочить работу компании.
Благодаря эффективной организационной структуре вы получаете возможность наладить взаимодействие между людьми и отделами и добиться достижения вашего конечного результата.