С настройкой аналитики по направлениям деятельности, исправлением налогового учета и разработкой матрицы доступа для сотрудников
Резюме
Заказчик обратился в Neti, чтобы настроить прозрачный учет внутри группы компаний. Сделать это нужно было одновременно с переходом с 1С:УПП на 1C:ERP. Дополнительно заказчик просил разобраться с ошибками в налоговом учете и создать матрицу доступа для сотрудников. Мы выполнили все задачи за 9 месяцев. После перехода даже не понадобились дополнительные консультации: бухгалтеры заказчика успешно закрыли отчетный период самостоятельно, без нашей помощи.
Ситуация
Заказчик — группа компаний — работает в четырех сферах деятельности: строительно-монтажные работы, разработка программного обеспечения, обслуживание и сопровождение ПО и перепродажа и продление лицензий на программы других производителей. Клиент ведет деятельность по всей России: в одних направлениях дистанционно, в других — сотрудники выезжают на объекты.
Заказчик работал на старой версии 1С:УПП. База данных была доработана и объединена с блоком финансового учета БИТ.ФИНАНС. При этом по неизвестной причине налоговый учет работал некорректно и бухгалтеры делали расчеты вручную по всем направлениям.
Руководство заказчика хотело вести прозрачный учет по видам деятельности. Реализовывать эту задачу на устаревшей УПП смысла не было: через несколько лет фирма «1С» перестанет ее поддерживать. Поэтому заказчик решил перейти на современную 1С:ERP, а заодно реализовать сопутствующие задачи, чтобы снизить нагрузку на бухгалтеров и разграничить доступ к данным.
Задача
Заказчик делит работу со своими клиентами на проекты. С одним и тем же клиентом одновременно могут идти несколько проектов. Например, проект на строительные работы, проект на разработку программного обеспечения и проект на сопровождение программ. С точки зрения финансового учета, все это несвязанные проекты и по каждому из них нужна аналитика, чтобы видеть выручку и считать себестоимость.
К задаче по настройке прозрачного учета добавлялась задача разграничения прав доступа к базе данных для разных сотрудников. Также было необходимо восстановить и настроить налоговый учет в новой системе.
Таким образом, предстояло решить 4 задачи:
- Перевести группу компаний с 1С:УПП на 1С:ERP;
- Корректно настроить налоговый учет;
- Разработать матрицу контроля доступа;
- Настроить учет в разрезе проектов.
Решение
Перед началом работы мы поехали в командировку к заказчику, чтобы встретиться с руководством и сотрудниками, работу которых затронет переход на ERP. Мы общались с учредителем группы компаний, директором, финансовым директором, главным бухгалтером и начальниками отделов продаж, закупок и производства.
Со стороны Neti было двое людей: консультант-методолог и руководитель проекта. Чтобы провести экспресс-знакомство с учетом в ERP, во время встречи мы развернули базу и в режиме реального времени моделировали процессы. Сотрудники заказчика видели изменения и понимали, как привычные операции будут отражаться в новой программе.
Предпроектное обследование
Предпроектное обследование проходило через онлайн-встречи с разными отделами. Ключевые пользователи заказчика показывали свою работу в УПП, особенно в части пересечений с модулем БИТ.ФИНАНС. Наблюдая, как сотрудники на местах работают с программой, мы составляли схемы бизнес-процессов и анализировали распределение прав для матрицы доступа в разрезе проектов. Разобравшись в процессах и правах, мы приступили к моделированию системы.
Моделирование системы
Моделирование помогает понять, какие части стандартного функционала 1С:ERP понадобится дорабатывать под клиента. Мы наложили бизнес-процессы заказчика на функционал ERP и увидели зоны, которые не перекрывали потребности бизнеса.
Одной из таких потребностей было оформление заказов с нулевой стоимостью. Старая конфигурация УПП нулевые заказы проводила спокойно. Новая 1С:ERP такого сделать не позволяет.
Для того чтобы обойти это ограничение, мы доработали документ «Заказ клиента». Сделали отдельную вкладку «Спецификация договора» с многоуровневой структурой. Это позволило вносить товары и услуги вручную, в том числе с нулевой стоимостью. Данные из «Спецификации договора» выводятся в печатные формы и первичную документацию.
Мы проработали новую структуру базовых справочников: классификаторы номенклатуры, взаиморасчеты, структуру предприятия, статьи доходов и расходов. После этого началась разработка правил переноса с учетом таблиц соответствия базовых справочников для корректного отражения данных в ERP и выгрузка в новую базу необходимых документов.
Разработка
Мы столкнулись с ошибками в исходных данных в УПП. Иногда было непонятно, откуда берутся цифры — несмотря на то, что мы раскручивали операции по цепочке. Особенно сбивали с толку ручные операции, цель которых была неясна. В такие моменты мы спрашивали у пользователей, какой смысл они закладывали в эти операции и что вообще хотели отразить.
Сотрудники заказчика задавали много вопросов по взаиморасчетам с контрагентами. В 1С:УПП и 1С:ERP разная методология, и пользователи ожидали, что все будет работать как прежде, а оказалось, что нужно переучиваться. В ERP может быть три варианта ведения взаиморасчетов. Для того чтобы наглядно объяснить разницу, мы устраивали демонстрации, показывали, как данные попадают в отчеты, отражаются в бухгалтерских проводках и влияют на НДС.
Результат
Мы завершили переход с УПП на 1С:ERP и закрыли дополнительные задачи за 9 месяцев — быстрее, чем обычно. Также мы помогли сотрудникам заказчика закрыть последний квартал годовой отчетности — работы пришлись на конец года. Благодаря этому мы запустились скорее и заказчику не пришлось в новом году работать в двух базах одновременно.
- В итоге руководство заказчика получило прозрачный и понятный учет в разрезе проектов. Руководители могут смотреть первичную документацию по любым операциям и контролировать себестоимость.
- Внутри подразделений направления деятельности протягиваются от заказа клиента до производства работ и реализации товаров и услуг. Контрагенты и сделки подгружаются в 1С из CRM-системы. Руководство видит все движения, закупки, расходы и выручку по каждой сделке. Заказчик может анализировать экономику направлений сразу в суммовых показателях. Раньше бухгалтеры высчитывали эти цифры вручную через Excel, а сейчас видят их сразу в базе.
- Больше не нужен ручной труд и в налоговом учете: все считается правильно и автоматически. Налоговые регистры формируются такими, какими они должны быть.
- У пользователей разграничены права доступа по направлениям деятельности. Сотрудники с обычным доступом из строительного направления не могут посмотреть, что делают коллеги из поддержки программного обеспечения, и наоборот. Даже если они работают с одним и тем же контрагентом. Проще говоря, никто не видит лишней информации.