Максимально короткая и полезная статья для эффективного управления удалённой командой.
Мы написали её в 2020 году в начале пандемии. Она сохранила актуальность и пригодится для тех, кто хочет выстроить рабочие процессы удалённой команды специалистов. Рекомендуем проверенные рабочие инструменты, делимся секретами автоматизации рутинных процессов на собственном опыте.
______________________
Подпишитесь на наш канал в Дзене, чтобы оставаться продуктивными в непростое время и вместе достигать амбициозных целей.
1. Тестирование и внедрение
Задачи
— необходимо перейти на работу из дома, сделать это скоординированно, с умом и меньшим стрессом. Постараться сохранить эффективность на прежнем уровне.
— после того, как компания вернется в обычный режим работы, большая часть инструментов останется. Это значит, что эффективность возрастет за счет диджитализации.
План
- анализируем текущие решения (в том числе ПО и сервера), выбираем стратегию
- выбираем инструменты и ПО
- тестируем на одном из отделов
- считаем затраты на все отделы + оцениваем риски потери эффективности
- показываем руководству и получаем бюджет
- рассказываем всё отделам
- внедряем
Поиск решения и тестирование на одном отделе займут минимум неделю, на это время другие отделы могут работать в офисе (предложите оплатить такси всем сотрудникам) или уйти в отпуск.
Неразумно тестировать удалённую работу прямо на всех сотрудниках и отделах, это приведёт к бардаку и всеобщей усталости, эффективность работы упадет. Особенно тяжело придётся айтишникам и руководителям отделов.
Внедрение на все отделы займет примерно 2-3 недели.
2. Рабочее место
Задача: помочь сотрудникам обустроить рабочее место дома.
Необходимо: стол, компьютер, наушники с микрофоном.
Дизайнерам: самое простое — отвезти их рабочие станции и мониторы на такси домой.
Минусы
- Не всегда есть стол (он точно нужен для двух мониторов), иногда компании приходится покупать его самостоятельно
- Станции шумят, когда считают
- Рендер-ферма в офисе — это совсем отдельная история, есть разные пути
- Нужен хороший интернет. Для передачи файлов может понадобиться GPON
Совет: наушники с микрофоном помогут созваниваться в течение дня и координировать работу, можно закупить их для всех.
3. Онлайн-совещания и презентации
Стадия №1
- Совещания руководителей
- Совещания внутри отделов
- Общение с партнерами и клиентами
Стадия №2
- Все шаги стадии №1
- Готовиться и заранее высылать презентации позволяют инструменты выше
- Помогает, когда есть система задач или система управления проектами. Это позволяет очень просто обсуждать статус по задачам и всегда быть в курсе событий
Инструменты для проведения вебинаров
Инструменты для совещаний
Во всех системах:
- Больше 100 пользователей
- Запись экрана, доступ к камере и микрофону
- Запись процесса, который можно сохранить
- Есть чат с возможностью задавать вопросы
- Все инструменты мультиязычные
- Можно рисовать на дашборде
- Есть опросы с голосованием
4. Ведение задач
Задачи
- Вести в определённом месте все поручения после совещаний и задачи внутри отделов или групп. Не нужно делать это при помощи чатов и писем.
Чтобы эффективно управлять своим производственным процессом, даже когда все ваши сотрудники работают удалённо — понадобится система управления проектами. Например, инструмент Cerebro. В первый пандемийный год у себя в компании мы ввели «режим ЧС» и отправили всех по домам. Это никак не сказалось на нашей работе, потому что все наши задачи, информация по ним, файлы и разные поручения лежат внутри нашей системы. С тех пор продолжаем общаться и работать удалённо, так как на руках есть все инструменты для комфортного взаимодействия.
Мы готовы оказать любую помощь, поддержать и помочь с настойками и переводом вашей команды в удалённый режим работы. Просто напишите нам — с Cerebro это можно сделать безболезненно и гибко.
5. Чаты
Чаты по отделам или проектам помогут вам обсудить мелкие уточнения. Помните, что все постановки задач, их текущий статус и прогресс должны быть заведены в системе управления проектами.
Если у вас ещё нет общего чата со всеми сотрудниками, где можно флудить, создайте его. Туда можно скидывать новости и мемы, это сближает и помогает пережить непростые времена.
Звук в таком чате всегда можно выключить, но на досуге так приятно немного расслабиться, это действительно очень нужно.
Платформы
Пусть это будет что-то одно — телеграм, слак или вотсап. Но вы это и без нас знаете.
6. Письма в почте
Идеально, если емейлы понадобятся только для общения с клиентами и партнерами. Всё остальное будет в системе управления проектами, а небольшое и быстрое общение — в чатах.
7. Другие вещи — тоже важные
Чтобы проще было согласовывать важные документов между сотрудниками и подразделениями компании и подписывать их с контрагентами — используйте системы электронного документооборота. Вам не придётся нести документ на подпись руководителю, а юридическая значимость будет обеспечена.
С бухгалтерией проблем возникнуть не должно, но на всякий случай ознакомьтесь, как перевести её «домой», если есть такая необходимость.
Если вам важно покреативить, но в обычной онлайн-встрече плохо получается — есть много разных инструментов для брейншторминга. Например, MindMeister или его аналоги. Эти инструменты помогают структурировать поток мыслей и выстраивать связи между идеями.