Приобретение транспортных услуг – процесс трудоемкий и непростой. Логист должен знать, как выбрать транспортную компанию с высоким уровнем сервиса и адекватной стоимостью за услуги. В этом процессе много подводных камней, а «обучение на ошибках» может обернуться значительными убытками.
Для компании «СКА» работа с тендерами одно из основных направлений в работе с клиентами. Каждый день специалисты компании обрабатывают документацию объявленных аукционов.
В этой статье, взяв за основу опыт наших специалистов, мы подготовили несколько советов о том, как выбрать транспортную компанию и оценить ее эффективность.
1. С чего начать?
Перед выбором транспортной компании, следует определить, какие задачи нужно решить. Главная цель этого этапа – найти золотую середину между числом транспортных компаний и объемом бюджета.
Сформируйте стратегию, ответив на три основных вопроса:
- какие виды перевозки вы будете использовать;
- с каким количеством транспортных компаний вы готовы работать (учтите, что для каждого перевозчика нужно найти замену на случай непредвиденной ситуации);
- каков ваш бюджет на логистику.
Обратите внимание, что со временем эти параметры могут поменяться.
В зависимости от набора поставленных задач можно понять, следует ли обратиться к транспортной компании широкого профиля или искать решение более узкого направления: например, для перевозки грузов небольших объёмов с жестким соблюдением температурного режима или компании, работающие со сборными грузами.
Транспортные компании бывают двух категорий: перевозчики и экспедиторы.
- Перевозчики – фактические исполнители заказа, использующие собственные ресурсы. Чаще всего они предлагают заказчикам более низкие цены, но в основном такие компании занимаются узкопрофильными видами перевозок. Если компания совсем маленькая, то зачастую они не могут предоставить высокий уровень сервиса.
- Экспедиторы – компании, которые нанимают перевозчиков как субподрядчиков. Этот вариант обычно более дорогой, но гибкий и обещающий более высокий сервис, он подходит для небольших компаний, которые не имеют достаточного опыта в грузоперевозках. В то же время с экспедиторами управлять перевозками сложнее, так как в цепи поставок появляется дополнительное звено. Поэтому, если экспедитор – не профессионал своего дела, это может привести к проблемам.
С кем работать – вопрос индивидуальный. Стоит обратить внимание как на крупных перевозчиков, так и на крупных экспедиторов – в зависимости от профиля вашей компании.
2. Какие бывают тендеры?
Наиболее распространенный способ – объявить тендер.
Хотя иногда представители компаний-поставщиков находят подходящего перевозчика по рекомендации или на мероприятиях, посвященных логистике: семинарах, конференциях, форумах, выставках и так далее.
Тендер – основой способ выбрать транспортную компанию. Он позволяет понять, какую позицию компания-заказчик занимает на рынке, сравнить компании по уровню сервиса и снизить первоначально предлагаемые поставщиками тарифы на перевозку.
Тендеры лучше всего проводить при большом объеме перевозок и крупных бюджетах. Частота варьируется в зависимости от размера и рода деятельности компании, но среднестатистический показатель – примерно раз в год или в два года.
По размеру тендеры можно классифицировать следующим образом:
- тендер под комплексный проект: например, строящийся завод. В рамках проекта планируется перевозить негабаритные изделия. Компания знает все вводные в рамках проекта
- тендер под определенный объем регулярных перевозок. В этом случае компания может не знать каких-либо вводных (например, направления перевозки), ее задача – подобрать транспортную компанию, которая сможет оказывать услуги по выгодному тарифу в определенный период (например, год);
- Мини тендер под разовую перевозку.
Кроме того, тендер может быть открытым или закрытым. В открытом тендере принимают участие все транспортные компании, которые откликнулись на предложение. Для закрытого тендера заказчик подбирает участников сам.
3. Как подготовиться к тендеру?
В первую очередь составьте контракт со всеми условиями, которые будут применяться к поставщику. У любой крупной компании есть шаблон договора, по которому они работают с транспортными компаниями. Будьте готовы, что подрядчики будут оспаривать условия, чтобы снять с себя ответственность за перевозку или навязать свою редакцию контракта.
Обсуждая условия контракта, опирайтесь на набор данных по выполненным ранее перевозкам за определенный период (чаще всего это минувший год). Среди наиболее необходимых данных:
- типы транспортных средств;
- даты отгрузки;
- количество перевозок;
- объем перевозок (например, в палетах);
- направления;
- расходы.
Если речь идет о тендере под проект или под определенный объем, то данные об объеме (но без данных о цене) поможет транспортной компании лучше понять, на что стоит рассчитывать.
К контракту прилагаются тендерные задания. В отличие от договора, в котором используется сложный юридический язык, тендерное задание нужно, чтобы более кратко и понятно объяснить подрядчику условия сотрудничества.
Затем составьте оценочную таблицу. Она пригодится, чтобы сравнить участников тендера между собой и в итоге определить победителя. Помимо стоимости услуг мы рекомендуем сравнивать транспортные компании по следующим критериям:
- опыт и ресурсы: убедитесь, что перевозчик уже работал с товаром, который производит компания, а также владеем автопарком нужного объема и работает с квалифицированными водителями;
- гибкость и благонадежность: перевозчикам нередко приходится подстраиваться под клиента (особенно когда речь идет о крупном контракте). Например, принять договор с минимальными правками или дополнительно обучить сотрудников;
- информационная интеграция и прозрачность: проверьте, использует ли транспортная компания электронный документооборот и насколько просто интегрировать подрядчика с системой компании. Особенно важно проверить способность транспортной компании отслеживать груз на всех этапах перевозки; готов ли поставщик интегрироваться с системой заказчика и вложиться в это до момента получения денег;
- доступность: проверьте, насколько легко связаться с представителем транспортной компании, если возникнут проблемы или вопросы, связанные с перевозкой;
- дополнительные услуги: некоторые перевозчики не только занимаются перевозками, но и упаковкой, загрузкой и разгрузкой товара. Для многих компаний это большой плюс.
5. Как оценивать эффективность транспортной компании?
На работу с новой транспортной компанией стоит переключаться постепенно, отслеживая ее эффективность и влияние на показатели транспортной логистики.
Сравнивая расходы на перевозки в разные периоды, нужно учитывать, изменились ли вводные (например, ставки или логика тарификации). Для разных направлений нужно проводить моделирование.
Моделирование основывается на уже существующем опыте работы с транспортными компаниями. Сравните с уже имеющимся опытом условия, которые вам предлагает транспортная компания. Вы получите информацию по той инфляционной составляющей, которую вам следует заложить в бюджет на следующий период.
Этот метод позволяет более детально проработать бюджет по различным направлениям. К примеру, если с подрядчиком перевозки из Иркутска во Владивосток подорожают в несколько раз, но при этом грузы по этому направлению отправляются редко, значительного влияния на бюджет это не окажет.
Рекомендуем подписаться на обновления нашего блога, чтобы каждую неделю получать полезные материалы о логистике.