В Трудовой кодекс РФ внесли изменения в части регулирования ЭДО в сфере трудовых отношений. Это значит, кадровый электронный документооборот разрешают всем работодателям, а не только участникам кадрового эксперимента Минтруда. Поэтому электронных кадровых документов с каждым днем становится все больше. Электронные трудовые книжки, электронные больничные. Электронные приказы о приеме на работу дистанционных работников и их трудовые договоры. Многие работодатели уже несколько лет оформляют электронно графики отпусков, приказы о командировании, знакомят работников электронно с локальными актами.
Что делать с бумажными кадровыми документами, мы знаем. А как хранить электронные — не всегда понятно. В статье разбираем тонкости электронных кадровых архивов.
Зачем хранить, если не проверяют
За неправильное хранение кадровых документов установлена ответственность. 10 тысяч рублей — штраф для организации по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения кадровых документов. До 300 тысяч рублей — штраф по ст. 13.25 КоАП РФ за нарушение законодательства о хранении документов акционерных обществ, страховых компаний, банков. При ликвидации организации налоговики требуют сдать в муниципальный архив документы по личному составу. Ссылаются на распоряжение Правительства 358‑р от 21.03.1994.
Но при этом по ст. 13.20 КоАП штрафуют только в случае глобальной потери документов, а по ст. 13.25 КоАП — за документы, связанные с профессиональной деятельностью фирмы. Банки — за утерю договора на открытие счета, страховые — за полисы ОСАГО. И налоговая ликвидирует фирму, даже если не сдавать кадровые документы в муниципальный архив, потому что упомянутое выше распоряжение носит рекомендательный характер.
Поэтому бизнес хранит кадровые документы в первую очередь для того, чтобы:
- в любой момент предоставить по запросу налоговой или ГИТ;
- не проиграть трудовой спор из‑за потери нужного документа.
Как хранить электронные кадровые документы
По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать кадровый архив. Но должны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленных сроков. Это же подтверждают суды. Это же требует статья 22.3 Трудового кодекса РФ: работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.
Каким способом защитить электронные документы от утраты, решать вам.
Равняться можно на п. 2.30 Приказа Минкультуры 526 от 31.03.15.
Как обеспечить сохранность:
- Лучше использовать гибрид — хранить в облачном хранилище и дублировать на локальном компьютере.
Интернет отключили, остается локальная версия на компьютере. Компьютер сломался, осталось защищенное облако. Но кто‑то хранит и только на компьютере, потому что считает компьютер кадровика за железной дверью надежным хранилищем. Кто‑то использует только облако, поскольку опасается, что комп уронит уборщица или серверную вскроют недоброжелатели.
Любой из 3 вариантов хранения возможен в СБИС Архиве. - Важно, чтобы архив был не просто набором файлов, а разобран по папкам с правильными названиями. Тогда кадровик легко найдет нужный документ и отследит сроки хранения.
Так, программа «СБИС Архив» сама раскладывает документы по электронным папкам, ведет реестр архивных документов. И даже если фирма прекратит пользоваться СБИС, то доступ к архиву у нее останется. А кадровик откроет файлы в обычном Office. - Безопаснее, когда удалить или скопировать файлы могут только конкретные люди, а любые изменения с файлами логируются (отслеживаются).В СБИС Архиве настроить доступ можно за пару кликов.
Сроки хранения электронных кадровых документов
Сроки хранения кадровых документов установлены в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019. Но если кадровый документ подписан до 19.02.2020, тогда сроки хранения считают по Приказу Минкультуры РФ 55 от 25.08.2010 и Приказу Главархива СССР от 15.08.1988.
Сколько хранить электронные кадровые документы — смотрите в таблице.
Как уничтожать электронные документы
Опытные кадровики уничтожают документы, чтобы:
- Роскомнадзор не обвинял в хранении избыточной информации;
- не отдавать проверяющим документы, срок хранения которых истек.
Если фирма не заморачивается оформлением уничтожения и просто сжигает кадровые бумаги на даче директора, тогда электронные документы будет уничтожать за 1 клик мышки. Просто коробки с бумагами никуда вывозить не придется.
Если вы оформляете уничтожение бумажных кадровых документов по закону, тогда с электронными архивами для вас ничего не изменится. Продолжайте оформлять как раньше. Только теперь понадобится не шредер и огонь, а кнопка «удалить».
Порядок уничтожения документов
Правила одинаковые для бумажных и электронных архивов:
- Найти и проверить документы, которые подпадают под уничтожение.
Например, в 2026 году готовим к уничтожению заявления 2020 года о переводе на сокращенный день. И обнаруживаем заявление работника с вредными условиями труда. Такой документ откладываем на хранение до 2070 года, потому что по пункту 392 Приказа 236 «вредников» хранят 50 лет. - По отложенным для уничтожения документам составить протокол экспертной комиссии о возможности уничтожения.
Нужен он, если в компании есть такая комиссия и кадровик не готов единолично нести ответственность за уничтожение не тех документов. Форма протокола свободная. - Составить акт об уничтожении и уничтожить документы.
Ошибки кадровиков при хранении
Сроки хранения электронных документов такие же, как у бумажных, поэтому перечисленные ошибки кадровики допускают с любым форматом архива.
- Неправильно определяют момент, с которого считать срок хранения
По закону сроки считают с 1 января года, следующего за годом завершения документа. И тут некоторые совершают ошибку. Год завершения надо определять не по дате подписания документа, а по дате, когда документ стал не нужен. Например, график отпусков на 2022 год составили и подписали 1 декабря 2021. Трехлетний срок хранения графика считаем после выполнения графика, то есть с 1 января 2023 года и уничтожаем график после 31.12.25. - Устанавливают разные сроки для документов одного комплекта
Действующий договор добровольного страхования работников хранят, а допсоглашение к нему уничтожают через 5 лет, после заключения. Нужно хранить и договор, и соглашения к нему 5 лет после расторжения договора. - Нельзя отсканировать и уничтожить бумажные документы до истечения сроков хранения
Бумажный архив нужно хранить, даже если он оцифрован. Потому что закон устанавливает сроки хранения для оригиналов электронных документов. Как отличать электронные оригиналы документов от копий? Оригиналы изначально созданы в электронном виде, подписаны электронными подписями. Копией будет ПВТР в doc‑формате с факсимиле директора или график отпусков, подписанный на бумаге и отсканированный. - Не надо хранить все и всегда
Не вовремя уничтоженный график отпусков и приказы на отпуск могут стоить фирме сотни тысяч рублей штрафа. По графикам видно, когда работники накапливают больше 56 дней неиспользованных отпусков, что запрещено ст. 124 ТК РФ. Или ходят в отпуск меньше чем на 14 дней, чем нарушают ст. 125 ТК РФ. Штраф за такое по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составляет для организаций 30‑50 тысяч рублей за каждого работника.
Мифы про электронные архивы
Когда появились электронные счета‑фактуры, бухгалтеры беспокоились, задавали те же вопросы, которые волнуют сейчас кадровиков. Прошло 6 лет и никто уже не переживает, бизнес подписывает по 15 миллиардов электронных счетов‑фактур в год, экономит время, бумагу и место в офисе.
Обсудим популярные сомнения кадровиков.
- Формат электронного документа устареет, и мы не сможем его открыть.
Существует специальный формат длительного хранения PDF/A. Он соответствует международным стандартам. В этом формате принимают документы на хранение госархивы и портал «Работа в России».До 1 марта 2023 года Минтруд, Минкомсвязь и Росархив разработают единые требования к составу и форматам электронных документов в сфере трудовых отношений. Это их обязанность по статье 22.1 Трудового кодекса РФ. - Срок действия ЭП истечет, и документ станет недействительным
Юридическая значимость подписанного электронного документа останется, даже если срок действия ключей ЭП со временем закончится. По ст. 11 закона 63‑ФЗ Об Электронной подписи, квалифицированная ЭП признается действительной, если квалификационный сертификат действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности сертификата.Подтвердить юридическую значимость электронного документа поможет штамп времени. Это отметка о дате подписания электронного документа и информация о сроке действия сертификата ЭП.СБИС умеет визуализировать этот штамп на электронном документе. - Вирус уничтожит электронный документ
Чтобы защитить электронный архив, храните его в облачном архиве, который защищен профессионально, в промышленных размерах. Фактически портал «Работа в России» — это тоже облачный архив.Документы в облаке СБИС защищает мощный центр обработки данных. Узнать больше о ЦОД СБИС.
Почему электронный архив удобнее бумажного
Мы уже разобрались, что электронный архив надежный. А еще он удобный и вот почему:
- Легко положить
Приказ об отпуске после подписания работником автоматически отправляется в нужную папку. И неважно, что документ подписали во Владивостоке, — через секунду он будет в архиве в Москве. - Быстро найти
Подобрать все кадровые документы по работнику Иванову можно за 1 клик, даже если в компании несколько тысяч сотрудников. - Сложно потерять, бесконтрольно использовать и недорого уничтожить
Электронный архив хранится на сервере или в облаке. Сломается сервер — выручит облако. Все действия с документами архива можно запротоколировать и отследить.