Редкая ошибка при регистрации счетов-фактур на аванс связанная с неверной нумерацией документов в 1С.
В нашей работе мы часто сталкиваемся с проблемами пользователей. То, что-то «не работает», то что-то «не заполняется», то что-то «неверно считается». Крайне редко эти ошибки связаны с недоработками 1С, или разработчиков. По нашему многолетнему опыту мы можем с уверенностью заявлять, что 95% ошибок, которые мы находим, связанны с неверными действиями пользователей и последствиями этих действий. Ну и конечно же, эти ошибки искать и исправлять приходится нам.
В данной статье мы расскажем об одной весьма интересной ошибке, связанной с автоматическим формированием счетов-фактур на аванс. Мы продемонстрируем её на примере «1С:Бухгалтерии 8». Если у Вас отличается конфигурация, не стоит пугаться, логика работы абсолютно такая же. Эта ошибка не относится к категории простых, обычному пользователю её достаточно сложно обнаружить. С чем же она связана и как её решить? Подробности ниже!
Как в «1С:Бухгалтерии 8» оформить счет-фактуру на аванс.
Не будем вдаваться в нюансы законодательства, просто скажем, что исчислить НДС в случае предоплаты необходимо в течении 5 дней, выставив покупателю счет-фактуру на аванс. Можно оформлять счет-фактуры вручную, а можно автоматически, для этого в 1С:Бухгалтерии есть обработка под названием «Регистрация счетов-фактур на аванс»
Работать с ней достаточно просто: открывает пункт меню «Банк и касса», далее в подпункте «Регистрация счетов-фактур» выбираем «счета-фактуры на аванс»:
Далее выбираем период, нажимаем кнопку «Заполнить», а потом «Выполнить»:
Все необходимые счет-фактуры будут автоматически сформированы.
Почему же не всегда заполняются счет-фактуры?
В некоторых ситуация, после нажатия кнопки «Выполнить», счет фактуры не появляются. Причем программа не выдает никаких ошибок, никаких информационных сообщений:
Как же быть в данном случае? Оказывается, дьявол кроется в деталях. И связана она с нумерацией документов.
Если Вам нужна помощь с 1С, мы с радостью поможем!
Как работает нумерация документов и справочников в 1С?
У любого документа, в системах 1С, есть номер. У справочников этот номер называется «код». Работает нумерация очень просто. Система берет номер, который является максимальным (самым последним) и добавляет к нему единицу. Но, номер бывает не просто числовым, а текстовым, т.е. может содержать не только числа, а ещё и буквы. Например, АБВ-000010. В таком случае, система отделяет буквы от цифр, делит номер на префикс и значащую часть и именно значимую часть воспринимает в качестве номера, т.е. 000010. Очевидно, что это число 10, значит следующий номер будет 11. Так рождается номер для следующего документа, а именно АБВ-000011. Конечно, все на самом деле немного сложней, но для общего понимания Вам этой информации будет вполне достаточно.
Забавно, что если в системе вдруг появится номер АБВ-009999, то следующий выданный номер будет АБВ-010000, даже несмотря на то, что свободных номеров от АБВ-000011 до АБВ-009999 предостаточно.
Конечно, номера могут кончаться. На нашем примере ясно, что если номер достигнет АБВ-999999 то система выдать номер не сможет и поэтому выдаст ошибку. Как Вы уже заметили, важна длина значимых цифр в номере. Если эта длина будет слишком короткая, например, содержать всего 3 символа, то больше 999 документов ввести не получится. И хорошо, если нумерация ведется в пределах года, а если нет? Т.е. на всю базу данных будет возможность ввести их только 99? Это очень мало. Поэтому, разработчики закладывают заведомо длинные номера, чтобы этого хватило даже для самого объемного документооборота в любой организации.
Ошибки пользователей, влияющие на нумерацию документов и справочников.
Собственно, зачем мы описывали этот механизм? Все дело в том, что очень часто пользователи вносят исправления в номера документов, так как хотят, чтобы эти номера были в соответствии с бумажными документами. А в бумажные документы, очень часто могут быть так называемые постфиксы. Т.е. номер может содержать в конце какую-то букву или какой-то специальный символ. Например, АБВ-0000/9. В этом случае, система считает значимыми символами только «9», а остальное считает префиксом. Дальше она берет эту девятку, увеличивает на 1 и получает 10. А вписать её уже некуда, увы, место кончилось. Шире номер сделать нельзя, это ограничение закладывается разработчиками, а сдвинуть символ «/» и убрать один ноль – невыполнимая задача для 1С. В итоге пользователь видит сообщение об ошибке и не может ввести больше ни одного документа. И это исправляется только перенумерацией всех предшествующих документов. Если их в 1С мало, эта процедура не сложная. А если их 1000? И такая проблема касается любой конфигурации 1С.
На этот случай 1С предусмотрело отдельное поле. Изначально он скрыт от пользователя, чтобы тот не внес неверные данные в систему. Номер, которые не стоит трогать, называется «Номер системный». Если Вы хотите его исправить, будьте очень осторожны!
Ошибка при выполнении регистрации счетов-фактур на аванс.
Именно то, что мы описывали выше и может проявится в момент автоматического формирования счетов-фактур на аванс. Свободные номера просто заканчиваются. Ситуация усложняется тем, что никаких сообщений об ошибке не появляется. 1С просто ничего не формирует и все:
Как же справится с этой редкой, но весьма коварной ситуацией?
Все просто. Открываем журнал счетов-фактур. Ищем последний номер, смотрим какой он. И если видим ситуацию, когда номера «закончились», занимаемся перенумерацией документов. Убираем лишние символы, убираем все постфиксы.
Если же это не помогает тоже, необходимо обратиться к 1С программисту, который может сбросить систему нумерации документов. Делается это платформенной процедурой ОбновитьНумерациюОбъектов.
Если же у Вас не получается это сделать самостоятельно, мы с радостью поможем!