Как Digital-агентству оптимизировать расходы в кризис

Ассоциация развития digital-агентств (ARDA) после опроса руководителей агентств о применяемых антикризисных мерах составила список рекомендаций и чек-лист, которыми мы хотим с вами поделиться.

Важно оговориться, что эти советы — не официальная позиция ARDA и не прямое руководство к действию. Это выведенный из практики комплекс мер, который может послужить вашей компании опорой во времена турбулентности. Советы будут обновляться и дополняться.

Что можно сделать сейчас, чтобы снизить риски для агентства 👇

Во времена кризиса важно по максимуму прикрыть финансовые риски, спланировать действия по отношению к сотрудникам и клиентам, пересмотреть взаимоотношения с подрядчиками и сервисами, позаботиться об IT- и физической безопасности компании.

1. С финансами, налогами, задолженностью

• Подготовить запас наличных средств на случай проблем с банками.
• Приостановить кредитование клиентов.
• Отследить и остановить работы при наличии задолженности со стороны клиента.
• Проконтролировать судебные процессы по дебиторской задолженности. Возможно, с кем-то удастся перейти на мировые соглашения, а по кому-то подать в банки исполнительные листы.
• Оценить надежность банка, с которым вы сотрудничаете. Надежный банк лучше, чем модный.
• Выделить часть поступлений в накопительный страховой фонд. Он должен быть надежно сохранен и оперативно доступен.
• Создать отдельный замороженный запас средств на случай неожиданного штрафа из ФНС или других непредвиденных расходов.
• Уплачивать налоги поквартально, если это технически возможно, чтобы не накапливать их.

2. С сотрудниками и фондом оплаты труда

• Провести общее собрание с сотрудниками, объяснить позицию руководства, меры и планы.
• Провести общее собрание с руководителями, обозначить план действий с разными сценариями развития событий.
• Разобраться с переводами денег фрилансерам, работающим из-за рубежа.
• Наладить непосредственный диалог с руководством один на один.
• Поставить на паузу новые непроверенные направления, требующие больших инвестиций и привлечения новых сотрудников.
• При необходимости сформировать легальные и экологичные по отношению к сотрудникам меры по сокращению фонда оплаты труда, а также остановить работу или перевести на полставки «запасных» сотрудников, работа которых не критически важна для операционной деятельности.

3. С клиентами

• Поговорить с клиентами, сформулировать позицию агентства как надежного партнера в любой ситуации.
• Составить инструкцию/регламент для менеджеров по отработке ситуаций снижения клиентских бюджетов.
• Предупредить клиентов о возможных трудностях на площадках, которые могут попасть под блокировку, предложить альтернативы.
• Клиентам, которые паникуют и хотят отключать рекламу или отдельные источники, можно предложить снизить на месяц оплату за свои услуги, оставив все бюджеты на месте. И пообещать ежедневно мониторить эффективность, а через месяц, если все будет в порядке, вернуться в нормальный режим. С самыми тревожными временно можно перейти на понедельную оплату услуг и бюджетов.

4. С подрядчиками, сервисами, рекламными системами

• Пересмотреть условия сотрудничества в антикризисном режиме.
• Убедиться, что ваше сотрудничество с зарубежными подрядчиками не подпадает под статью о государственной измене.
• Обдумать риски, связанные с кредитными линиями по рекламным бюджетам с рекламными системами.

5. С IT-безопасностью

• Скачать документы и файлы из Google Drive, Dropbox, Figma, Notion, перенести их на Яндекс.Диск или сервер для хранения данных NAS.
• Мониторить статус работы и возможности оплаты разных сервисов — Tilda, Zoom, иностранных CMS, телефонии и так далее.
• Рассмотреть отечественные альтернативы зарубежных сервисов и быть готовыми быстро на них перейти.
• Скачать на офлайн-диск бэкапы всех сайтов, включая сайты на Tilda.
• Убедиться, что номера телефонов всех сотрудников есть у компании и у них между собой.
• Убедиться в стабильности работы действующей в компании системы управления задачами — Битрикс, Планфикс, Trello, Jira или другой.
• Убедиться в том, что у всех сотрудников установлен VPN.

6. С офисом и физической безопасностью

• Если офис в арендуемом помещении — продумать варианты переезда.
• Договориться о снижении арендной платы.
• Продумать варианты продажи лишнего оборудования и мебели.

7. Что можно сделать, если выручка падает

• Подготовить досудебные претензии по дебиторской задолженности — проблемной и грозящей перейти в проблемную.
• Рассмотреть варианты сокращения junior-специалистов и стажеров, далее — низкоквалифицированных сотрудников.
• Перевести часть сотрудников на половину или четверть ставки.
• Для менеджмента: уменьшить оклады, приостановить выплату дивидендов и бонусов.
• Прекратить сотрудничество с IT-поддержкой.