Обмен коммерческими данными с каждым годом всё больше и больше переходит в электронный формат, который постепенно вытесняет бумажные носители. Основой для такого обмена служат технологии EDI и ЭДО. В статье мы расскажем, какие у ЭДО и EDI отличия.
Что такое EDI
EDI — это решение, благодаря которому деловые партнёры могут обмениваться между собой коммерческой информацией в виде электронных сообщений, структурированных по определённому стандарту. EDI расшифровывается как electronic data interchange. В переводе с английского это значит «электронный обмен данными».
Для передачи данных в рамках EDI разработаны специальные стандарты и правила. В целях электронного взаимодействия партнёры используют EDI-сообщения, которые формируются для заказов, передачи уведомлений и других сведений. Это позволяет организациям и ИП:
- быстро обмениваться различными данными;
- минимизировать риск возникновения ошибок в сведениях — система EDI автоматически выявляет и устраняет их;
- работать с государственными контрольными и учётными системами (ЕГАИС, Честный ЗНАК, Меркурий);
- формировать отчётность по ведению хозяйственной деятельности;
- ускорить и упростить поиск необходимых данных;
- обеспечить защиту базы данных.
Помимо этого, документооборот с контролирующими органами через EDI-систему становится более управляемым и прозрачным.
Типы EDI-сообщений
Из большого множества стандартных EDI-сообщений можно выделить наиболее распространённые:
- Заказ (ORDERS)
Для оформления заказа у поставщика используется документ с данным типом. Чаще всего такое EDI-сообщение используется представителями крупного ритейла. В документе содержится максимально полная информация о заказываемых товарах: наименование, количество, адрес доставки и прочие данные.
- Ответ на заказ (ORDRSP)
Документ используется поставщиком для подтверждения заказа, либо для отказа от его исполнения. Поставщик может указать в сообщении дополнительные сведения о товаре или дополнить документ предложениями других товаров.
- Каталог товаров (PRICAT)
Следующий EDI-документ применяется производителями и поставщиками с целью информирования заказчика об ассортименте своей продукции. Сообщение представляет собой каталог, содержащий информацию о товарной номенклатуре, ценах и основных характеристиках товара. Сведения в документе автоматически обновляются.
- Счёт-фактура (INVOIC)
Это EDI-сообщение используется для автоматического формирования счёта-фактуры, необходимого для оплаты поставленных товаров, а также отчётности в налоговый орган.
- Уведомление об отгрузке (DESADV)
Документ используется для того, чтобы уведомить заказчика об успешной отгрузке товаров со склада. В нём отражены подробные сведения о поставленной продукции.
- Уведомление о приёмке (RECADV)
Чтобы проинформировать поставщика о том, что товары были получены, заказчик использует данное EDI-сообщение.
- Уведомление о возврате (RETANN)
Если заказчик по тем или иным причинам желает отказаться от получения товара и вернуть его поставщику, используется данный документ. В нём содержится информация сведения о возвращаемых товарах, а также указываются причины отказа в их приёмке. Поставщик после получения этого EDI-сообщения обязан отреагировать и ответить заказчику.
Разница между ЭДО и EDI
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами в электронном виде между контрагентами, или с государственными органами (ФНС, ПФР, ФСС и другими).
Применение ЭДО позволяет упростить и облегчить документооборот за счёт отказа от работы с бумажными документами в пользу электронных файлов. Передача электронных документов осуществляется через интернет, например, по электронной почте, либо по защищённым каналам, если в обмене участвует оператор ЭДО в качестве посредника.
Электронный документооборот позволяет сократить затраты на бумагу, расходные материалы и услуги курьеров, свести к минимуму риск потери документов и упростить доступ к ним за счёт резервного копирования и организации электронного архива, а также оптимизировать бизнес-процессы.
Поскольку электронный документооборот выполняет те же задачи и даёт такие же преимущества, возникает закономерный вопрос: чем отличается EDI от ЭДО?
Основные отличия заключаются в следующем:
Обмен данными через системы EDI осуществляется между деловыми партнёрами, например, поставщиком товаров и заказчиком. ЭДО, помимо документооборота между контрагентами, применяется также для взаимодействия с госорганами. Кроме того, электронный обмен данными по умолчанию не является юридически значимым. Документы, которые передают через системы ЭДО, заверяются электронной подписью. Это придаёт ей юридическую силу.
Если вы планируете организовать электронный документооборот для взаимодействия с контрагентами и госорганами, подключитесь к сервису Астрал.ЭДО. С его помощью вы сможете быстро обмениваться документами с партнёрами и регуляторами по выгодной цене — предоставляется скидка, размер которой зависит от объёма исходящих документов, а также 50 исходящих документов в подарок. Все входящие документы — бесплатно.