С помощью акта сверки можно привести в порядок расчёты и выявить кто, кому и сколько должен. Свериться можно с контрагентами и с налоговой инспекцией. Рассказываем, как оформить этот документ и для чего он пригодится.
Когда нужен акт сверки
Во время совместной работы по договору стороны должны отслеживать финансовые потоки — перечисление денег, поступление товаров, работ и услуг. Это особенно актуально при длительных контрактах, состоящих из нескольких этапов. Для этих целей применяют акт сверки. Он помогает выявить сальдо расчётов на конкретную дату.
Поводом для сверки может стать окончание действия договора или одного из его этапов, завершение отчётного периода, поставка крупной партии товара. Запросить сверку может любая из сторон в любое время.
Акт могут составить во время инвентаризации имущества и обязательств компании, если выявляется неучтённая кредиторская или дебиторская задолженность.
Полезно проводить плановую сверку взаиморасчётов по действующим договорам на последний день года, чтобы правильно заполнить бухгалтерский баланс в части оборотных средств и кредиторской задолженности.
Акт сверки имеет важное значение в судебных разборках между контрагентами.
Если сторона подписала акт, в котором зафиксирован её долг, значит, она этот долг признала. Такой акт послужит дополнительным доказательством наличия долга. Если же в подписанный акт не вошла задолженность, которая на самом деле проходит по бухчёту одного из контрагентов,в суде могут посчитать её нереальной. Поэтому важно, чтобы информация в акте полностью соответствовала данным бухгалтерского учёта.
А ещё акт сверки даёт возможность прервать срок исковой давности. Например, вы безуспешно пытаетесь вернуть долг по договору уже несколько лет. Пока контрагент кормит обещаниями, может кончиться срок исковой давности, и долги взыскать уже не получится. Но если до этого момента вы оформите акт сверки и должник его подпишет, срок исковой давности начнёт идти с момента подписания акта, а не с момента возникновения долга. Так у вас появится дополнительное время для истребования задолженности.
Подписав акт, сторона договора признаёт действия тех лиц, которые выступали от его имени без полномочий. Например, в товарно-транспортной накладной поставщика от имени заказчика расписался работник склада без права подписи. Если эта накладная войдёт в акт сверки и заказчик его подпишет, значит, он принял товар без претензий, в полном объёме.
Как провести сверку взаиморасчётов с контрагентами
Акт оформляют на основании платёжных поручений, накладных, счётов-фактур, актов выполненных работ по договору.
Форму акта сверки можно разработать самостоятельно или воспользоваться готовым шаблоном. Он может выглядеть так:
В «шапке» акта укажите период за который проводите сверку расчётов, наименования сторон, номер и дату договора.
В таблицу каждая из сторон вносит сведения о проведённых хозяйственных операциях. Организации отражают данные по бухучёту, ИП — по книге учёта доходов и расходов (КУДиР).
Левую часть таблицы заполняет инициатор сверки, правую — его контрагент.
Как заполнять акт:
- проставьте сальдо расчётов на начало периода. Если его не было, ставьте ноль;
- по каждой операции, которая была в периоде сверки, проставьте дату, номер документа и сумму. В дебет попадают приходные операции (поступление товара, приёмка работ), в кредит — расходные (платёж поставщику);
- выведите итог на конец периода (сальдо на начало + сумма по дебету - сумма по кредиту). Конечное сальдо — это и есть сумма задолженности. Если сальдо с плюсом — это задолженность в пользу стороны-инициатора, если с минусом — её контрагента.
Те же самые операции у контрагента отразятся зеркально в его части таблицы: дебетовые суммы станут кредитовыми и наоборот.
Под таблицей каждая из сторон вписывает имеющуюся по их данным задолженность. В идеале суммы должны совпадать.
Оформите свою часть акта сверки в двух экземплярах, поставьте дату, подписи директора или главбуха. Если у вас есть печать, заверьте ею акт. Оба экземпляра отправьте другой стороне с сопроводительным письмом, в котором укажите способ и срок возврата одного экземпляра подписанного акта.
Если есть ЭДО, можно отправить акт в электронном виде, подписанный квалифицированной электронной подписью.
Получив акт, бухгалтер контрагента сверяет его со своими данными, заполняет свою часть и отправляет второй стороне. Если в акте есть расхождения, стороны начинают вторую сверку, выясняют причины и запрашивают друг у друга недостающие документы. Если на этот раз всё сходится, работа по сверке заканчивается.
В противном случае нужно провести претензионную работу с партнёром. Если другая сторона так и не признает долг, готовят исковое заявление в суд. Его можно подать до истечения трёхлетнего срока исковой давности. Но одного акта сверки будет недостаточно, к заявлению нужно дополнительно приложить:
- копии договора, платёжных поручений и первичных документов;
- банковские реквизиты истца;
- расчёт неустойки по договору;
- копию квитанции об уплате госпошлины.
Сверка с налоговой инспекцией
Сверка расчётов по налогам и сборам стоит особняком, её проводят по отдельным правилам. Если вовремя не провести сверку, можно пропустить возникшую задолженность или не узнать о том, что есть переплата. Хотя бы раз в год нужно сверяться с налоговиками, чтобы держать расчёты с бюджетом под контролем.
ФНС России обновила старый регламент и ввела Временный порядок совместной сверки расчётов (Письмо от 09.03.2021 №АБ-4-19/2990). Если вам нужна сверка с налоговой инспекцией, она обязана её провести по вашему заявлению.
Форма заявления свободная, но в нём нужно указать:
- наименование заявителя, его ИНН и КПП (при наличии);
- период сверки. Можно свериться за 3 последних года. Если период не указан, налоговая инспекция пришлёт акт с начала года по день регистрации заявления;
- виды платежей, можно указать КБК. Если не конкретизировать, сверку проведут по всем налогам и сборам с учётом пеней, штрафов и процентов;
- способ получения акта сверки — нарочно, по почте или электронной почте.
Заявление можно отправить на бумаге или в электронном виде через своего оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.
В сервисе «Моё дело» вы сможете заказать сверку с налоговой инспекцией через личный кабинет, ответ придёт туда же. Электронную подпись пользователям мы оформляем бесплатно.
Ответ на бумажный запрос ИФНС должна подготовить в течение пяти рабочих дней, на запрос электронной форме — в течение трёх дней.
В отличие от сверок с контрагентами для сверок с ИФНС есть специальная форма, утверждённая Приказом ФНС от 16.12.2016 №ММВ-7-17/685@.
Информация в акте будет сгруппирована по типам платежей и отдельно будут выделены невыясненные суммы. Отрицательное сальдо — это задолженность перед налоговой инспекцией, положительное сальдо — переплата.
Если информация от налоговиков сходится с вашими данными, подпишите последний лист раздела 1, поставьте отметку о согласовании без разногласий, и отправьте акт в ИФНС.
Если суммы не совпадают, проставьте свои данные в графу 4 раздела 1 и подпишите акт с отметкой «Согласовано с разногласиями». ИФНС проверит данные в течение 5 рабочих дней, при необходимости запросит дополнительные документы, и пришлёт новый акт.
Если на этот раз всё в порядке, поставьте отметку «Согласовано без разногласий» и отправьте в ИФНС. Если разногласия остались, заполните раздел 2 и отправьте с отметкой «Согласовано с разногласиями».
Отказ от подписания акта сверки
Акт сверки фиксирует состояние расчётов и служит подтверждением того, что в учёте всё отражено правильно. Если контрагент уклоняется от оформления акта сверки, то формально он ничего не нарушает. То же самое касается и сверок с ИФНС — налогоплательщика нельзя привлечь к ответственности за отказ от подписания акта.
В договоре с контрагентами можно прописать обязанность подписывать акты сверок и предусмотреть санкции за неисполнение этого условия.