С определением уровня продуктивности нет проблем в тех сферах, где на выходе готовый продукт, поддающийся исчислению, с просчитываемой себестоимостью. Владелец швейного производства видит количество сшитых за день наволочек или халатов, фермер — корзины фруктов или бидоны молока, строитель — ровные ряды кирпичной кладки или определенное количество установленных окон.
Тем, кто занят умственным трудом, определить свою продуктивность труднее. Даже писатель, написавший запланированное количество страниц книги, не всегда достигает поставленной задачи. Просто потому, что написать сколько-то страниц текста, и написать его хорошо — вовсе не всегда одно и то же.
Поэтому часто возникает соблазн подменять понятия, и вместо продуктивности оценивать степень занятости. Занят постоянно и всегда, забывая об отдыхе, заработался до черноты в глазах — «Молодец, хорошо трудишься. Возьми с полки пирожок, язву желудка и бессонницу».
Потому что отсутствие точных критериев собственной производительности, вечное стремление не иметь ни минуты отдыха, чтобы не испытывать чувства вины за то, что сделали недостаточно — верный путь к стрессу, выгоранию и депрессии, не говоря уже о множестве прочих проблем со здоровьем.
Как же научиться работать эффективно, вовремя останавливаться, и испытывать при этом приятное чувство удовлетворенности собственным трудом?
Вот несколько советов.
Перестаньте ставить знак равенства между эффективной работой и постоянной сверх-занятостью. Продуктивность заключается не в том, чтобы хвататься за все подряд, а в том, чтобы хорошо выполнять самые важные дела.
Для этого нужно исключить или сократить до минимума дела неважные. То есть научиться расставлять приоритеты, и со спокойной душой отказываться от выполнения задач с низким приоритетом, или перепоручать их другим людям.
Не нужно постоянно проверять почту и читать все входящие сообщения. Это можно делать с определенной периодичностью — раз в два часа, например, или дважды в день.
Группа американских исследователей в сотрудничестве с учеными из Германии проводили ряд экспериментов, касающихся занятости и продуктивности работников офисов. Оказалось, что ответы на сообщения и телефонные звонки существенно снижают продуктивность работников, так как после каждого такого отвлечения человеку требуется в среднем 20-25 минут, чтобы вернуться к прерванной работе и заново в нее вникнуть. Это увеличивает уровень стресса, и в результате те, кто чаще отвлекается, к концу рабочего дня испытывают стресс и хуже себя чувствуют.
Не нужно стремиться участвовать во всех совещаниях. В 2019 году был проведен опрос, 67% участников которого сообщили, что слишком большое количество совещаний и встреч мешают им эффективно работать.
Кстати, в сети можно найти юмористическую «Иерархологию, или науку заседать». Забавная и поучительная вещь. Та самая шутка, в которой только доля шутки.
Заботиться о том, чтобы качественно доводить до конца важные дела, даже если для этого приходится жертвовать менее важными.
Вообще постараться избегать многозадачности. Работа будет продуктивнее, если распланировать свое рабочее время так, чтобы уделить время по очереди нескольким задачам, причем эти отрезки времени должны быть достаточно продолжительными.
На производительность труда негативно влияет даже слишком большое количество открытых вкладок браузера. С этой проблемой может помочь справиться одно из специальных расширений, позволяющих оптимизировать работу с вкладками.
В конце рабочего дня отключаться от работы.
Как уже говорилось, работники умственного труда не всегда могут наглядно оценить результат своей работы. Особенно это относится к масштабным проектам и идеям, требующими много времени и усилий для воплощения, ведь процесс приближения к цели становится почти не заметным. Это лишает мотивации и порождает чувство неудовлетворенности собственной эффективностью.
Чтобы решить эту проблему, стоит разбить длинный путь к цели на небольшие этапы. Завершение каждого из них будет наглядным свидетельством неуклонного продвижения вперед. Видеть свой прогресс — один из лучших мотиваторов. Чувство хорошо выполненной работы — отличный критерий собственной продуктивности, и сигнал, переключающий на заслуженный отдых.
Во многих больших корпорациях применяют метод OKR (Objectives and Key Results), систему, позволяющую соотнести поставленные цели с ключевыми результатами. Ключевой результат в этом случае является критерием, позволяющим признать задачу решенной, цель достигнутой.
Например, цель «Стать успешным блогером» будет неясной и размытой, если не определить четкие критерии ее достижения: столько-то тысяч подписчиков, определенное количество перепостов и ссылок на блог.
Сатирический «закон Паркинсона» опубликованный в 1955 году в The Economist, гласит: «Работа стремится заполнить все время, которое на нее отпущено». И, как свидетельствуют более поздние наблюдения, и все остальное время тоже.
А вы не позволяйте.
Потому что отдых — это святое. Это то, что позволяет потом возвращаться к работе с новыми силами и сворачивать очередные горы.