Написанию электронного письма уделите больше внимания, чем сообщению в мессенджере.
Оформление. Не увлекайтесь цветным фоном и разными шрифтами. Письмо, похожее на детскую раскраску, вызовет у получателя сомнения в вашем профессионализме. Выделяйте только главное. Не пишите в поле «Тема письма» фразы типа «ВАЖНО!», «СРОЧНО!!!». Лучше вкратце обозначить суть письма. Срочность получатель определит, когда прочтет послание.
Текст письма. Начинайте письмо с приветствия. Универсальный вариант — «Здравствуйте», а вот «Доброго времени суток» многих раздражает. Посмотрите, на месте ли заглавные буквы и знаки препинания. Если в письме окажутся опечатки и ошибки, получатель решит, что к нему относятся с пренебрежением.
Вложения. Не называйте файлы «Документ.docx» или «Презентация.pptx». Получателю важно с первого взгляда понять, что за документ во вложении. Тогда не придется открывать файл, разбираться, переименовывать документ, чтобы сохранить на компьютере. Можете заранее предупредить о вложении в теле письма, вкратце описать содержание. Перед отправкой убедитесь, что не забыли приложить файл.
Ночные письма. Не отправляйте письма ночью. Сейчас у многих на телефоне настроена почта, приходят уведомления о письмах. Рискуете разбудить своим посланием получателя.Работа по ночам — не показатель усердия. Руководитель может посчитать, что вы неграмотно строите рабочий график.
Воспользуйтесь сервисом отложенной отправки письма, если вопрос несрочный. Чтобы отправить письмо в назначенное время, выберите в Outlook меню «Настройки» или «Параметры» > «Задержка доставки». Отметьте галочкой пункт «Не отправлять до». Укажите в поле рядом точную дату и время отправки сообщения. Закройте все окна через кнопку «ОК» и проследите, чтобы в заданное время почта работала.
