Приближается пора новогодних выходных, а вместе с ними и трудности по вопросам, касающимся организации праздника для сотрудников. Приглашенные Дед Мороз со Снегурочкой не очень гармонично вписываются в обыденные затраты организации, а, значит, руководству и бухгалтерии стоит заранее рассмотреть варианты «маскировки» корпоративной вечеринки и определить, каким образом они могут обратиться в этих целях к финансам компании.
Многие организации весьма оригинально подходят к вопросам оформления вечеринок, обращаясь к самым нестандартным решениям.
Одно из них – выплата сотрудникам производственных премий, которые впоследствии идут на организацию праздника. Но здесь есть некоторые нюансы. В первую очередь организация должна будет доказать, что выплаченные работнику денежные средства связаны с его производственными результатами и относятся к выплатам стимулирующего характера. В противном случае признать в расходах премии не производственного характера не получится. Кроме того, не стоит забывать, что в соответствии с законодательством РФ разовые премии связаны с выполнением работником своих трудовых обязанностей, а значит относятся непосредственно к оплате труда и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Еще одним способом оформления корпоратива может стать так называемый тимбилдинг или корпоративные тренинги. Как правило, такие мероприятия направлены на обучение, сплочение трудового коллектива и чаще сопровождаются, например, выездом на природу и организацией питания для сотрудников. Скорее всего, фирма не имеет лицензии на профессиональное обучение, а спортивно-развлекательные мероприятия не могут быть учтены в расходах. Здесь необходимо в первую очередь правильно подготовить финансово-экономическое обоснование с четким указанием выгоды, которую получит организация от проведения мероприятия такого формата.
Затраты на корпоратив также могут быть оформлены как представительские. Такой вид расходов упоминается в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Представительские расходы связаны с официальным приемом сотрудников других компаний, ведением переговоров в целях улучшения взаимодействия и более тесного сотрудничества. К ним относятся затраты на проведение приема, включая питание, а также доставку официальных лиц к месту проведения встречи и обратно, буфетное обслуживание. Эти издержки бухгалтерия может включить в состав прочих расходов отчетного промежутка, но в сумме, не превышающей 4% от оплаты труда за этот налоговый период. Кстати, Минфин России в своем письме № 03-03-06/1/176 от 25.03.2010 даже указал на возможность включения в представительские расходы затраты на спиртные напитки.
Таким образом, оформление праздника с учетом представительских расходов выступает очень удобным вариантом, если не забыть об официальном характере встречи, её верном экономическом обосновании, а также документально подтвердить все траты и не выйти за пределы нормирования.
В ст. 252 Налогового кодекса РФ упоминается, что в целях налогообложения прибыли разрешено учитывать затраты, которые могут быть подтверждены документально, экономически обоснованы и что немаловажно – непосредственно связаны с предпринимательской деятельностью. Правильный порядок отражения праздника в рамках отчетности компании должен выглядеть следующим образом:
1. Приказ руководства о проведении корпоратива в формате встречи с партнерами по бизнесу с упоминанием конкретных целей обсуждения сотрудничества.
2. Правильное оформление всех необходимых документов для отчетности (договоры, акты), чтобы, упомянутые в них затраты можно было отнести к представительским.
3. Соблюдение лимита в 4% от фактических затрат на оплату труда и занесение в отчет только официальной части корпоратива, но не развлекательной.
Между тем, плательщикам, применяющим упрощенную систему налогообложения, вышеперечисленный вариант не подходит. Ст. 346.16 Налогового кодекса РФ содержит закрытый перечень разрешенных затрат при УСН и какие-либо упоминания о представительских расходах в нем отсутствуют.
Вернёмся к НДФЛ и страховым взносам. Так как стоимость ведущих, аренду банкетного зала, обслуживание и прочие «не официальные» расходы все же придется оплатить работодателю – он это делает как бы за своих сотрудников, а они соответственно получают выгоду. Объектом обложения НДФЛ и страховыми взносами являются доходы не только в денежной, но и в натуральной форме. Ст. 211 Налогового кодекса РФ прямо указывает, что к таким доходам относятся оплата работодателем отдыха, компенсации проезда и других материальных благ, прямо не связанных с исполнением работниками служебных обязанностей, в том числе корпоратива. Чтобы правильно определить выгоду, полученную каждым сотрудником, необходимо общие затраты разделить на количество человек, принимающих участие в мероприятии.
Получить вычет по НДС за потраченные на корпоратив денежные средства также не представляется возможным. В силу ст. 171 НК РФ это разрешено только для товаров и услуг, которые были куплены для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения по НДС, а банкет к таковым не относится. В связи с этим возместить стоимость воздушных шаров не получится, но вот по расходам на представительское мероприятие НДС принимается полностью к вычету согласно п. 7 данной статьи НК РФ.