Объясняем для чего нужна среднесписочная численность и рассказываем как её рассчитать: каких сотрудников включать в расчёт, кого не учитывать и многое другое.
Что такое среднесписочная численность и для чего её считать
Среднесписочная численность — это среднее количество людей, которые работают в организации или ИП по трудовым договорам. В неё не входят внешние совместители и исполнители по гражданско-правовым договорам. Считают её обычно за месяц, квартал и год.
Не путайте среднесписочную численность с количеством сотрудников на конкретную дату.
Например, на 31 октября у вас числится 20 штатных работников. Но в течение месяца несколько человек уволилось, кого-то приняли на работу, кто-то ушёл в учебный отпуск или в декрет и т. д. В итоге среднесписочная численность за октябрь будет меньше.
Когда нужен этот показатель:
Для отчётов. Организации и ИП с работниками указывают среднесписочную численность в формах РСВ, 4-ФСС, в статистической отчётности.
Для определения способа сдачи отчётности. Некоторые отчёты в ФНС, ФСС и ПФР принимают только в электронном виде, если численность превышает установленный лимит. Подробнее в этой статье.
Для отнесения к категории малого бизнеса. Среднесписочная численность за прошлый год — один из критериев, по которым организации и ИП относятся к малым и средним предприятиям. Сведения о них налоговая включает в специальный реестр субъектов МСП. Те, кто в нём числятся, получают право на различные льготы и меры поддержки от государства. В 2021 году критерий малых предприятий по среднесписочной численности — не более 100 человек за 2020 год, микропредприятий — не более 15.
Для применения спецрежимов. Тем, кто применяет упрощённую систему налогообложения, нужно контролировать среднюю численность работников, то есть сумму трёх показателей:
- среднесписочная численность;
- средняя численность внешних совместителей;
- средняя численность исполнителей по договору ГПХ.
Если она превысит 130 человек за квартал или год, теряется право на УСН. Для упрощенцев со средней численностью больше 100, но меньше 130 человек, повышаются ставки налога УСН — с 6 до 8 % или с 15 до 20 % в зависимости от выбранного объекта налогообложения.
Патентную систему налогообложения может применять ИП, у которого среднее количество работников, занятых в патентной деятельности, не превышает 15 человек. Если этот показатель станет больше, право на ПСН утрачивается.
Для применения налоговых льгот. Например, с 1 января 2022 года предприятия общепита могут платить взносы по пониженным ставкам, если среднесписочная численность работников больше 250 человек.
Как рассчитать среднесписочную численность
Считать нужно по указаниям Росстата № 711 от 27 ноября 2019 года.
Кого включить в расчёт и кого не учитывать
Для расчёта понадобится информация о списочной численности. Нужно посчитать сколько было штатных сотрудников за каждый календарный день месяца. Списочную численность берут из табеля учёта рабочего времени. У организаций и ИП с работниками это один из обязательных кадровых документов для учёта отработанных часов и дней. В табеле ежедневно отмечают все явки и неявки на работу по каждому работнику и указывают причину, по которой работник отсутствует — временная нетрудоспособность, прогул, командировка, отпуск и т. д.
В расчёт среднесписочной численности не включают внешних совместителей, исполнителей по договорам ГПХ, а также собственников бизнеса, если они не получают зарплату. Не учитывают работников, которые находятся:
- в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком;
- в отпусках в связи с усыновлением новорождённого и по уходу за ним;
- в отпуске без сохранения зарплаты в связи с обучением в образовательных организациях или для сдачи вступительных экзаменов.
Остальных штатных работников считают как целые единицы, даже тех, кто работает удалённо или в этот день не вышел на работу по причине больничного, ежегодного отпуска, забастовки, прогула и т. д. Внутренних совместителей, то есть работников, которые совмещают несколько должностей внутри предприятия, считают как одного человека.
В расчёт нужно включить и работника, который находится в отпуске по уходу за ребёнком, но продолжает работать на условиях неполного рабочего времени или на дому и сохраняет право на пособие от соцстраха.
Формула расчёта
Среднесписочную численность за месяц считают по формуле:
(СЧ на 1-е число месяца + СЧ на 2-е число + … + СЧ на последнее число месяца) / Календарные дни в этом месяце
СЧ — списочная численность из табеля рабочего времени.
Списочную численность работников в выходные, праздничные и нерабочие дни берут ту, что была в предыдущий рабочий день. То есть, если при пятидневной рабочей неделе в пятницу было 30 человек, в субботу и воскресенье — тоже 30.
По такой же формуле считают среднесписочную численность за неполный месяц (например, если организация только открылась). При этом делить нужно всё равно на число дней по календарю.
Чтобы узнать среднесписочную численность за квартал или год, её считают за каждый месяц выбранного периода, результаты суммируют и делят на число месяцев в нём — на 3 или 12.
Показатели округляют до целых единиц: если после запятой меньше 5 — отбрасывают лишние знаки, от 5 — округляют в большую сторону.
Как считать работников, занятых неполное время
Тех, кто занят неполный день или неделю по трудовому договору или по согласованию с работодателем, учитывают не как целую единицу, а пропорционально отработанному времени.
Например, один из сотрудников работает по 4 часа, а другой по 2 часа в день при пятидневной рабочей неделе. Отработанные ими часы нужно разделить на обычную продолжительность рабочего дня — на 8 часов:
(4 + 2) / 8 = 0,75. То есть за каждый день их нужно учитывать как 0,75 человека.
Предположим, в месяце был 21 рабочий день. Среднесписочная численность не полность занятых работников = 21 х 0,75 = 15,75 чел.
Результат складывают со среднесписочной численностью по остальным работникам.
За дни болезни и отпуска тех, кто работает неполное время, берут то же количество часов, что и в предыдущий рабочий день.
Сотрудников, которым сокращённое рабочее время положено по закону, считают как целые единицы. Например, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, сотрудников в возрасте до 18 лет, женщин, у которых есть перерывы в работе для кормления ребёнка и др.
Пример расчёта среднесписочной численности
На начало октября в компании числилось 25 штатных сотрудников. 15-го числа трое уволились. 18-го октября на испытательный срок приняли двух новеньких. 25-го одна сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам, а другая уезжает в командировку до ноября.
Списочная численность за каждый день октября:
- с 1 по 15 — 25 чел.
- с 16 по 17 — 25 чел. Несмотря на то, что в пятницу трое сотрудников работали последний день, их нужно включить в списочную численность за субботу и воскресенье.
- с 18 по 24 — 24 чел. Троих уволившихся уже не учитываем, а в расчёт включаем двух новых работников.
- с 25 по 31 — 23 чел. Из расчёта исключаем сотрудницу, которая ушла в декрет.
Списочная численность = 17 д. х 25 чел. + 7 д. х (25 - 3 + 2) + 7 д. х (24 - 1) = 754
Среднесписочная численность за октябрь = 754 / 31 = 24,3 = 24 чел.
Чтобы посчитать годовой показатель, сложим среднесписочную численность за каждый месяц и полученное значение разделим на 12 — по количеству месяцев в году.
- январь — 18;
- февраль — 20;
- март — 23;
- апрель — 21;
- май — 21;
- июнь — 21;
- июль — 24;
- август — 25;
- сентябрь — 24;
- октябрь — 26;
- ноябрь — 24
- декабрь — 23.
Среднесписочная численность за год = (18 + 20 + 23 + 21 + 21 + 21 + 24 + 25 + 24 + 26 + 24 + 23) / 12 = 270 / 12 = 22,5 чел.= 23 чел.
До 2021 года работодатели ежегодно сдавали отдельный отчёт о среднесписочной численности. Сейчас этот показатель просто указывают в расчёте по страховым взносам.