Акты сверок являются удобным документом для проведения взаиморасчетов между компаниями. В этой статье мы рассмотрим порядок их составления в двух конфигурациях:
— 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0
— Управление торговлей, ред. 11.4
Содержание:
1. 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0
1.1 Расположение в программе
1.2 Операции в журнале «Акты сверок расчетов»
1.3 Процесс формирования и заполнения данных
1.4 Печатная форма
2. Управление торговлей, редакция 11 (11.4)
2.1 Расположение в программе
2.2 Помощник создания сверок взаиморасчетов
2.3 Печатная форма
1. 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0
1.1 Расположение в программе
Акт сверки —документ, содержащий информацию о взаиморасчетах с клиентами за период. В него включаются все операции, которые относятся к выбранному контрагенту за указанный период. При включенной функциональности учета расчетов по договорам акт также можно составить в разрезе договоров. Найти их можно в двух разделах: «Продажи» и «Покупки» по ссылке «Акты сверки расчетов»:
Расположение одновременно в разделах продаж и покупок осуществлено для удобства доступа к нему пользователем, но представляет собой одинаковый список объектов, в котором хранятся созданные пользователями сверки с контрагентами.
1.2. Операции в журнале «Акты сверок расчетов»
После перехода по ссылке открывается журнал соответствующих объектов:
В журнале будут доступны следующие операции:
- Создать (1) – формирует новую сверку по контрагенту;
- Создать новый элемент копированием текущего (также доступна по клавише F9) – дает возможность скопировать уже существующий элемент списка для дальнейшей работы с ним;
- Печать (3) – открывает окно вывода документа на печать из списка;
- Строка поиска (4) – находит информацию в любом столбце, для этого поставьте курсор на строчку в соответствующем столбце и вводите слова, система начнет искать информацию по совпадению вводимых слов в столбце;
- Расширенный поиск (5) устанавливает отбор в колонке через элементы в связанном с ней справочнике. С помощью него также можно установить период;
- Команда «Еще» (6) – представляет собой набор дополнительных функций, которые доступны до открытия конкретного элемента из списка такие как: проведение записи в списке, отмена проведения, пометка на удаление или ее снятие, а также дублирует некоторые опции, вынесенные на панель.
1.3. Процесс формирования и заполнения данных
По кнопке «Создать» откроется форма нового документа:
Заполнение любого объекта в 1С правильно начинать сверху вниз. Дата всегда проставляется согласно текущей автоматически, при необходимости ее можно изменить на любую дату. Она не отражается на самом акте, т.к. это дата создания и проведения документа.
Примечание! Акт сверки не создает движений по счетам учета и никак не влияет на информацию, содержащуюся в базе данных, он лишь аккумулирует и выводит уже существующие регистраторы хозяйственных операций.
В окошке «Организация» указывается наша фирма, также подбирается валюта, если контракт с клиентом заключен в валюте отличной от рубля.
Далее выбираем контрагента в соответствующем по названию окне, когда кликнете курсором мыши в пространство для его заполнения, высветится окошко:
В нем будут отражены последние использованные значения. При вводе наименования в это окошко начнется автоматический подбор по соответствию названия в связанном справочнике.
Кликните по искомому элементу в списке, если он высветился, в противном случае введите в строку ИНН покупателя (поставщика и т.п.).
По ссылке «Показать все» откроется полный справочник контрагентов, содержащийся в вашей базе данных, если не добились желаемого результата, искать можно и по нему.
По команде «Еще», либо в строке поиска, вводится наименование клиента или его ИНН еще раз, чтобы он сработал в конкретном столбце – переместите туда курсор (например, сейчас он стоит в столбике «Наименование», нажмите в любое место в столбце с ИНН, чтобы курсор переместился туда).
По нажатию на иконку с изображением плюса добавляется контрагент. Однако, если в справочнике его нет, то значит и движений в базе данных по нему не будет.
Затем подберите договор в окне с соответствующим названием. Алгоритм поиска договора не отличается от алгоритма выбора контрагента. Формирование информации о расчетах с клиентом без учета договоров возможно, если оставить это поле пустым.
Далее необходимо ввести период, расчеты за который требуется сопоставить, это можно сделать двумя способами: либо ввести вручную, либо нажав на кнопку «многоточие» открыть календарь и выбрать на нем любой промежуток времени – любой из способов будет верным.
Далее, нажимаем на кнопку «Заполнить».
Доступно две опции: по нашей организации и контрагенту и только по нашей организации. Первая опция заполнит две вкладки: по данным организации и по данным контрагента сразу (показано на картинке ниже). Вторая заполнит отчет по взаиморасчетов только по нашим данным и при выводе на печать часть клиента будет пустой.
На рисунке выше открыта закладка нашей организации. Далее, на следующей закладке доступна информация от лица контрагента.
Заполнить акт сверки можно и на каждой вкладке по отдельности, нажав на слово «Заполнить».
На закладке «Счета учета расчетов» есть возможность выбора тех счетов учета, по которым будет происходить заполнение акта сверки. Бывает такое, что расчеты с заказчиками (поставщиками, покупателями и проч.) ведутся на разных счетах учета и допустим, нужны только операции по счету 76, исключая другие. Для этого снимите флажки на тех счетах, которые не попадают в отчет и заполните его заново.
На закладке «Дополнительно» настраиваются различные опции для печатной формы.
Доступен выбор ответственных лиц в «Представители сторон» для подписи акта сверки и настройка детализации отчета по договорам или по полному названию первичной документации. Когда расчеты между сторонами будут совпадать, в верхней части окна (сразу под выбором организации и валюты) есть поле для установки флажка «Сверка согласована», после установки этого флажка поля табличной части станут неактивными, что означает, что информация введена корректно и изменению не подлежит. При снятии флажка поле акта сверки опять становится активным и доступным к изменению. Таким флажком удобно отмечать уже проверенные акты сверок.
1.4. Печатная форма
Далее акт сверки можно распечатать или сохранить в любом формате на компьютер. Для этого в верхней панели окна нажимаем «Записать», либо «Провести» и затем по желтой кнопке «Печать» — Акт сверки – выведем полученную информацию в режим просмотра печатной формы. Можно сразу нажать на «Печать», тогда появится следующее сообщение:
Нажмите «ОК» и предварительный просмотр формы выведется на экран:
У нас заполнены и левая, и правая стороны документа, т.е. по данным нашей организации и покупателя. По дебету счета с нашей стороны (если это покупатель, как в рассматриваемом случае) отражаются отгрузки и задолженность покупателя перед нашей организацией, по кредиту счета отражаются оплата или наш долг по отгрузке товаров покупателю. По данным покупателя ситуация будет ровно противоположная.
Команда «Печать» документа направит на печать непосредственно на выбранный вами принтер, а щелкнув на изображение дискеты – может быть сохранен в любом доступном формате на ваш компьютер.
2. Управление торговлей, редакция 11 (11.4)
2.1. Расположение в программе
Рассмотрим процесс составления сверки взаиморасчетов в конфигурации управление торговлей, редакция 11.
Журнал актов сверок также находится как в разделе «Продажи», так и в разделе «Закупки» по ссылке «Сверки взаиморасчетов»:
Но, как мы знаем, по этой ссылке открывается один и тот же список объектов.
Рассмотрим наиболее важные и часто используемые команды на панель справа налево:
— «Создать» открывает окно помощника создания сверок взаиморасчетов;
— «Создать новый элемент копированием текущего» копирует существующий документ и добавить еще один на его основании;
— «Задание» создает задание для работника допустим, чтобы он произвел проверку на предмет корректности расчетов с покупателем;
— «Установить статус» позволяет, не заходя в документ, изменить статус его проверки, доступно три состояния: создана, на сверке и сверена;
— кнопка «Акт сверки взаимных расчетов» открывает окно печатной формы выбранного документа;
— «Создать новую» — открывает окно создания новой сверки расчетов обходя помощник;
— кнопка вверху открывает выпадающее меню со следующими действиями:
Здесь есть возможность перейти в ведомость расчетов с контрагентами, далее открыть места использования документа в базе данных, а также по команде «Связанные документы» можно открыть дерево объектов, которые относятся к этому акту сверки.
Далее по панели идут строка быстрого поиска в журнале и расширенный поиск по столбцам журнала и соответствующему справочнику. Также там расположена возможность установки периода.
2.2. Помощник создания сверок взаиморасчетов
Перейдем по команде «Создать» и воспользуемся помощником создания сверок взаиморасчетов:
Сначала укажем период, по иконке стрелочки вниз можно установить необходимый, из доступных, интервал дат, либо, выбрав опцию «произвольный период» самостоятельно его указать.
Далее устанавливается отбор по основным критериям. Поле договоров без оборотов исключает из акта сверки те договора, по которым нет движений, либо наоборот включить в него отображение всех договоров, даже если движения по ним не совершались.
Затем выбирается организация (с нашей стороны), после этого подбирается контрагент. Также можно указать того, менеджера, от лица которого создается акт сверки, при наличии его в справочнике физических лиц.
Расширенный поиск позволяет сформировать более детализированный акт сверки, например, не по всем договорам сразу, а только по одному (на картинке выше).
Далее устанавливается тип расчетов, который указывается при создании контрагента (в нашем примере — это поставщик).
Когда все настройки на этом этапе были выбраны переходим в следующий шаг по команде «Далее».
На следующем шаге (картинка выше) указываем желаемую дату в поле «Дата формируемых документов» (автоматически проставляется текущая).
Выбираем дополнительную детализацию, доступны следующие опции: по типам расчетов, либо по договорам.
Ниже идет предварительная настройка формы для печати. Переходим далее.
На третьем шаге выбираются действия, которые программа совершит с созданными документами по результатам работы с помощником. При выборе опции «создать документ» в журнал произойдет запись первичного акта сверки, с которым будет производиться дальнейшая работа. При выборе «не создавать» — после завершения работы с отчетом происходит выход без записи результата. Для существующих в системе актов сверок доступны следующие варианты событий: «перезаполнять и устанавливать статус «Создана», в случае, когда уже созданная сверка по каким-либо причинам стала неактуальна и ее нужно перезаполнить с первым статусом; «помечать на удаление и создавать новый» — тут понятно; и «не изменять» — т.е. новый документ не внесет никаких изменений в существующий.
В колонке «действие» — будет отражено то, какое действие будет совершено выбранное пользователем действие. В ячейке «документ» — незаполненная ячейка означает, что по указанной сверке объектов еще не создавалось, иначе в поле будет стоять имя объекта, тогда действие подбирается из списка «для существующих документов». Далее нажимаем команду «Выполнить».
Помощник покажет, что были созданы акты сверки:
Далее по кнопке «Завершить» выходим из помощника.
2.3. Печатная форма
Далее открывается окно предварительного просмотра перед печатью нашего акта сверки согласно всем настройкам, которые мы установили на предыдущих шагах.
По команде «Печать» документ выводится на принтер, иконка «Сохранить» открывает выбор форматов для сохранения акта сверки на компьютер.
Тинькофф Платинум — кредитная карта с лимитом до 1 000 000 ₽. Оформить можно онлайн, нужен только паспорт. Если оформить по моей ссылке, вы получите бесплатное обслуживание навсегда
Tinkoff Black — дебетовая карта с кэшбэком. Зарабатывайте деньги, а не бонусы. Если оформить по моей ссылке, вы получите бесплатное обслуживание навсегда
Счет для бизнеса в Тинькофф — открытие и обслуживание счета от 0 ₽. Если оформить по моей ссылке, вы получите 3 месяца обслуживания бесплатно
Кредит наличными от Тинькофф — без справок о доходах и поручителей. Если оформить по моей ссылке, вы получите повышенный кредитный лимит
Инвестиции — откройте брокерский счет в Тинькофф за 5 минут без визита в офис. Если оформить по моей ссылке, вы получите акцию до 4 000 ₽