Совещание — это способ общения между людьми внутри организации. Оно нужно для того, чтобы выработать групповое решение проблемы и тут же распределить ответственность за его исполнение.
Вот три правила подготовки и проведения совещания, которые сэкономят всем время и сделают встречу результативной
Готовим структуру совещания и участников
Сперва нужно выбрать метод проведения совещания, который зависит от повестки. Также можно учесть и темперамент сотрудников, которые будут ее обсуждать.
Методы проведения совещания:
- доклад;
- мозговой штурм;
- обмен мнениями;
- обсуждение.
Доклад читает один участник. Важно, чтобы выступление было хорошо подготовленным и структурированным. Чем короче оно будет, тем лучше слушатели усвоят информацию. Затем они делают замечания по докладу.
Если совещание проходит в формате мозгового штурма, его участники высказываются на заданную тему в произвольном порядке. Сотрудники говорят все, что думают о проблеме. Критиковать идеи коллег нельзя — в этом и суть.
Руководитель выслушивает, выбирает подходящие предложения и принимает единое решение.
Обмен мнениями отличается от обсуждения тем, что при таком формате высказаться должен каждый, кто приглашен для обсуждения повестки. Обсуждение — наименее структурированный метод проведения совещаний и подходит для повторного обсуждения повестки.
Итак, руководитель выбрал метод. Что дальше?
Нужно составить повестку на бумаге — перечислить, какие вопросы будут рассмотрены и каков лимит времени на каждый вопрос. Это поможет придерживаться плана во время встречи. Такую повестку можно заранее разослать сотрудникам вместе с уведомлением о совещании.
Чем более подготовленными они будут, тем быстрее найдут решение повестки. Поэтому нужно заранее решить, какую подготовительную работу провести каждому сотруднику. В совещании должен участвовать возможный минимум сотрудников. Некоторых можно пригласить только на то время, когда обсуждается вопрос из их компетенции.
Главное — из уведомления сотрудники должны четко понять, каковы тема и цель совещания. Иначе они не смогут подготовится к нему.
Контролируем повестку и регламент
Первым делом участники должны познакомиться друг с другом. Ведь кто-то из них работает в разных отделах. В большой компании некоторые люди могут не помнить коллег по имени, а общение в таких условиях создаст лишнюю напряженность.
Затем руководитель должен кратко изложить повестку и факты, нужные для обсуждения — лучше уложиться с выступлением в 5-10 минут, чтобы никто не заскучал.
Далее все зависит от метода проведения. Мозговой штурм — самый свободный из них. Все другие требуют соблюдения регламента. Мозг не способен долго концентрироваться на одном виде деятельности. Учтите, что совещание дольше часа — это ужас для человеческого терпения и корпоративной продуктивности. Все начнут шуметь, отвлекаться или зевать. Поэтому и выступления каждого участника нельзя затягивать. Если без этого никак — нужны перерывы на 10-15 минут после каждых 40 минут обсуждения.
Стоит придерживаться повестки, которую руководитель составил при подготовке. Иначе совещание не решит заявленную проблему. Как только начинается обсуждение темы вне повестки, нужно зафиксировать ее на будущее и вернуться к тому, ради чего все собрались.
Фиксируем решение и рассылаем протокол
Все решения, принятые на совещании, нужно зафиксировать — составить протокол с датами исполнения и ответственными по каждой задаче. Согласуйте черновик протокола на месте, а затем разошлите. И пусть его получат даже те, для кого вдруг не оказалось поручений, чтобы люди чувствовали ответственность за решения и причастность к делам компании.
Вот и все, теперь руководителю остается только контролировать исполнение поручений и оценивать результативность совещания.
***
Проанализируйте эффективность прошедших совещаний, чтобы исправить недочеты в подготовке и организации. Четкая структура совещания поможет сэкономить время и поставить четкие задачи исполнителям по итогу мероприятия.