Тайм-менеджмент для бухгалтера

В конце рабочего дня вы выжаты как лимон, но не успели сделать и половину из запланированного, а список дел «на потом» растет с немыслимой скоростью. Самое время подумать о тайм-менеджменте.

Организуйте пространство

Приберитесь на рабочем столе, в шкафах, на полках и в папках компьютера. Так вам будет проще сконцентрироваться на работе. Мозг воспринимает лежащие в куче вещи и бумаги как помехи в эфире и тратит много времени на их обработку.

После уборки организуйте свое рабочее место так, чтобы вам было удобно. Расположите документы в соответствии с их важностью: самые необходимые — на виду, а те, что редко используются или хранятся как архив — на дальних полках.

Принесите на работу то, что вас радует и успокаивает: семейное фото, рисунок ребенка, любимую кружку или большой мягкий шарф, в который можно закутаться. С одной стороны, этот предмет поможет справиться со стрессом, а с другой — сделает ваше рабочее место более индивидуальным.

Проведите ревизию дел

Понаблюдайте за собой в течение двух-трех дней и запишите все свои действия. Например, в 7:00 — подъем, в 7:20 — завтрак, с 8:15 до 8:55 — дорога на работу, 9:00–9:20 — кофе и общение с коллегами. Такой список поможет определить, сколько времени вы тратите на выполнение рабочих задач, а сколько — на всякую ерунду.

Также по списку можно посчитать свою рабочую нагрузку. Вы перерабатываете или недорабатываете? Учтите это при планировании дел.

Многие действия можно оптимизировать. Если много времени уходит на переписку с коллегами из разных подразделений, лучше организуйте личную встречу или конференц-звонок.

Планируйте дела на день

Вы работаете над крупным проектом, но каждый день на вас сыплются рутинные задачи-пятиминутки, которые в совокупности съедают очень много времени? Расставьте приоритеты. Поможет матрица Эйзенхауэра. Он предлагает делить задачи по двум критериям: срочность и важность. В результате мы получаем вот такой квадрат: Важные срочные дела Это все авралы и дедлайны, когда мы плотно заняты определенной активностью, но движения к более серьезным целям не происходит. Вроде бы целый день чем-то занят, а прогресса нет. Постоянно находиться в таком состоянии нельзя. Важные несрочные дела Это задачи, которые за один раз не выполнить: большие проекты, требующие особого внимания, а также построение отношений с людьми, профилактические меры, обучение. Неважные срочные дела Сюда попадает вся активность, которая направлена на решение чужих интересов: выдача справок сотрудникам, отчетность для руководителя, распечатки и ксерокопии. Часть работы можно делегировать. Можно договориться с коллегами о том, в какое время вы готовы отвечать на их письма, делать справки, перепроверять отпускные или больничные выплаты. Неважные и несрочные дела Это хронофаги — нерабочие занятия, на которое мы тратим рабочее время. В их числе пробки, очереди, перелеты, общение с людьми. От хронофагов нужно избавляться, но это возможно не всегда. Поэтому совмещайте такие дела дела с более полезными и приятными: например, общение и перерыв на кофе. По дороге на работу можно слушать подкасты на английском языке или лекции по интересующей вас теме. Важно также подобрать подходящий способ планирования. Кому-то проще записывать дела в ежедневнике, а кому-то — установить приложение на телефон. Кто-то живет по календарю, а другой привык вычеркивать дела из списка.

Заставьте себя работать

Если вам тяжело включиться в работу, попробуйте обмануть свой мозг.

Правило пяти минут

Скажите себе, что вы будете работать над задачей ровно пять минут. Придумайте награду, которую получите в результате: например, съедите конфету, выпьете кофе или встанете размяться. Мозг включится в работу, и через пять минут вам не захочется прерываться.

Помидорковый таймер

Это известная техника управления временем, суть которой заключается в разделении рабочего дня на небольшие фрагменты — «помидоры». Каждый «помидор» длится полчаса: 25 минут на работу и 5 минут на отдых. После четырех «помидорок» — большая перемена, которая длится 20 минут. Затем все по-новой: 25 минут работаем, 5 минут отдыхаем.

Дедлайн

Запланируйте примерное время, к которому нужно выполнить ту или иную задачу. Скорее всего в точные рамки вы не уложитесь, но и не отложите на завтра то, что нужно было сделать вчера.

Отдыхайте качественно

Соцсети — это не отдых.

• Выделите 15-20 минут в день на прогулку.
• Если нет возможности погулять, откройте окно и сделайте разминку.
• В конце каждого часа уделите пять минут «оживлению» тела: несколько раз ссутультесь и выпрямите спину, опустите и поднимите плечи, если есть возможность, встаньте и потянитесь всем телом.
• Не забывайте про гимнастику для глаз — при работе за компьютером это необходимо.
• Чтобы освежить мозг, сядьте расслабленно, потрите ладони друг о друга, чтобы они стали теплыми, и прижмите их плотно, но нежно к ушам. Посидите так секунд 30, вслушайтесь в «шум воды» и «выныривайте».

Будьте внимательны к себе, и ваша работоспособность повысится.