Чтобы снизить налог на прибыль, организация или ИП может учесть в расходах затраты на командировку сотрудника. Учитываются траты на проезд к месту командировки и обратно, а также на проживание. Но учесть их просто так не получится: факт расходов нужно подтвердить документами.
Проезд
Расходы на проезд можно подтвердить:
- проездными документами, например железнодорожным или авиабилетом, чеком об оплате проезда на такси;
- документами об оплате услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
На поезде или самолете
Чтобы подтвердить расходы на проезд, командированный сотрудник должен представить:
- сам билет или бумажную распечатку электронного билета;
- посадочный талон для авиаперелета или контрольный купон для железнодорожной перевозки.
В документах должны быть все реквизиты, которые подтверждают проезд сотрудника в командировку. Например, в посадочном талоне должны быть:
- ФИО сотрудника,
- маршрут,
- дата вылета,
- номер рейса,
- время окончания посадки на рейс,
- номер выхода на посадку,
- номер места в самолете,
- штамп о досмотре.
Посадочный талон — обязательный документ для подтверждения расходов. Но его выдают на руки не во всех аэропортах. В некоторых уже есть возможность считать с них штрихкод, а также существует электронная база данных досмотра.
Поэтому если посадочного талона нет, работник должен написать объяснительную записку и взять в авиакомпании справку, которая подтвердит факт поездки. Это платная услуга. В справке авиаперевозчика должны быть:
- ФИО сотрудника,
- маршрут,
- номер рейса и посадочного места,
- стоимость билета,
- даты полета.
На объяснительной записке руководитель должен поставить резолюцию «оплатить».
На такси
Расходы на такси нельзя оплатить за счет средств бюджета. Но организация может возместить эти расходы сотруднику за счет своих доходов при условии, что:
- они произведены с разрешения и ведома работодателя;
- такая возможность закреплена во внутренних документах учреждения, например, в положении о командировках;
- расходы должны быть экономически обоснованны и подтверждены кассовым чеком или БСО.
Если работник заказал такси через мобильное приложение и оплачивают услугу банковской картой, в документах об оказании услуг по перевозке должны быть обязательные реквизиты:
- наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
- наименование фрахтовщика;
- дата выдачи квитанции на оплату такси;
- стоимость пользования легковым такси.
Электронный кассовый чек с простой или усиленной неквалифицированной подписью равнозначен бумажному документу.
Проживание
Расходы на проживание в период командировки подтверждаются документами о найме жилого помещения.
Если гостиница и авиабилеты забронированы через турфирму, работнику обязаны выдать документы и для отчета перед работодателем:
- договор,
- квитанцию к РКО,
- электронный авиабилет,
- ваучер,
- туристическую путевку.
Если сотрудник после возвращения из командировки не представил полных сведений о месте проживания, при проверке могут возникнуть вопросы. Например, сотрудник приложил в подтверждение расходов счет за проживание на типографском бланке. Но в нем нет полного адреса гостиницы, ИНН и ФИО лица, заполнившего БСО. Чтобы защититься от претензий контролеров, нужно запросить недостающие реквизиты. Гостиница должна прислать письмо на официальном бланке с полными сведениями.