Для многих необходимо понимание, что «первые лица» - это люди, которые принимают решение и именно они находятся на вершине организаций. А значит, чтобы ваше письмо-обращение было вообще замечено и прочитано, то все ваши мысли должны быть изложены «без воды».
От умения формулировать и излагать свои мысли, кстати зависит не только решение конкретного рабочего вопроса или запроса, но и ВАША КАРЬЕРА.
Итак, для первых лиц - а именно Руководителей компании, РЕЗУЛЬТАТ важнее процесса. Результат - это эффект и он должен быть незамедлительным, так как они уж очень нетерпеливы. Поверьте, что большинство первых лиц весьма умны и привыкли молниеносно принимать свои решения.
И, поехали:
1.Начинаем со СТРУКТУРИРОВАНИЯ- где определяем главные мысли, последовательность изложения и рассматриваем детализацию:
- определите ТЕМУ
- определите типы высказываний: суть и причины проблемы, варианты решений
- конкретизируйте содержание высказываний
Все главные мысли отражаем в заголовках и их не должно быть много, чтобы можно было сфокусироваться на цель самого документа.
2.Вкладываем КОНКРЕТИКУ - где показываем цену вопроса и важности, без всяких там манипуляций:
- определяем минусы/плюсы
- сравниваем несколько различных вариантов: при этом не забываем про вариант, где ничего вообще не меняем
- вносим аналитику: цифры, факты, примеры с выводами
Пишем короткими предложениями. Одно предложение- одна мысль.
Напоминаю, для многих школьную программу: в предложениях выделяем субъект, объект и действие. И, не нарушаем логику « причина-событие- следствие».
3.Перечитываем подготовленную фактуру и начинаем СОКРАЩАТЬ- чем короче документ, тем выше шанс, что его прочтут и поймут:
- оставляем только ту информацию в подпунктах, которая критически необходима для аргументации
- если невозможно что-то сократить, то сопровождаем выжимкой, где есть главные мысли (размер выжимки- не более одной страницы А4)
Вот, ниже примеры обращений. Читаем внимательно и применяем к своим ситуациям при обращении, чтобы в дальнейшем понимать, почему на вас так реагируют/или совершенно не реагируют адресаты…
Цель обращения к Президенту компании - получить согласие с предлагаемым решением. Проблема: печать цветных документов.
1.«Иван Петрович, здравствуйте!
В прошедшем году наши сотрудники печатали много документов в цвете, хотя могли бы обойтись просто черно-белой печатью. Предлагаю запретить цветную печать справок, основных страниц отчетов и документации и печатать в цвете только обложки и те страницы, где печать действительно необходима.»
И как по вашему должен реагировать Президент на подобное обращение? Правильно: скоре всего проигнорировать и вообще не вникать в детали подобного канцелярского обеспечения.
2.«Иван Петрович, здравствуйте! В прошедшем году наши сотрудники МНОГО печатали документов в цвете, даже тогда, когда могли обойтись черно-белой печатью. Это может нас разорить! Мы скоро потрать весь бюджет компании на закупку цветных картриджей! Давайте запретим это безобразие!!! Надо разрешить печатать в цвете только те страницы, где действительно такая печать необходима!!!»
Как вам письмо с эмоциями? Если выдавать мелкие проблемы за жизненно важные в таком ключе для преуспевающей компании, то сотрудник явно сможет заработать себе только дурную репутацию и всё.
3.« Иван Петрович, здравствуйте!
В прошедшем году наши сотрудники печатали много документов в цвете даже тогда, когда могли обойтись черно-белой печатью. Затраты на цветную печать составили 4,2 млн. руб. - почти 3% от общих расходов компании.
Предлагаю запретить цветную печать справок, основных страниц отчетов и документации и печатать в цвете только обложки и те страницы, где такая печать действительно необходима. Это позволит нам экономить не менее 2 млн. руб. ежегодно.»
Ну и что вы скажите на это письмо, где ясен весь масштаб бедствия. Конечно же, такой формат обращения-письма заслуживает внимания руководителя компании: так как есть измеримые величины, сопоставимые с деньгами.
Не забывайте и про последствия той или иной ситуации: негативные ( затраты и потери), позитивные ( возможность заработать, сохранить бюджет, найти новые перспективы и др). При обращении, не забывайте, и про новые возможности и про возможные «скрытые» риски.
УДАЧИ ВАМ с подготовкой СВОИХ ЛУЧШИХ ТЕКСТОВ, ведь наше обращение - и есть наши мысли и все мы. Если мы понятно и кратко пишем- то соотвественно, также четко у нас разложена информация и в голове.
Основное: ДОКУМЕНТ должен быть ПОЛЕЗЕН АДРЕСАТУ и помогает принимать ему важные решения.