Если у вас уже зарегистрировано ИП и вы получаете выручку наличными, то вам необходимо различать такие понятия как касса предприятия и кассовый аппарат.
Кассовый аппарат (аппарат ККТ) - предназначена для механизации кассовых операций, учета денежных поступлений, регистрации приобретения товара, печати кассового чека и отправления данных в налоговые службы (в России — ФНС) или промежуточному оператору. При этом кассовых аппаратов может быть много, в зависимости от того, сколько у вас точек продаж.
Касса предприятия – это операционная касса, то есть в ней проводятся все наличные операции без участия кассового аппарата.
Например:
- сдача выручки за день по торговым объектам
- поступление наличных денежных средств снятых с расчётного счёта предприятия
- все наличные расходы, например выплата подотчётному лицу
- сдача денег инкассаторам для дальнейшей передачи в банк, и т.п.
Кассой предприятия может быть отдельное помещение, сейф или даже ящик в письменном столе.
Кассовая дисциплина – это свод правил и требований при осуществлении операций связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств, другими словами кассовые операции.
Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов.
Основные правила кассовой дисциплины:
- оформление кассовых документов производится в кассовой книге, которая должна быть прошнурована, подписана и скреплена печатью. Любое поступление денег сопровождается оформлением приходного кассового ордера, все расходные операции оформляются расходным кассовым ордером с обязательным подписанием ответственного лица, которое получает денежные средства. Именно кассовая книга запрашивается налоговыми инспекторами при проверках.
- соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
- соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
- соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
Кассовая книга ведётся независимо от того есть у вас кассовый аппарат или нет.
Но в отличие от ООО ИП имеет более упрощенную процедуру ведения кассовой книги, так как предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы.
Для малого бизнеса также отменена необходимость устанавливать кассовый лимит остатка наличных денежных средств в кассе.
Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:
- Документы на бумажном носителе оформляются от руки. Все документы должны быть подписаны ответственными лицами.
- Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями. Или печатаются на бумажный носитель.
- Кассовая книга прошнуровывается, подписывается и заверяется печатью.
Функцию контроля кассовой дисциплины выполняют работники Федеральной Налоговой службы.
Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:
- снятие остатков кассы на момент проверки;
- распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
- запросить на проверку кассовую книгу, а так же все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, справка-отчёт кассира-операциониста по форме КМ-6 и т.д.);
Штрафы за нарушение правил кассовой дисциплины
За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:
- для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.