Я считаю, что в бизнесе важно не только быть специалистом своего профиля, но и уметь правильно общаться с начальством. В деловой среде часто приходится решать вопросы в формате переписки. Составлять деловое письмо нужно так, чтобы не оплошать случайно и статус свой в глазах начальника повысить.
Отвечать в течение 2 дней
Знакомый часто тянул с ответом начальству, а потом удивлялся, что ему отказали в повышении. Думаю, его посчитали безответственным.
В бизнесе важна своевременность, поэтому советую отвечать на деловые письма в течение 2 дней. Если по каким-либо причинам требуется больше времени, следует предупредить, что ответ будет позднее, и указать примерные сроки.
Всегда указывать тему
Большинство моих друзей, не читая, удаляют входящие без темы, считая их спамом. Поле «Тема» рекомендую обязательно заполнять. Именно эта строчка, а не имя или адрес отправителя, привлекает внимание к сообщению.
Емкий, но содержательный заголовок, отражающий суть письма, – гарантия того, что его не проигнорируют.
Здороваться и обращаться по имени
Обращение часто начинают словами «Доброго времени суток» или «Уважаемый(-ая)», то есть с общеизвестных штампов. Вежливость важна, но, полагаю, классическое «Здравствуйте» звучит приятнее.
Обращаться рекомендую по имени, поскольку его отсутствие обезличивает послание, ставит в один ряд с массовой рассылкой.
Проверять имена и названия
Ошибка в имени непосредственного начальника может всерьез его обидеть, даже если будет банальной опечаткой. Неточности в названии компаний или продуктов говорят о некомпетентности автора письма.
Такие оплошности заставляют задуматься, хорошо ли специалист разбирается в обсуждаемом деле.
Структурировать текст
Знакомый начальник отдела как-то признался, что у него не хватает времени и терпения читать письма, в которых много бесполезной информации, либо ее подают хаотично.
Советую обязательно разбивать текст на абзацы и использовать стандартную для делового общения структуру. Оформите вступление, разъясните суть, закончите благодарностью или призывом к действию и оставьте свои контактные данные.
Самое важное писать вначале
Вода в начале письма отобьет желание читать его дальше. Лучше сразу же после приветствия кратко и емко рассказать о цели обращения.
Например: «Я, такой-то, разработал бизнес-проект для продвижения новой продукции. Прошу рассмотреть и поддержать материально».
Убедиться, что вложения прикреплены, вычитать текст
Заметил, что деловые люди доверяют наглядной информации, а не голословному тексту. Без графиков и фотографий предложение могут отклонить.
Также рекомендую перепроверить, легко ли воспринимается текст, нет ли в нем ошибок.
С какими проблемами в деловой переписке столкнулись вы и что предприняли для их решения? Буду рад, если поделитесь в комментариях.