Бывает так, что сотрудники разных подразделений не знают, кто и за что отвечает в компании. Такое положение дел влечет за собой негативные последствия — например, сотрудники перекидывают друг другу задачи, которые не входят в их должностные обязанности, и даже выполняют их.
Особенно жаль тех добросовестных коллег, которые становятся экспертами не своего дела и последующие подобные поручения с легкостью берут на себя, не получая за это доплат и откладывая приоритетные задачи своей должности на потом.
Что делать, если такой важный этап, как утверждение коммуникационных каналов в компании, был упущен?
Этап №1. Определить ответственных
Сначала необходимо разобраться, какие задачи являются не прикрепленными ни к одному отделу и почему?
Возможно, вам не хватает еще одного специалиста или офис-менеджера.
Этап №2. Определить порядок взаимодействия между отделами
Пропишите каждый бизнес-процесс и найдите тот, при котором работники компании теряются или каждый раз заново придумывают план по его выполнению.
Например, в клининговой компании N менеджер объекта не знал, у кого попросить денежные средства на ремонт колес для поломоечной машины в торговом центре. План его действий выглядел так: позвонить бухгалтеру — он выдаст деньги. Бухгалтер, в свою очередь, отправил менеджера к техническому директору, а тот попросил написать расчет и подкрепить его подписью генерального директора.
И зачем столько действий?
Решение здесь одно — составить официальный бланк выдачи наличных и оповестить всех менеджеров о порядке действий в данной ситуации.
Этап №3. Определить инструменты коммуникаций
Конечно, прописать структуру коммуникаций и отправить всем сотрудникам по почте для ознакомления — уже хороший шаг на пути к порядку в компании.
Но сегодня неиспользование готовых решений для автоматизации процессов является большим упущением и явно не приводит к активному развитию компании.
Как поступить?
Основным инструментом взаимодействия между сотрудниками может стать CRM-система
- Все необходимые данные (контакты, должности, зоны ответственности и т. д.) будут собраны в одном месте
- Сотрудники смогут ставить задачу и назначать ответственного по готовой утвержденной структуре
- История обращений будет записана — это поможет быстро найти важную информацию по задаче и сроки ее постановки
- Про задачи перестанут забывать, так как они будут зафиксированы в системе и автоматически ежедневно напоминать о себе
Каких результатов вы добьетесь, используя системы автоматизации
- Сократится время на поиск необходимой информации
- Уменьшится количество исходящих звонков
- Повысится уровень психологического комфорта в компании
- Ускорится процесс обработки заявки от клиента
- Повысится лояльность персонала к компании
Вывод. Если вы заметили, что в вашей компании появился хотя бы один признак разрозненности коммуникаций, то важно устранить его как можно скорее. Внедрение CRM-системы для налаживания взаимодействий между отделами поможет избежать больших проблем в будущем.