Как бы это банально не звучало - но на рабочем месте нужно уметь переключаться в "рабочий" режим и сосредоточиться на решении конкретной задачи.
Существует несколько гарантированных способов повысить продуктивность на рабочем месте:
- Составить план на день, неделю, месяц. Без планирования сложно работать. Поставленная цель – она как маяк - показывает, куда нужно двигаться и освещает путь.
- Ранжировать задачи по степени их важности. Этому фокусу придётся поучиться. Условно говоря, все задачи можно разделить на типы:
- Важные и срочные.
Пример – прислали вопросы по проекту. Через 2 часа рабочее совещание. Конечно, нужно всё отложить и заняться подготовкой.
- Важные, но не срочные.
Пример – разработка проектной документации в заранее оговорённый срок. Решение текущих вопросов по согласованию элементов проекта.
- Не важные.
Могут быть как срочными, так и не очень.
Пример – поступает звонок от заказчика проекта: - «Мы решили немножко переделать кое-что. Накидайте варианты и пришлите. Мы посмотрим и решим, надо ли это делать». Верным ответом будет – «Пишите официальное письмо с описанием вариантов. Тогда посмотрим». Скорее всего, вопрос отпадёт ещё на стадии формулирования письма.
- При поступлении важного звонка с новыми ЦУ, ни в коем случае нельзя бросать то, чем занимались до этого. Необходимо довести дело до логической точки и записать, на чём остановился и что планировалось делать дальше. Возможно, вернуться к этой работе придётся через месяц. Трудно будет вспомнить, что именно делал.
- При поступлении вопроса, выходящего за рабочие компетенции, следует сразу же направить задающего вопрос туда, где ему могут помочь. Если же непонятно, куда адресовать вопрос - необходимо сразу же чётко это сформулировать - "Эти вопросы вне моего круга ответственности".
Но это вовсе не означает, что нужно всех отсылать куда подальше.
Простой пример. На входе в офис стоит мужчина и переминается с ноги на ногу. Увидев, что вы тоже подходите к офисам, он устремляется к вам. Задаёт вопрос – «Извините, а вы не подскажете, где найти офис фирмы X. Мне дали номер их телефона, а там не берут трубку». Если вы об этой фирме ни разу не слышали, то стоит так и сказать, и посоветовать уточнить у охраны – там точно смогут помочь.
Однако, найдутся люди, которые вместе с мужчиной пойдут искать офис компании, звонить тому, кто дал номер, чтобы узнать не ошибся ли он. И всё это вместо того, чтобы работать.
- Помощь коллегам так же очень важна. Но не нужно срываться с места каждый раз при фразах «Можешь помочь?», «Есть минутка?». Работу так же нужно довести до конца – довести мысль до логического заключения. Можно ответить – «Дай мне пять минут», завершить начатое и потом помочь.
- Залипание в социальных сетях, разговоры ни о чём за чашкой чая – это расход рабочего времени в пустую. Если появилась действительно свободная минутка – лучше потратить время, чтобы узнать что-то новое в профессии.