Если, бродя по просторам всемирной паутины, Вы заглянули на этот сайт, значит, тема офисного переезда Вам небезразлична. Возможно, в скором времени Вам предстоит переезд, и Вы не знаете, как всё правильно организовать.
Надеюсь, что, прочитав эту статью, Вы найдете ответы на некоторые интересующие Вас вопросы. Все эти рекомендации основаны на опыте реальных офисных переездов - переезжало несколько отделений банка, в котором работает
Ваш покорный слуга.
Любой переезд можно условно разделить на три этапа:
Подготовительный (планирование). Транспортировка (перетаскивание, перевозка и т. д.) Заключительный этап.
Во время офисного переезда как никогда верна народная мудрость, гласящая, что время - деньги. Исходя из собственного опыта, хочется сказать, что наиболее важная часть переезда - первый этап. Как правило, 80% переезжающих уделяют ему минимум времени, что чревато потерей времени и соответственно, денег на всех остальных этапах.
Для начала, хочу отметить, что среди всего, что перевозится в офисе, можно выделить три основные группы: мебель, документы, техника.
Ну, с мебелью всё понятно: к моменту погрузки в транспорт она должна быть максимально подготовлена: все бьющиеся части по возможности вынуты или защищены каким-либо образом (например, с помощью липкой ленты обклеены слоем поролона). Из ящиков столов, шкафов, тумбочек и т. д. должно быть вынуто все хрупкое и то, что боится поворотов, наклонов и т. д. (например, пузырек с чернилами). Все ящики должны быть заклеены липкой лентой, закрыты на замок или вынуты и каким либо образом промаркированы на предмет их принадлежности именно этому столу(тумбочке, шкафу). Кроме того, необходимо так же разработать план выноса мебели, в котором нужно учесть две вещи: проход, через, который будут выносить вещи, должен быть постоянно свободен и во-вторых, во время выноса крупногабаритной мебели (например, шкафов) должно быть оставлено необходимое пространство для маневра (поворотов, наклонов и т. д.).
Если есть много однотипной мебели, например, столов или тумбочек, целесообразно будет их промаркировать. Например, приклеить обычный ценник с надписью "кред.
отдел. гаврилов". Таким образом, мы убиваем двух зайцев: сразу же становится ясно, кому и куда ставить стол (тумбочку, шкаф) на новом месте, и удается избежать разборок в стиле "ага, это не мой стол, а мой стол был немного темнее и красивее и он теперь у петрова, поставьте мне мой стол! "
Документы. Самый оптимальный вариант, это если бы документы переезжали прямо в шкафах, тумбочках, столах, но, к сожалению, чаще всего это невозможно. Если документов в офисе много, то их лучше всего паковать так: все документы с одной полки (ящика) - паковать в одну упаковку. Естественно, все упаковки необходимо подписать. Далее, если получается много маленьких упаковок, их можно группировать по какому-либо признаку: например, по принадлежности одному подразделению, и на мешке или ящике с упаковками документов поставить соответствующую отметку. Таким образом, благодаря этим пометкам, когда документы будут выгружаться из машины и переноситься к месту постоянной дислокации, временные затраты будут сведены к минимуму.
Техника. Если в связи с переездом офиса Вы не планируете обновить парк техники, то самый лучший вариант перевозить ее отдельно от мебели. Иначе случайно упавший ящик стола или тумбочки может стать причиной появления у
Вашего сотрудника нового монитора. Опять же, при наличии большого количества однотипной техники, например, компьютеров, телефонов и т. д., необходимо промаркировать, кому принадлежит техника, а если от системных блоков отсоединяется клавиатура и "мышь", их так же необходимо промаркировать - это может потом сохранить нервы Вашим сотрудникам и Вам.
Ну, вот всё упаковано и промаркировано. Далее идет второй этап - транспортировка. Здесь лучше всего довериться специализированным компаниям. Причин для этого несколько. Например, возможность потребовать, чтобы все сотрудники данной фирмы, именуемые грузчиками, которые будут задействованы в переезде Вашего офиса, были трезвые. Вторая причина - в этих фирмах транспорт, как правило, адаптирован для перевозок такого типа, то есть присутствует специальная система креплений мебели и грузов, присутствует амортизирующий слой в кузове и т. д. Кроме того, специалисты этой фирмы могут начать Вам помогать уже на этапе планирования переезда.
Заключительный этап. Ну, вот мы и добрались до последнего этапа офисного переезда. Он, в свою очередь, состоит тоже из двух частей: контроль за тем, чтобы крепкие молодые люди из вышеупомянутой специализированной фирмы, растаскивали перевезенные вещи по кабинетам, согласно меткам, которые Вы нанесли во время подготовительного этапа, и подготовки торжественного отмечания с Вашими сотрудниками самого факта переезда офиса на новое место.