Почти каждая вторая юридическая проблема предполагает вручение каких-то документов: сломался телефон – нужно вручить претензию продавцу; пристав списал всю пенсию – нужно вручить жалобу, да даже заявление об увольнении тоже нужно уметь правильно вручить работодателю; а еще есть запросы, жалобы, уведомления и прочая официально-деловая корреспонденция.
Вот только подготовить эти документы – это полдела. Правильно их вручить ничуть не менее важно. Думаете, это просто? Тогда проверьте себя по этому тесту.
Если у Вас был хоть один неправильный ответ, то прочитайте эту статью: займет всего минуту, а позволит избежать целого множества проблем.
Итак, прежде всего давайте поговорим о способах вручения официального письма. Сделать это можно как лично, так и почтой.
Если мы отправляем письмо почтой России, то у нас должны быть доказательства:
- Получения письма адресатом. В этом нам поможет уведомление о вручении. Оно может быть простым или заказным - для дела это не важно. Разница в том, что простое Вам опустят в почтовый ящик, а за заказным придется идти на почту самому. Кроме того, покупая почтовую услугу "уведомление о вручении", Вы сразу получаете трек-номер для отслеживания письма (он указан прямо в кассовом чеке об отправке письма) - следить за ним можно на сайте почты России. Кстати сведения с этого сайта суды обычно принимают как доказательство получения письма адресатом, т.е. даже если само почтовое уведомление затеряется, совсем без доказательств Вы не останетесь.
- Содержимого письма. В этом нам поможет опись вложения: ее нужно заполнить в двух экземплярах, описывая что конкретно Вы вкладываете в конверт. Сотрудник почты сверит содержимое письма с тем, что указано в описи, и заверит опись своей подписью и штампом почты. Один экземпляр описи он вернет Вам. Именно он и будет доказательством того, что Вы отправили претензию / жалобу / заявление (нужное подчеркнуть), а не просто открытку или вовсе конверт с чистыми листочками (да, такие письма тоже иногда приходят от не очень добросовестных контрагентов).
Эти же правила применяются, если Вы отправляете письмо не почтой России, а курьерской службой экспресс-доставки. Все подобные сервисы представляют услуги заверения описи почтового отправления и уведомления о доставке адресату. Уточните об этом, если будете использовать курьерский сервис.
Если мы вручаем письмо непосредственно получателю, то роль перечисленных выше доказательств будет играть отметка получателя о получении нашего письма. Давайте разберемся, как правильно вручить письмо непосредственно в руки получателю:
- Сначала запаситесь как минимум двумя экземплярами Вашего письма. Это не обязательно должны быть два оригинала - подойдут оригинал и снятая с него копия. Один экземпляр (оригинал) Вы вручаете и оставляете адресату, а второй (копию) забираете себе с распиской адресата в получении письма.
- Проверьте полномочия человека, который будет расписываться в получении письма. Если Вы вручаете письмо не непосредственно в руки получателя, а его представителю, то запросите у него доверенность. Проверьте, какие полномочия указаны в этой доверенности, и только после этого вручайте письмо. Кстати взять себе копию доверенности (или хотя бы сфотографировать ее) будет совсем не лишним. Этот пункт не обязателен, если Вы вручаете документ через канцелярию официального учреждения (например, в суд, службу судебных приставов, Роструд или Роспотребнадзор и т.п.). В этом случае Вашему письму будет присвоен входящий номер и дата, проставлен штамп этого учреждения - оснований сомневаться в получении письма нет. Еще, например, этот пункт можно пропустить, если будете вручать претензию продавцу в том же магазине, где покупали товар - главное проследите, чтобы были выполнены все остальные пункты.
- Проверьте, чтобы получатель правильно расписался в получении письма. В расписке о получении обязательно должны быть указаны дата получения, подпись получившего и ее расшифровка, его должность (при наличии - например, если письмо вручается организации через ее сотрудника). Если письмо вручается организации, то рядом с отметкой о получении должен стоять еще оттиск печати или штампа организации.
Вот так например будет выглядеть отметка о получении претензии:
Претензия получена
26 апреля 2021 года
Подпись / Администратор Иванова Мария Егоровна
Оттиск печати организации
Конечно, если претензия вручается физическому лицу - например, затопившему Вас соседу, то из отметки исчезнут должность и оттиск печати. Но вот дата и подпись с расшифровкой обязательно должны остаться при любом раскладе.
И еще один действенный способ, чтобы перестраховаться. Если после того, как Вы лично вручили письмо, у Вас остаются какие-то сомнения: например, в полномочиях лица, расписавшегося в получении, или Вам не нравится, как оформлена сама отметка о получении, то просто отправьте это же письмо почтой. Это тоже правильно. Не бойтесь, никакой путаницы в сроки получения повторная отправка не внесет - если Ваш получатель не имеет цели оспаривать факт или дату получения письма, то датой получения все равно будет более ранняя дата, т.е. дата, когда письмо получено на руки. Но если получатель все же будет это отрицать, то почтовая отправка как раз и выручит Вас в этом случае.
Было полезно? Ставь лайк, подписывайся и читай статьи на близкие темы:
Что будет, если не забирать на почте письма из суда и других органов?
Почему важно всегда оставлять себе копию доверенности, если договор подписывает представитель