Дорогой читатель, было ли у тебя ощущение, что ты ничего не успеваешь, все валится из рук, дедлайны горят, с трудом получается выделить время на уборку дома, а о полноценном отдыхе ты уже давно забыл. А ведь у тебя наверняка есть какие-то мечты и грезы, которые хочется успеть осуществить.
Не исключено, что главная твоя проблема - это неэффективный тайм-менеджмент. А так как большинство людей не является специалистами в этой сфере, то хочется перепоручить организацию своих дел кому-то другому, возможно, какой-то системе. Я знаю, как эта система называется, и что нужно сделать, чтобы внедрить ее в свою жизнь. Как вы уже поняли, в этот раз мы обсудим GTD .
1. Что вообще такое Getting Things Done?
В самом начале, хочу немного оговориться. Если вы ждете, что GTD – это волшебная таблетка, после принятия который все ваши проблемы саморешатся и все мечты самоисполнятся, то нет. Вам все равно придется трудиться, чтобы чего-то достичь. Однако то, о чем я буду говорить ниже позволит организовать вашу деятельность так, чтобы использовать ваши текущие способности по максимуму.
Итак, система GTD была придумана Дэвидом Аленом и изложена в его же книге с одноименным названием. Она подразумевает сортировку всех ваших мыслей, дел, идей, мечт и вообще всего, что может вас волновать в данный момент времени, в определенные списки. То бишь, GTD позволяет разгрузить ваш мозг от всего, что может мешать вашей текущей деятельности, доверить это системе, а самому полностью погрузиться в дело и не думать ни о чем другом. Очевидно, что в случае, когда вы полностью сосредоточены на работе, вы становитесь в разы эффективнее.
2. Структура GTD
2.1. Корзина
Из чего же состоит GTD , и что оно вообще из себя представляет? Для начала, запомните вот что: с этого момента все, что приходит вам в голову в любое время суток, все дела, которые вам нужно сделать, идеи, желания, мечты, цели, все это нужно заносить в специальный список. Это будет нашим первым списком в системе GTD , и он называется «Корзина». Как он будет оформлен – неважно. Это могут быть записи в блокноте, в каком-то приложении, какие-то карточки, все, что угодно. Лично я предпочитаю использовать приложение Trello , так как благодаря синхронизации между устройствами, я имею доступ к своему GTD в любой момент времени, где бы я не находился. Ну, а вы можете использовать то, что больше нравится вам.
2.2. Алгоритм разбора корзины.
Итак, теперь все, что нас волнует в итоге оказывается в корзине. Что с ней делать теперь? Разбирать! Разбирать будем по определенному алгоритму, уделяя все свое внимание каждой отдельной задаче по очереди. То есть, мы взяли одну заметку из корзины, и работаем с ней, пока не закончим, и только потом беремся за следующую. Первый вопрос, который нам стоит задать, работая с задачей:
2.2.1. Что это?
Каким бы тупым не казался этот вопрос, нам надо на него ответить. Иногда, торопясь записать заметку в течении дня, мы не думаем над формулировкой, однако, чем конкретнее и четче сформулирована задача, тем проще ее выполнить. Это удивительно, но четко сформулированным задачам наш мозг подсознательно выдает более высокий приоритет, ведь он четко понимает, что от него хотят. Поэтому необходимо описать задачу максимально понятным языком.
2.2.2. С этим надо что-то делать?
Не со всеми карточками, что попадают в корзину надо что-то делать. Возможно, это просто какая-то заметка, например, расписание автобуса, номер красотки, с которой вы познакомились в баре, и так далее. Если это справочная информация, с которой вам ничего не надо делать, но необходимо запомнить, то она улетает в список «Архив». Его еще называют «Заметки», хотя значения это не имеет.
Здесь будет лежать вся справочная информация, которая к вам попадает, таким образом вы никогда ничего не забудете, так как все будет лежать здесь. Это одна из тех вещей, за которые я обожаю GTD , так как у меня постоянно появляются всякие вещи, которые было бы удобно куда-то отложить и запомнить, и, благодаря GTD , у меня есть такое место.
Список «Архив» еще удобно делить на подкатегории. Например, «Работа», «Список фильмов», «Номера», и так далее. Я сам так делаю, и это очень удобно.
Если же с этой информацией не надо ничего делать, и вы не хотите ее запоминать, она вам вообще мало нужна, то такие карточки улетают в «Мусор». Можете просто сжечь их, нажать кнопку «удалить» в приложении, уничтожить всеми доступными методами.
Если ответ «Да», то переходим к следующему вопросу.
2.2.3. Мне?
Если вы записали, например, что Вася должен вам отправить смешное видео с котиками, или что вы поручили подчиненному распечатать документы, то очевидно, что вам с эти делать ничего не надо. И чтобы собрать все подобные карточки в одном месте, у нас есть список «Ожидание». Тут лежат все дела, которые должны сделать для вас другие люди. Иногда бывает удобно перепоручать кому-то ваши дела, чтобы высвободить время для более важных дел, так что подобный список просто необходим.
Если с этим надо что-то делать, то переходим к следующему вопросу.
2.2.4. Сейчас?
На этот вопрос нужно уметь ответить. Под «Сейчас» подразумевается, например, в ближайшие пару дней. Или неделю. Определяйте это как вам больше нравится, я, например, предпочитаю недельный временной промежуток. Но отвечайте осторожно, вам часто будут попадаться такие вещи, которые якобы нужно сделать сейчас, но, по-хорошему, если подумать, они не такие и срочные, и их можно отложить.
В любом случае, если вы решили, что все-таки не сейчас, то карточка идет в один из следующих списков. В «Календарь», если это надо сделать в конкретную дату. Например, у вас концерт на 6-е число, или какая-либо встреча 20 февраля. Сюда попадает все, что делается в определенное время. В качестве этого списка удобно использовать, например, приложение Google Calendar , хотя, можете использовать что угодно, хоть настенный физический календарик. Как вам удобно, опять же.
Если у данной задачи нет определенного времени выполнения, то заносим в список «Когда-нибудь». «Когда-нибудь» - это одна из крутейших частей GTD . Тут будут ваши цели, все крутые и интересные штуки, которые раньше вы просто забывали, но всегда хотели заняться. А теперь они тут. И просматривая этот список вы всегда будете радоваться и с теплотой на душе думать: «Блин, сколько же еще есть крутых вещей, которыми я могу заняться».
«Когда-нибудь» также удобно разделять по категориям, «не скоро», и так далее. Сами определяйте, как вы будете сортировать ваши будущие свершения.
Если задачу необходимо сделать сейчас, то переходим к следующему вопросу.
2.2.5. Она одношаговая?
Здесь нужно определить понятие одношаговости. Одношаговые задачи – это задачи, с которыми вы можете справиться прямо сейчас, без предварительной подготовки. Например, «убраться дома» - задача одношаговая. Веник в зубы и вперед. А вот «покрасить стены» - нет. Вам надо сначала купить краску, содрать обои, потом покрасить стены. С другой стороны, если у вас уже есть краска и стены готовы к покраске, то задача одношаговая.
Если вы ответили, да, решили, что задача одношаговая, то отвечаем на вопрос:
2.2.5.2. Можно сделать за 2 минуты?
Если это задача, которую можно сделать за 2 минуты, или за другой очень короткий промежуток времени, то почему бы ее сразу не сделать? Так и поступаем. Сразу разбираемся с такими задачами и спим спокойно.
Если же это задача, которая требует времени, или же вы не хотите/не можете этим сейчас заняться, то карточка улетает в «текущие действия». Это список дел, которые вы должны выполнить в первую очередь. То есть, когда у вас появляется свободная минута, вы сразу смотрите в этот список. И выполняете то, что хотите и успеваете сделать. Вот так просто. Просто смотрите в список и выполняете, что вам больше нравится, или вообще все подряд. Даже не переживайте, что вы что-то забудете, все ваши дела, которые попали в систему GTD, будут учтены, обработаны и сделаны. Можно делить «текущие действия» на обстоятельства, в которых вы находитесь. К примеру, «Сделать, пока я еду в такси», или «сделать если есть доступ в интернет», и так далее. Это очень удобно, например, если у вас есть свободные полчаса, то вы не сидите и не тупите, думая «что бы мне такого поделать, есть полчаса», вы смотрите в соответствующее обстоятельство «Дела на полчаса», если у вас есть такая категория, и выполняете. В Trello это можно организовать с помощью меток, как я и делаю.
2.2.6 Не одношаговая?
Если же задача НЕ одношаговая, то ей самое место в «Проектах». Каждая карточка в проектах должна получить в своем описании:
1. Критерий выполнения. Очень важно понимать, когда проект можно считать завершенным. Поэтому нужно четко сформулировать, что вы ждете от данной задачи, иначе как вообще понимать, когда проект завершен?
2. Примерный план. Почему примерный? Не всегда можно точно описать алгоритм выполнения задачи, однако хотя бы в общих чертах надо описать, что нужно делать, чтобы ее завершить. Этот план может меняться по мере выполнения проекта.
3. Текущий шаг. То, что вы делаете для выполнения проекта сейчас. Этот пункт вы всегда кладете в корзину в качестве карточки, и заново проходите весь алгоритм, начиная с вопроса «Мне?».
Зачем это надо? Например, если вы только что создали проект «Научиться делать сальто назад», то первым делом необходимо, предположим, погуглить, что вообще нужно делать для того, чтобы этому научиться. Но вы также можете, предположим, попросить вашего друга, или помощника погулить за вас, тогда этот шаг проекта надо занести в «Ожидание». Или же вы можете сделать это сами, тогда это короткая задача, которую вы делаете сразу, или же заносите в «текущие действия».
Чтобы точно знать, куда попадет этот шаг проекта, необходимо прогнать его через алгоритм.
После выполнения первого действия проекта, вы назначаете второе, работаете с ним, далее третье, четвертое, десятое… И так, пока проект не будет завершен.
ПОЛНАЯ СХЕМА:
3. Как внедрить GTD в свою жизнь?
Итак, как работает GTD мы разобрались. Осталось понять, с чего надо начать, чтобы внедрить эту бомбическую систему в свою повседневность.
Для начала, сядьте, и выпишите ВСЕ, что у вас сейчас есть в голове в корзину. Все ваши планы, мечты, дела, цели, занятия, мысли, заметки, расписание, ВООБЩЕ ВСЕ. Любая мелочь, которая приходит вам на ум. Хотите попить кофе? Запишите в корзину. Хотите слетать на Мальдивы? Запишите в корзину. Мечтаете пожать руку Биллу Гейтсу? Запишите в корзину. Хотите свергнуть правительство США? Снова, запишите в корзину.
У вас должен получиться ОГРОМНЫЙ список, в 100+ пунктов, минимум. Вы поймете, когда стоит остановиться, когда почувствуете в голове пустоту, абсолютный вакуум. Вы должны настолько выложиться, что ни одной мысли не останется в голове. Вообще. Абсолютно. Это может спокойно у вас занять целый день, с утра и до вечера. Не волнуйтесь, это нормально.
Следующий шаг: обработать весь этот огроменный список. По алгоритму. Который выше. То есть, берете каждую задачу, и проходитесь по всем пунктам. Это тоже займет немало времени, но, очевидно, но оно того стоит.
Это все нужно для того, чтобы полностью передать все ваши дела GTD . Без данных операций, вы не сможете полностью положиться на систему и полностью ей доверять.
4. Как поддерживать и работать с GTD ?
У вас наверняка остались вопросы по поводу того, как пользоваться этой системой в повседневной жизни, и как она работает. Сейчас объясню.
Как я уже говорил, все мысли и все дела вы записываете в корзину в течении дня. Каждый день необходимо уделять хотя бы по 10 минут на обработку корзины. Работайте по алгоритму, скоро вы его запомните наизусть и будете интуитивно понимать, куда какую карточку отправлять. И обязательно каждую неделю проводите тотальный обзор вашего GTD .Например, в воскресенье вечером, уделите часик на то, чтобы проверить, всем ли проектам вы назначили текущее действие, пройдитесь по списку «Когда-нибудь потом», возможно, у вас на этой неделе мало дел и вы можете взять оттуда что-то. Проверьте, не потерялась ли какая-либо карточка, все ли на своих местах. В сумме, на GTD неделю у вас будет уходить не более 2-х часов, но профит колоссальный.
Очень важно, чтобы у вас был постоянный доступ к «Текущим действиям» и к «Календарю». Каждый день, вы просыпаетесь, берете эти 2 списка, и начинаете фигачить задачи. Если у вас есть что-то четко запланированное по времени – делайте это согласно «Календарю». Как только появляется свободное время, и вы хотите заняться чем-то полезным, смотрите в «Текущие действия», выполняйте задания оттуда. И не думайте ни о чем другом, ведь все ваши дела учтены и обработаны, все в системе, все обязательно выполнится, в этом и прелесть GTD .
Поздравляю, теперь у вас есть система, которая, при регулярной обработке, позволит вам совсем не заботиться о будущих задачах и сосредоточится на текущих. Естественно, так как ваша голова освободилась лишних в данный момент мыслей, ваша эффективность возрастет, и это офигительные ощущения. Вы это осознаете примерно через пару недель после внедрения GTD . Вы увидите, что напрягаться вы стали меньше, но все дела, даже те, которые раньше откладывались в самые темные закоулки вашего сознания, теперь успешно выполняются, и это невероятный кайф.
Всем удачи в освоении GTD . С вами был Обломов. Пока.
Если хотите почитать про мой личный опыт внедрения GTD , подписывайтесь на мой блог в telegram, там скоро выйдет пост об этом ( или уже вышел) https://t.me/NineOblomeow
Если у вас остались какие-либо вопросики, вы всегда можете написать лично мне в telegram https://t.me/oblomeow