Мы хотим быть эффективными. Зайдите в любой книжный магазин, чтобы это увидеть. С порога на вас призывно посмотрят книги о том, как повысить личную эффективность, как управлять своим временем и финансами, как все успевать, как успевать отдыхать, как успевать успевать.
Мы хотим, чтобы люди вокруг тоже были эффективны. Нас в меньшей степени заботит, чтобы они успевали отдыхать, но очень заботит, чтобы выполнялись договоренности, соблюдались сроки, никто не опаздывал и не ошибался.
Но иногда люди ошибаются, опаздывают, не соблюдают сроки и не выполняют договоренности. Можно ли в таких условиях добиваться результата? Как выстроить работу так, чтобы команда работала как слаженный механизм, если его элементы не совершенны? Как мерять эффективность, когда КПЭ (ключевые показатели эффективности) себя не оправдали?
Мы задались этими вопросами два года назад и разработали симулятор, с помощью которого исследуем команды. Пока команда управляет космическим кораблем и выполняет миссии в космосе, данные о ее взаимодействии автоматически анализируются в режиме реального времени. Часть показателей используются для оценки игровой эффективности: сколько станций она смогла защитить, не подверглась ли нападению со стороны вражеских кораблей, сколько истребителей потеряла, сколько времени смогла продержаться в игре. Мы разбираем результаты с участниками и проводим параллели с их реальной деятельностью. Так выглядят наши сессии.
Вместе с командами мы развеиваем мифы об эффективности — вот 5 самых распространенных.
Командная эффективность — это когда команда демонстрирует максимальный результат.
Корни мифа — в определении слова «эффективность». Под эффективностью понимают достижение максимального результата при фиксированных ресурсах или достижение ожидаемого результата при минимальных ресурсах.
Если для вас команда — фиксированный ресурс, из которого нужно выжать максимум, ее траектория будет неравномерной: взлеты сменятся стагнацией, потому что после работы на пределе требуется восстановление. Если вы хотите, чтобы команда показала результат и тратила меньше сил и времени, вы не полностью используете ее потенциал и упускаете выгоду.
Управление командной эффективностью — это поддержание команды в таком состоянии, когда она обеспечивает очень высокий, приближенный к максимуму результат. Легче всего это продемонстрировать на сравнении результатов игр. В 4 из 5 случаев после рывка у команды идет значительный спад, причем ниже среднего уровня по всем играм. Если команда пытается сработать на пределе, она проигрывает на длинном горизонте — в отличие от команд, которые работают над дефицитами и выходят на стабильный уровень командной эффективности.
Управление командной эффективностью — задача про оптимизацию результатов и ресурсов.
Одна команда сказала, что работает в режиме «1 месяц интенсивной работы, 1 месяц отдыха». Пытаясь решить оптимизационную задачу — определить, сколько проектов команда может делать равномерно, без месяца простоя, — мы начинаем управлять только тем, что можем посчитать. Однако в процессе командного взаимодействия возникают не только результаты, но и эффекты, часть из которых невозможно предсказать. Например, повысилась экспертиза команды, научились работать с новым инструментом, оптимизировали внутренние процессы, адаптировали новичка. Управлять командной эффективностью — значит научиться работать не только с результатами, но и с эффектами.
Эффективная команда — это команда мегапрофи.
Если вы собираете футбольную команду, мало собрать 11 футболистов — нужно убедиться, что вратарь стоит на своих воротах, а нападающий бежит к чужим, а не наоборот. Не так важен уровень компетентности участников — важно, что каждый из них на своем месте.
Проведите тестовую ротацию — поставьте задачи в несвойственной конфигурации. Как минимум это позволит понять, как перераспределять задачи при выпадении одного из участников команды (отпуск / болезнь / командировка), как максимум — даст ответ, сработала ли новая конфигурация лучше.
Когда вратаря удаляют с поля, а замен больше нет, на ворота встает полевой игрок. И иногда помогает команде выиграть.
Эффективная команда — это команда эффективных сотрудников.
Еще одна попытка применить математический принцип в управлении командной эффективностью — выяснить, из-за кого команда допускает «факапы». Когда мы проводили сессии на одном образовательном мероприятии, часто слышали фразу «Я очень хорошо отработал в своей зоне ответственности».
Управлять собой и следить за своим участком проще, чем отвечать за общий результат. Но именно ответственность за общий результат обеспечивает командную эффективность, а ответственность возникает тогда, когда участники разделяют общее видение. Общее видение — общая ответственность — командная эффективность. Вот такая «простая» формула, которую бывает сложно превратить в жизнь.
В погоне за эффективностью жертвы неизбежны.
После больших проектов на пределе возможностей возникает эйфория, которая мешает трезво анализировать опыт и ошибки. Чтобы научить команды с этим работать, мы ввели в игру роль пилота корабля-истребителя — самостоятельную боевую единицу, которая вместе с командой выполняет общую миссию. Управляется истребитель одним человеком, который обычно символизирует удаленного сотрудника в команде. Статистика показывает, что в 3 случаях из 5 команда жертвует истребителем, пытаясь спастись при столкновении с вражеским кораблем.
Преодолеть зависимость от парадигмы допустимых жертв помогает разбор таймлайна. На нем мы показываем, как ведут себя участники в момент столкновения и за несколько мгновений до, разбираем, привычное ли это поведение в реальной жизни. Так мы находим факторы, которые провоцируют ненужные действия. Например, капитан отвлекается на сообщения участников перед боем и не успевает следить за всеми мониторами. Научив команду сокращать объем сообщений, мы помогаем капитану фокусироваться, принимать правильные решения и избегать ненужных жертв.
Это далеко не все мифы о командной эффективности. Пишите нам, если сталкивались с другими, и мы расскажем о них в следующих статьях.