Наше рабочее и нерабочее время ограничено. Его можно увеличить, если вы приобретете десять личных привычек.
Высокая продуктивность - это результат ряда обстоятельств: сильная мотивация, природный талант, образование или обучение, но часто поддержка других или определенное количество счастья. Физическая подготовка, здоровое питание и достаточный сон также играют в этом роль. Однако это также результат ряда благоприятных личных привычек.
К ним, в частности, относятся те, которые поддерживают нашу мотивацию, поддерживают быстрый личный темп и заставляют нас оставлять наши задачи незавершенными или даже откладывать их на неопределенный срок.
Уровень вашей личной продуктивности у людей разный. Одни более-менее естественны, другим надо к этому стремиться. Обычно путем изменения некоторых менее благоприятных привычек и принятия тех, которые повышают их производительность.
Внутренняя мотивация
Одним из ключевых факторов личной продуктивности является умственная энергия, возникающая в результате нашей внешней и внутренней мотивации. В отличие от внешнего, то есть усилия по достижению определенной награды, внутреннее обычно более надежно. Прежде всего, это зависит от нас и наших усилий сделать что-то значимое, например, работу, которую мы ценим. Часто это работа, которая свидетельствует о наших способностях и повышает нашу самооценку.
Когда эта мотивация сильна и привязана к долгосрочным целям, она часто заставляет нас делать вещи, которые сами по себе не очень интересны. Иногда даже занятия носят довольно скучный характер. Однако это задачи, которые способствуют достижению лично значимой долгосрочной цели, которая нам небезразлична.
Если у нас есть такая цель или даже несколько целей, мы становимся более продуктивными. Когда мы представляем себе такую цель ярко и пластично, это часто помогает нам ее создать, и мы пытаемся преодолеть сомнения, которые шепчут нам, что «у нас ее нет». Эти сомнения можно преодолеть, вспомнив, чего мы уже достигли и какие навыки помогут нам достичь цели в будущем. Часто помогает разделить долгосрочную цель на более короткие.
Подрывные факторы
Однако даже сильной внутренней мотивации в сочетании с врожденным талантом или приобретенными навыками может быть недостаточно для высокой производительности. Этому могут помешать привычки, отвлекающие нас от важных дел, и более быстрый темп работы.
Их много, и мы часто их не осознаем. К ним относятся, например, склонность говорить чрезмерно и долго, часто пытаясь прислушаться к себе. Или склонность заниматься деятельностью, не ведущей ни к чему существенному. Иногда это так называемые замещающие виды деятельности, цель которых - создать впечатление, что мы полностью заняты.
Тем не менее, это также может быть привычкой перемещаться, иногда буквально «прыгая», от одного занятия к другому, не завершая его. Это связано с тем, что нашему мозгу обычно требуется время, чтобы «переключиться» с одного вида деятельности на другой, и страдает наша продуктивность. Подобный недостаток - это привычка делать несколько дел одновременно. Даже эта привычка фактически означает, что мы выполняем данные действия поочередно.
Если мы хотим быть более продуктивными, лучше выполнять важные задачи одну за другой и полностью сосредоточиться на них. Помимо прочего, чтобы мы не оставили ни одного из них незаконченным.
Внутренние и внешние сбои также часто играют роль в снижении нашей производительности, и мы часто не можем или не хотим защищаться от них, и мы часто даже приветствуем их. Многие из них отвечают за информационные технологии. Хотя одни и те же технологии могут значительно повысить нашу производительность, они также могут быть разрушительными и часто становиться препятствием.
Десять способов повысить вашу продуктивность
Если у нас есть возможность управлять своей работой по большей части самостоятельно (в которую текущий период, расширение работы из дома, вносит значительный вклад), мы обычно можем повысить нашу продуктивность несколькими относительно простыми способами. Если у нас нет этой возможности, например, потому что нами руководит начальник, который сам имеет проблемы с производительностью, нам следует подумать, стоит ли его менять. В основном для того, чтобы не поддаваться его привычкам.
Следующие десять - это один из простых способов повысить вашу продуктивность.
1. Установите крайний срок
Крайний срок, к которому вы должны завершить свою работу, повышает дисциплину и помогает расставлять приоритеты. Уже в 1950-х годах профессор Паркинсон заметил, что наша работа, как правило, занимает все время, которое у нас есть на нее.
Срок должен быть установлен с разумной трудностью и в то же время реалистично. Если у вас нет большого опыта в этой деятельности и вы не хотите излишне нервничать, установите более длительный лимит. Когда дело доходит до нового занятия, вы обычно не делаете большой ошибки, если умножаете предполагаемое время, необходимое для этого, на два.
2. Осознайте важность своей деятельности
Чтобы стимулировать мотивацию, важно помнить, насколько это занятие важно для вас и других. Как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.
Поймите, что вам нравится в работе, что она дает вам, почему это важно для дальнейшего развития ваших навыков, для вашей карьеры и насколько хорошо вы выполняете эту работу.
3. Ограничьте все отвлекающие факторы
Когда дело доходит до деятельности, которая вам действительно небезразлична, вам следует уменьшить любые перебои, которые могут снизить вашу продуктивность. Выключите телефон хотя бы на время, ограничьте соблазн проверять электронную почту каждые несколько минут и давайте не будем отвлекаться на просмотр Интернета чаще, чем это необходимо. Если возможно, сообщите всем своим коллегам, что вы выделили время для важной задачи и что вы будете счастливы поработать над ними позже.
Наша цель должна заключаться в том, чтобы действительно сосредоточиться на своей деятельности. Каждый час безмятежной и целенаправленной работы приносит лучшие результаты, чем несколько часов работы, которую мы часто прерываем по разным причинам.
Конечно, это не значит, что мы должны работать без перерыва. Однако они не должны быть слишком длинными, и мы должны посвящать их физическим, а не умственным занятиям.
4. Выполняйте схожие задачи вместе
Например, когда вам нужно сделать несколько телефонных звонков и написать несколько электронных писем как часть задачи, вы планируете их вместе на определенное время. Это сделает вашу работу более продуктивной.
5. Чем заняться в начале рабочего дня
Выполняйте действия, которые вы боитесь или склонны откладывать в начале рабочего дня.
Вы получите энергию для успешного выполнения других задач, часто более сложных. В то же время вы избавитесь от сознательного или подсознательного чувства вины за то, что еще не выполнили свою работу. Эти чувства не будут беспокоить вас без надобности в течение дня.
6. Используйте свое самое сильное время
Запланируйте сложные действия, чтобы вы могли выполнять их в то время, когда ваша повседневная работа наиболее высока. Обычно это утро, примерно через час после начала работы, и дневное время, примерно через час после обеда.
7. Вознаграждайте себя важными задачами
Когда вы беретесь за сложную задачу, пообещайте себе, что после ее выполнения вы будете вознаграждены. Это повысит вашу мотивацию. Наградой может быть все, что вам нравится, например задача, над которой вам нравится работать.
8. Разделите работу на подзадачи
Если у вас возникли проблемы с началом работы над задачей, разделите ее на несколько более мелких задач. И желательно письменно. Сразу же приступайте к работе над первой подзадачей. Затем запланируйте работу над следующей задачей на более позднее время и не заставляйте себя работать над ней сразу после выполнения первой подзадачи.
9. Делайте свое ежедневное планирование заранее
Всегда составляйте список задач, которые вы хотите выполнить в определенный день в конце предыдущего дня. Это убережет вас от того, что в вашем распорядке дня в начале рабочего дня не останется времени.
Затем разделите список дел на две части. Первыми должны быть важные задачи, для которых вы выделяете определенный блок непрерывного времени, вторыми должны быть задачи, которые необходимо выполнить в определенное время, или задачи с более низким приоритетом, которые можно выполнить в любое время.
10. Повышайте свою продуктивность
Уделяйте постоянное внимание своей продуктивности. Например, постоянно задавая себе вопросы в течение рабочего дня:
«Действительно ли я посвящен тому, что является наиболее важным для моих целей?»
«Разве я не занимаюсь своей нынешней работой только потому, что она мне нравится, даже если это не имеет значения?»
«Смогу ли я отвлекаться, даже если мне это нравится?»
«Действительно ли я ясен и краток, и требую ли я того же от других?