Правильная деловая подпись в конце письма логически завершает электронное сообщение, предоставляет контакты для комфортного взаимодействия, повышает доверие к отправителю и персонализирует продажи. В статье рассказываю о структуре правильной электронной подписи, на примере компании Tender Gold показываю как добавить подпись в почтовых программах и CRM Битрикс24.
Структура деловой подписи электронной почты
Структура деловой подписи компании Tender Gold включает в себя:
- завершающую фразу (“С уважением к Вам и Вашему делу” при отправке с общей почты, “С наилучшими пожеланиями” при отправке с личного адреса электронной почты);
- Фамилия Имя Отчество (использую имя и фамилию)
- должность (руководитель компании);
- название компании и логотип;
- контакты (телефоны, адрес электронной почты, почтовый адрес для доставки письменной корреспонденции);
- инструменты маркетинга (ссылки на Интернет-сайт, социальные сети);
- дополнительная информация или призыв к действию (например, информирую о зарегистрированном товарном знаке для повышения лояльности пользователей).
В завершающей фразе не стал использовать канцеляризм “С уважением”. Для личного адреса электронной почты использовал фразу “С наилучшими пожеланиями”, для общей почты - “С уважением к Вам и Вашему делу”. Привожу другие варианты завершающих фраз:
- Удачного дня / хорошего вечера / отличного дня / отличного настроения!
- Всего доброго / Всего хорошего / Успехов Вам!
- Крупных продаж и благодарных клиентов!
- В ожидании скорого ответа от Вас / В ожидании Вашего визита!
- Отличного настроения!
- С интересом ожидаем новых предложений!
Завершающие фразы типа “С надеждой на понимание”, “С надеждой на плодотворное сотрудничество”, “С благодарностью за оказанное доверие” отношу к категории слов, занижающих самооценку, в деловой переписке не использую.
Правила оформления деловой подписи email
При создании подписи для электронной почты руководствуюсь следующими правилами:
- необходимость и достаточность информации - исключаю информационный шум в виде лишних ссылок, лозунгов и цитат;
- использование 2-3 корпоративных цветов: картинка - логотип, текст - черный, сине-белые иконки;
- использование одного шрифта - Arial;
- структурирование информации - приоритетные фрагменты выделены жирным стилем или размером шрифта 12 pt;
- использование иконок для обозначения телефонов, социальных сетей сокращают место и делают подпись аккуратной;
- проверяйте как выглядит подпись на мобильных устройствах - 42% людей проверяют email в смартфонах;
- фотографии сотрудников помогают установить с клиентом дружественных контакт и повышают доверие.
Как добавить подпись в почтовых программах
Битрикс24
Бизнес-переписку в 90% случаев веду из CRM Битрикс24, используя как личные почтовые ящики (доступные только мне), так и корпоративные адреса электронной почты (доступ к ним имеют отдельные сотрудники).
Для корректной передачи картинок в подписи письма адресату электронного сообщения разместите прямые ссылки на картинки. Вставка картинки из буфера не поможет - отправится только текст подписи.
Согласно статье “Настройки ящика, подписи, адресной книги и черного списка” на портале технической поддержки CRM Битркис24 адрес ссылки на картинку должен быть доступен из Интернет.
Внимание! Адрес ссылки на картинку должен быть прямым и публичным (доступен из интернета), иначе картинка просто не отобразится в письме. Ссылка на картинку из диска Битрикс24 не подойдет. Как вариант, вы можете расположить картинку на своем сервере или на подходящем хостинге картинок.
В качестве хостинга картинок использую сервис imgbb.
Подпись подготовил в текстовом редакторе MS Word, скопировал в буфер обмена и вставил в окно редактирования подписи CRM Битрикс24 ("Почта" -> "Настройка" ("шестеренка" в правом верхнем углу) -> "Настроить подпись"). Перейдя в режим редактирования html, удалил лишние элементы, разместил прямые ссылки на картинки. Пример html кода корпоративной подписи Tender Gold (направление тендерного сопровождения) привожу ниже.
<table cellpadding="0" style="border-collapse: collapse;">
<tbody>
<tr>
<td>
<img width="135" src="https://i.ibb.co/xHMprB1/Logo-TG-301x301.png" height="135">
</td>
<td colspan="2">
<span style="font-size: 12pt;"> <b>С уважением, к Вам и Вашему делу,</b><br>
Максим Сорокин<br>
</span> <br>
Руководитель<br>
Компании <b>Tender Gold</b> <br>
</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="1">
<a href="https://tender-gold.ru/">https://tender-gold.ru</a>
</td>
<td colspan="2">
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<br>
<table cellpadding="0" style="border-collapse: collapse;">
<tbody>
<tr>
<td colspan="1">
</td>
<td colspan="1" width="150">
<div style="text-align: center;">
<b>Звоните</b>
</div>
</td>
<td colspan="1" width="180">
<div style="text-align: center;">
<b>Пишите</b>
</div>
</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="1">
<div align="right">
<img width="19" src="https://i.ibb.co/BcVJF7H/Phone-Tender-Gold.png" height="19">
</div>
</td>
<td colspan="1">
+7 (495) 132-60-68
</td>
<td colspan="1" align="center">
<a href="mailto:info@tender-gold.ru">info@tender-gold.ru</a>
</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="1">
<div align="right">
<img width="19" src="https://i.ibb.co/X7zgmm7/Whatsapp-Tender-Gold.png" height="19">
</div>
</td>
<td colspan="1">
+7 (977) 871-69-21
</td>
<td colspan="1" align="center">
</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="1">
</td>
<td colspan="1">
</td>
<td colspan="1">
</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="1">
<div align="right">
<img width="19" src="https://i.ibb.co/kywmMyy/Address-Tender-Gold.png" height="19">
</div>
</td>
<td colspan="2">
г. Москва, проспект Андропова, 38к3, <br>
офис 407, индекс: 115 487
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<br>
<table cellpadding="0" style="border-collapse: collapse;">
<tbody>
<tr>
<td colspan="3">
<b><span style="font-size: 11pt;">Лайкните страницу и читайте нас в соцсетях:</span></b>
</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="1">
<div align="right">
<a href="https://dzen.ru/tendergold"><img width="27" src="https://i.ibb.co/dBfvdGj/Tender-Gold.png" height="27"></a>
</div>
</td>
<td colspan="1">
<a href="https://dzen.ru/tendergold"><span style="font-size: 11pt; color: black; text-decoration-line: none;">Дзен</span></a>
</td>
<td colspan="1">
</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="1">
<div align="right">
<a href="https://t.me/tendergold"><img width="27" src="https://i.ibb.co/NFrQvzb/Telegram-Tender-Gold.png" height="27"></a>
</div>
</td>
<td colspan="1">
<a href="https://t.me/tendergold" style="font-size: 11pt;"><span style="color: black; text-decoration-line: none;">Telegram</span></a>
</td>
<td colspan="1">
</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="1">
<div align="right">
<a href="https://vk.com/tendergold"><img width="27" src="https://i.ibb.co/ZWnxbBY/Tender-Gold.png" height="27"></a>
</div>
</td>
<td colspan="1">
<a href="https://vk.com/tendergold" style="font-size: 11pt;"><span style="color: black; text-decoration-line: none;">ВКонтакте</span></a>
</td>
<td colspan="1">
</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="1">
<div align="right">
<a href="https://rutube.ru/channel/23477418/" style="text-align: right;"><img width="27" src="https://i.ibb.co/w4XG3gW/Rutube-Tender-Gold.png" height="27"></a>
</div>
</td>
<td colspan="1">
<a href="https://rutube.ru/channel/23477418/"><span style="font-size: 11pt; color: black; text-decoration-line: none;">RuTube</span></a>
</td>
<td colspan="1">
</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="1">
<div align="right">
<a href="https://www.youtube.com/c/TenderGold"><img width="27" src="https://i.ibb.co/f2nyJVt/You-Tube-Tender-Gold.png" height="27"></a>
</div>
</td>
<td colspan="1">
<a href="https://www.youtube.com/c/TenderGold"><span style="font-size: 11pt; color: black; text-decoration-line: none;">YouTube</span></a>
</td>
<td colspan="1">
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<br>
Как вставить подпись email в MS Outlook
После того как подпись настроена в Битрикс24, задача по настройке подписи в MS Outlook упрощается. Порядок действий следующий:
- перейти из html-представления подписи к стандартному виду;
- выделить текстово-графическое отображение подписи и скопировать в буфер обмена;
- запустить MS Outlook, выбрать отправку сообщений, вставить из буфера подпись (использую [Ctrl+V], [Shift+Insert] тоже подойдет). При необходимости внести правки - например, в конструкторе таблиц границы сделал невидимыми. Полученную подпись выделил, скопировал в буфер обмена, по кнопке перешел в настройки подписи, выбирал ранее созданную подпись Tender Gold и вставил в появившееся окно данные из буфера обмена.
Подпись готова!
Добавление подписи в Thunderbird
После заявления Microsoft об уходе с рынка России стал чаще использовать Thunderbird. С удивлением отметил удовольствие, которое получаю от работы с этим почтовым клиентом. Может потому, что отличный от привычного Outlook?
В настройках учетной записи Thunderbird есть 2 варианта размещения подписи:
- в стандартном окне подписи;
- путем указания доступа к внешнему html файлу.
Подпись в формате html настроена в CRM Битрикс24, поэтому скопировал html код, нажал чек-бокс "Использовать HTML", вставил в окне данные из буфера.
Подпись есть также в отдельном файле. Главное - путь к файлу формата html не должен содержать пробелы (у меня из-за этого почта уходила без подписи пока вместо пробелов не поставил дефисы).
Добавление подписи в Яндекс-почте
С добавлением подписи в Яндекс-почты вопросов не возникло.
Зашел в окно настройки подписи почтового ящика (Настройки -> Личные данные).
Скопировал подпись из обычного представления окна подписи CRM Битрикс24 (напоминаю, что подпись содержит прямые ссылки на картинки) и вставил в окно настройки подписи.
После того как нажал кнопку "Добавить подпись" подтянулись все картинки.
Если вставляете подпись из текстового редактора (например, MS Word), то не забудьте добавить прямые ссылки на картинки.
Как добавить подпись в почте Mail.ru
Действуя по аналогии, добавил подпись в Mail.ru. На всякий случай привожу инструкцию по настройке подписи от сервиса.
Правда, в моем случае ссылки на рисунки не скопировались.
Пришлось каждую картинку загружать с локальной папки на компьютере. Результат того стоит!
Спасибо за внимание!
Жду ваших комментариев и лайков! Всем удачи!
#подписьпочты #подписьemail #какдобавитьподпись