Во всю планируете новогодние корпоративы? А график отпусков уже утвердили? Если нет, то самое время этим заняться. Тем более на всё про всё осталось у нас неделя. Крайний срок в этом году - 17 декабря, но в это день у нас суббота (у меня суббота нерабочая), поэтому придется поднажать и приготовить всё уже 16-го, в пятницу.
Небольшой ликбез. График отпусков имеет унифицированную форму Т-7. Можете скачать бланк тут. График отпусков отражает распределение ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год.
Каких сотрудников включать в график отпусков?
В график отпусков необходимо занести:
- всех, кто работает у вас по трудовому договору.
- сотрудников по совместительству;
- сотрудников, уже находящихся в отпуске по уходу за ребенком или по беременности и родам, и тех, кто планирует в 2023 году отправиться в подобный отпуск;
- сотрудников, находящихся на продолжительном больничном;
- сотрудников, находящихся в длительном отпуске за свой счет.
Кого в график отпусков можно не включать?
График отпуск не составляется на сотрудников, которые работают по срочному трудовому договору, срок действия которого менее шести месяцев.
Если у сотрудника остались «неотгуленные» дни с прошлого года и руководство предприятия переносит такие дни на следующий год, то такие «отпускные» тоже можно занести в график (но это не обязательно).
Штрафы за отсутствие графика отпусков
Хоть график отпусков считается внутренним документом, за его отсутствие можно «попасть на деньги». Трудовая инспекция выставит за это нарушение:
- предпринимателям (ИП), руководителям организаций и должностным лицам – от 1 до 5 тыс. руб.,
- юр. лицам – от 30 до 50 тыс. руб.
Вы можете подумать: «А как же трудовая инспекция узнает, что графика нет, если его никуда не надо сдавать?» Ответ прост. Узнает от ваших же сотрудников, когда у вас с ними возникнет конфликтная ситуация. Человек просто может пожаловаться. И тогда – встречайте проверку.
Индивидуальный рабочий год
Есть календарный год, который для всех начинается 1 января, хотя не все этот день в состоянии запомнить)), а есть год рабочий. Вот этот рабочий год – индивидуальный для каждого сотрудника и начинается со дня приема на работу.
Давайте разберем на примере Ивана Иваныча из фирмы «Ромашка». Допустим, его официально приняли на работу 10 октября. То есть его рабочий год – это период с 10 октября 2022 по 09 октября 2023. Предположим, за свой рабочий 2022 год он уже отгулял 28 положенных дней отпуска. В этом случае в 2023 году Иван Иваныч может уйти на отдых не раньше 1 октября 2023 года. Если он захочет уйти раньше – это будет уже отпуск авансом. А если таких Иван Иванычей у вас несколько, то проследить и учесть все авансовые отпуска будет непросто.
Так что старайтесь, чтобы все ваши сотрудники укладывали отпуска в свой индивидуальный рабочий год.
Как я готовлю график отпусков
- Даю задание руководителям отделов, чтобы они узнали у своих подчиненных, кто и когда собирается в отпуск.
- Все полученные даты заношу в график.
- Под подпись (обязательно!) уведомляю всех, что и как.
- Создаю приказ на утверждение графика отпусков.
Хорошая новость для микропредприятий. Если у вас заключен с сотрудниками трудовой договор по типовой форме, то вы можете обойтись без графика отпусков. Достаточно заключить письменное соглашение между работником и работодателем. Не забудьте эту информацию включить в пункт 22 типового договора (ч.1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК, письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1).
И помните, в утвержденный график отпусков впоследствии можно вносить изменения. Перенос отпуска допускается по согласованию двух сторон: сотрудника и работодателя. Такие переносы также заносятся в график в отдельную колонку, под подпись сотрудника и руководителя.
Было полезно? Ставьте лайк и подписывайтесь на канал.
Записаться на консультацию по вопросам бухучета можно на сайте в онлайн-чате или через Telegram.