Акт выполненных работ — важный документ при сотрудничестве с фрилансерами. Самозанятые обязаны выдавать чеки после оплаты, но иногда одного чека может быть недостаточно, потому что он подтверждает только факт оплаты работы. Тогда как акт — факт исполнения работ, а также дату или период. А подтверждение всех этих фактов важно, если, например, нагрянет проверка от налоговой. Или если самозанятый аннулировал чек, вы не успели его сохранить — хотя бы подписанный с обеих сторон акт подтвердит, что сделка была легальной.
Что нужно знать об актах
Прежде всего акт выполненных работ служит только дополнением к оформленному ранее договору и, соответственно, может быть составлен только при его наличии. Но он ни в коем случае не заменяет чек, без которого вы не сможете подтвердить перечисление денежных средств с баланса компании и рискуете получить штраф от ФНС.
Сам акт пригодится для того, чтобы:
- Учесть расходы для определения налоговой базы при расчёте налога на прибыль. Особенно актуально, если работаете на УСН по схеме «Доходы минус расходы».
- Избежать подозрений в переквалификации отношений с фрилансером в трудовые и необходимости платить за него страховые взносы. В акте детально перечисляются выполняемые работы, то есть речь идёт не о трудовой функции, а исполнении конкретных задач.
- Получить дополнительные гарантии, особенно при сотрудничестве с новыми или непроверенными фрилансерами. Всегда есть риск недобросовестности фрилансера и разногласий по качеству работы, срокам выполнения или другим условиям.
- Организовать документальное сопровождение при долгосрочном сотрудничестве, когда работы выполняются поэтапно и вы перечисляете оплату по частям или при внесении предоплаты. В последнем случае акт будет подтверждением, что работы действительно были выполнены.
Содержание акта
Специальных требований к акту выполненных работ при сотрудничестве с фрилансерами нет. Но в нём должны присутствовать основные моменты:
- реквизиты акта (дата составления, название документа, номер);
- сведения о вашей компании и фрилансере;
- реквизиты договора, к которому составляется акт;
- перечень выполненных работ с указанием цены за единицу и общей суммы (обычно оформляется в виде таблицы);
- сроки перечисления оплаты;
- наличие/отсутствие претензий с вашей стороны;
- подписи сторон, печать (если вы её используете).
Правильно составленные акты
Таким образом именно вы, а не фрилансер, заинтересованы не просто в наличии акта выполненных работ, но и в грамотном составлении документа. Чтобы упростить себе работу, вы можете использовать Рокет Ворк — платформу для взаимодействия бизнеса и фрилансеров (внештатных специалистов). В качестве последних могут быть физические лица в статусе СМЗ, ИП или без регистрации дополнительного статуса в налоговой, работающие по договорам ГПХ.
Организуя сотрудничество с фрилансерами через эту платформу, вы получите доступ к базе юридически выверенных шаблонов актов. При желании вы можете подгрузить свою версию документа. Для их заверения вам и фрилансеру не придётся оформлять платные усиленные электронные подписи. Они оформляются бесплатно при регистрации. Любой документ можно при необходимости скачать.
С Рокет Ворк вы получите в своё распоряжение ещё ряд полезных сервисов, полностью закрывающих потребности обеих сторон, – биржу специалистов, электронный документооборот, сервис расчётов и налоговых отчислений. Это позволит:
- Снизить нагрузку на отдел кадров и бухгалтерию вашей компании, поскольку Рокет Ворк автоматизирует все процессы по взаимодействию с фрилансерами – наём, оформление, расчёты, отчётность. Дополнительно вы минимизируете риск ошибок перед ФНС.
- Экономить время и деньги. Вы избавляетесь от бумажной волокиты, что в свою очередь минимизирует расходы на канцелярию и влияет на оплачиваемое время штатных сотрудников.
- Подбирать персонал в любом количестве к нужной дате, чтобы выводить на смену ровно то количество людей, которое нужно в определённый момент.