В тайм-менеджменте я несильна, но есть множество всяких теорий и концепций. Я люблю экспериментировать и применять такие знания на практике. Если они не заходят, забываю и иду дальше.
Из всех теорий мне зашла одна, которой пользуюсь уже долгое время. Еще со времен офиса, но теперь она приносит мне больше удовлетворения, особенно работая из дома.
Это та самая матрица Эйзенхауэра. Не пугайтесь названия, на самом деле все очень просто, объяснять дольше, чем применять.
История модели насчитывает почти 100 лет, в 2018 ее даже признали как самую действенную.
Я ее применяю и на рабочие дела, и на личные, домашние дела.
Делим дела на 4 группы.
1. Срочные и важные
2. Важные и несрочные
3. Срочные и неважные
4. Несрочные и неважные.
То есть 2 критерия для оценки: срочность и важность.
В первой группе залетают всякие дела по типу: проверь надо срочно до обеда, посмотри это через час отправить. По моей работе их примерно 10%. Это хороший показатель, так как постоянная работа в режиме срочности и важности, может привести к седым волосам. Как вы понимаете, ранее процент был выше. Просто со временем, я научилась оценивать их срочность и важность. Если сразу задача невыполнима в такое время, я согласую для себя больший срок по времени, перенося дела в другую группу. Если важность сомнительна, то прямо говорю, что есть более важное дело.
Ко второй группе относится большинство всей работы. Дела, которые имеют не горящий дедлайн, срок выполнения которых 2-5 дней. Некоторые дела отсюда потом переезжают в первую группу, но надо сделать так, чтобы это не было системно)
В третью группу включаю всё, что хотела бы сделать сегодня, но если я не сделаю, от этого ничего не произойдет (т.е. не нарвусь на неприятности).
Ну а четвертая группа – самая ненужная, но зачастую эти дела становятся ловушкой. Они крутятся в голове, отнимая энергию и отвлекая от основных задач.
Сейчас уже автоматически я вычленяю важные дела (срочные и несрочные) и концентрируюсь на них в первой половине дня, то есть начинаю день с них. Если дача длинная и требует нескольких непрерывных часов, то разбавляю ее делами из группы срочных неважных или несрочных неважных (если нет предыдущих).
Я понимаю, что характер работы у всех разный и работа может состоять исключительно из важных дел. В этом случае лучше выделять приятные дела и неприятные к выполнению, чтобы хотя бы чередовалось восприятие. Это тоже может поддержать дисциплину и дух в течение дня и всей недели.
Тех, кому хочется тоже попробовать такую практику, можно попробовать начать с личных и домашних дел.
Пример как может выглядеть домашний тайм менеджмент.
Можно планируя день/неделю сразу расписывать дела, поделив лист на 4 части.
В общем, планирование с фокусом на важности и сроках исполнения помогает держать себя в тонусе, не растекаться в задачах, держать курс в нужном направлении.
Поделитесь, как планируете дни/недели/месяцы. Что помогает не разрываться на молекулы, а цельно выполнять не только работу но жить жизнь.