Ю.Р. Чиркова
При поступлении на работу, человек интегрируется в различные организационные процессы и отношения, выполняя сразу несколько ролей – коллеги, подчиненного, члена трудового коллектива, руководителя, для каждой из которых свойственны определенные требования, правила поведения и нормы. В рамках каждой роли от сотрудника ждут определенных действий, которые определяется его личными целями, потребностями и интересами. В свою очередь, новый сотрудник также имеет ряд ожиданий при поступлении на работу от организации и коллектива. В рамках достижения организационных и личных целей и реализации потребностей происходит взаимодействие сотрудника и организации, взаимное приспособление, совместная подстройка. Результатом такого взаимодействия становится процесс трудовой адаптации.
На эффективность процесса адаптации непосредственно влияет то, в какой степени ценности, нормы и правила трудового коллектива соответствуют взглядам принятого в данный коллектив сотрудника и насколько они им соблюдаются. Помимо этого, деятельность по всестороннему включению новых сотрудников в организацию способствует повышению мотивации и творческой активности работающего персонала, а это позволяет усилить корпоративную культуру и внутренний HR-бренд компании.
«Практика показывает, что 90 % людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации» [1, с. 233].
Обычно новый сотрудник на начальном этапе профессионального пути в компании встречает массу трудностей, большинство из которых связаны с недостатком информации о различных организационных аспектах функционирования компании. «Многочисленные исследования показывают, что самый высокий процент увольнений приходится на первые три месяца работы. Именно в этот период у сотрудника появляется лояльность к компании или он принимает решение об увольнении» [6, с. 64 ].
В настоящее время специалистами в области управления персоналом предложено множество технологий трудовой адаптации персонала. Данные технологии имеют как отличительные особенности, так и схожие черты и могут быть объединены в единую технологию адаптации.
Для начала следует разобраться, что понимается под технологией трудовой адаптации сотрудников. Термин «технология» означает «описание производственных процессов, инструкций по выполнению, технологические карты» [7, с. 368]. То есть, технологиями трудовой адаптации являются определенные системы действий, имеющие конкретный порядок, определенную последовательность, которая не может быть нарушена, если целью имеется достижение заранее установленного результата.
Опыт лидирующих компаний показывает, что достичь высокой отдачи от персонала организации можно лишь при условии выработки четких механизмов работы с ним, качественно обеспечивающих достижение организационных целей. В области управления персоналом, любое направление работы может быть представлено как технология. И эти технологии имеют название «персонал-технологий».
«Под персонал-технологиями мы понимаем стандартизированный метод достижения заранее определенных результатов по конкретному направлению работы с персоналом» [5, с. 30]. Ключевой особенностью персонал-технологии выступает тот факт, что объектом воздействия являются люди с их специфической психологической и социальной природой.
Таким образом, трудовая адаптация персонала как персонал-технология должна учитывать такие человеческие параметры как мотивация, ценности, установки, групповые нормы, социально-психологический климат, особенности корпоративной культуры.
Для того, чтобы трудовая адаптация персонала отвечала требованиям персонал-технологий, и представляла собой некий алгоритм, она должна соответствовать некоторым принципам:
1. Формулирование и постановка четких конкретных целей трудовой адаптации сотрудников в компании. Цели трудовой адаптации должны быть тесно связаны с организационными целями, соответствовать философии, миссии и организационной культуре. Как правило, вопросами формирования общей концепции трудовой адаптации персонала в организации и формулирования конкретных целей занимается руководство.
2. Заинтересованный подход высшего звена управления компанией. Отношение руководства к тому или иному направлению работы в организации обычно определяет его дальнейшую судьбу. Поддержка руководства будет проявляться не только в концептуальном отношении – руководство демонстрирует и пропагандирует то, насколько значимы адаптационные мероприятия для эффективной работы компании и как следует относиться к новым сотрудникам, но и в материальном плане. Перспективные и финансово обоснованные направления работы в организациях поддерживаются руководством в экономическом отношении на необходимом уровне.
3. Документационное обеспечение технологии трудовой адаптации персонала. Процесс трудовой адаптации персонала следует официально отражать в соответствующих документах. Данный процесс должен быть систематизирован, упорядочен и регламентирован определенными документами. В качестве таких документов, регламентирующих трудовую адаптацию персонала, могут быть положения (о трудовой адаптации персонала, о проведении адаптационных мероприятий и т.д.), инструкции (должностные инструкции адаптируемых сотрудников, кадрового персонала, отвечающего за адаптацию; методические инструкции по технологии проведения трудовой адаптации, реализации механизма, по применению конкретных адаптационных методов; инструкции по технике безопасности и охране труда), приказы и распоряжения, отражающие любое действие в рамках механизма трудовой адаптации персонала (приказ о начале адаптационного периода, о сроках трудовой адаптации, о назначении ответственных и т.д.).
4. Обеспечение технологии трудовой адаптации персонала необходимыми группами ресурсов (финансовыми, техническими, методическими, человеческими, информационными). Процесс трудовой адаптации персонала должен носить бесперебойный характер. Это возможно при условии, если организация располагает всеми необходимыми ресурсами, обеспечивающими этот процесс.
5. Участие в реализации технологии трудовой адаптации персонала высококвалифицированных специалистов. Эффективность данного направления работы с персоналом зависит от компетентности профильных специалистов, отвечающих за трудовую адаптацию. То, в какой мере они владеют необходимыми адаптационными методами и инструментами, имеют ли необходимую мотивацию, будет определять успешность данного направления. Задача руководителей не только закрепить функции трудовой адаптации персонала за высококвалифицированными HR-менеджерами, но и создать мотивирующие условия, стимулирующие их качественно и заинтересованно выполнять свои обязанности.
6. Использование для успешной трудовой адаптации эффективных методов, приемов, инструментов и процедур. Специалистам, ответственным за трудовую адаптацию персонала, следует владеть полным арсеналом подобных методов и средств и выбирать наиболее оптимальные в соответствии с должностью адаптируемого, его персональными особенностями. Время от времени появляются инновационные процедуры адаптации, при этом задачей специалистов является мониторинг таких адаптационных новинок и своевременное обновление адаптационно-методического фонда.
7. Установленный алгоритм оценки эффективности трудовой адаптации персонала. Оценка эффективности адаптации персонала должна осуществляться на непрерывной основе, иначе она теряет свою целесообразность. Результаты, полученные в ходе определения эффективности работы по данному направлению, должны быть представлены руководству. Так же, если в ходе оценки эффективность выявляются недостатки, организации следует использовать практику внесения корректив в технологию трудовой адаптации персонала.
Внутрифирменная реализация технологии трудовой адаптации имеет три шага: комплекс подготовительных мероприятий, действенная адаптация и оценка эффективности.
В рамках подготовки происходит выбор и закрепление ответственных специалистов. Как правило, в качестве таких ответственных выступают сотрудники кадровых служб, профессионально подготовленные и владеющие необходимыми методами работы.
Основными направлениями работы, выполняемыми профильными специалистами на данном этапе, выступают:
- сбор и анализ предварительной информации об адаптируемом сотруднике (уровень подготовленности, психологические особенности, личностные качества), необходимой для разработки адаптационных мероприятий;
- разработка программы адаптационных мероприятий в рамках профессиональной категории адаптируемого сотрудника;
- разработка алгоритма проведения адаптационных мероприятий по каждому направлению адаптации;
- определение сроков различных видов трудовой адаптации;
- подготовка процедуры обработки и интерпретации результатов трудовой адаптации;
- подготовка необходимых документов, регламентирующих технологию трудовой адаптации персонала.
От грамотной подготовки адаптационных мероприятий зависит эффективность адаптации в целом. Поэтому, HR-специалистам следует максимально тщательно провести деловую оценку новичков, предполагающую анализ уровня их профессиональной подготовленности, личностных и профессиональных качеств, психофизиологических особенностей, мотивационных установок, планов профессионального и карьерного развития.
Информация, полученная по данным аспектам, позволит разработать индивидуальную программу адаптации, ориентированную на быстрейшее включение новых сотрудников в жизнь организации и их закрепление в компании.
На этапе действенной адаптации основными направлениями работы являются:
- включение адаптируемого сотрудника в комплекс адаптационных мероприятий;
- текущий контроль эффективности реализуемой программы адаптационных мероприятий;
- проведение консультаций для руководителей и адаптируемых сотрудников по вопросам трудовой адаптации.
На данном этапе существенное значение имеет возможность новичка самостоятельно работать и решать профессиональные задачи, закрепляя те знания о компании, которые были получены в рамках ознакомительных мероприятий и обучения. Важен также и характер межличностных отношений, которые формируются у новичка с членами трудового коллектива и руководством. В рамках действенной адаптации необходимо оказывать новому сотруднику текущую помощь, моральную поддержку, проводить консультации по возникающим вопросам, а также совместно с ним отслеживать успешность проводимой адаптации.
В рамках данного этапа постепенно завершается процесс адаптации, который характеризуется постепенным преодолением рабочих и социально-психологических сложностей. Работник начинает стабильно работать и демонстрировать высокие рабочие результаты. При управленческом подходе к трудовой адаптации персонала период полноценного функционирования работников может наступить в среднем через 6 месяцев. Это обстоятельство является важным аспектом организационного функционирования, особенно при условии, если в организацию привлекается большая численность нового персонала.
В рамках оценки эффективности технологии трудовой адаптации происходит:
- подведение итогов трудовой адаптации;
- проведение оценки эффективности различных направлений трудовой адаптации;
- внесений необходимых корректив в реализацию технологии трудовой адаптации персонала (изменение адаптационных методов и мероприятий, изменение сроков трудовой адаптации отдельных категорий персонала и т.д.).
Сегодня HR-специалистами используются различные подходы и методы оценки эффективности технологии трудовой адаптации. При этом, объективная оценка предполагает комплексный подход, включающий анализ следующих критериев:
1. Мнение адаптируемых, их руководителей, членов коллектива. Получить личные мнения об успешности адаптации можно посредством анкетирования, интервью, проведения круглых столов, фокус-групп и т.д. Данный критерий эффективности трудовой адаптации носит субъективный характер, но информация, полученная в результате его оценки, может быть крайне полезной при корректировке адаптационных программ.
2. Конкретные рабочие результаты. Этот критерий эффективности технологии трудовой адаптации наиболее объективный, так как предполагает получение информации о конкретных результатах трудовой деятельности новых сотрудников, соотнесенных с затраченным на адаптацию временным периодом. Анализ данного критерия включает изначальные замеры результатов труда новичка в начале адаптационного периода и итоговые замеры после окончания адаптационного срока, и соотнесение их с установленными нормативами. Для оценки рабочих результатов могут быть использованы такие методы как анализ статистических данных, наблюдение, методы математического моделирования.
3. Поведенческие изменения. Оценка поведенческих изменений, произошедших по итогам адаптации, предполагает анализ того, как поменялось профессиональное поведение новичка, оценку особенностей межличностного взаимодействия с коллегами, характер взаимоотношений с руководителем. Для оценки этого критерия может применяться наблюдение и анкетирование.
4. Экономическая эффективность. Экономическая эффективность технологии трудовой адаптации персонала выступает самым объективным показателем эффективности работы по данному направлению. Смысл ее состоит в том, чтобы выяснить как соотносятся потраченные на трудовую адаптацию средства и полученные по ее итогам выгоды. Трудовая адаптация персонала может считать эффективной с экономической точки зрения в том случае, если полученная прибыль от адаптируемого персонала в установленный промежуток времени превосходит затраты, понесенные компанией на адаптацию сотрудников.
В самом общем виде формула, по которой может быть рассчитана экономическая эффективность механизма трудовой адаптации, представлена на рисунке.
Необходимо понимать, что затраты организации, связанные с реализацией механизма трудовой адаптации, могут быть разделены на прямые и косвенные. Под прямыми затратами понимается стоимость работы HR-специалистов, наставников, обеспечение ресурсами и создание условий, необходимых для скорейшей адаптации персонала. К косвенным затратам на трудовую адаптацию персонала относятся организационные траты, связанные с тем, что новый сотрудник, полностью не адаптировавшийся, выполняет свою работу не полноценно, то есть организация «не дополучает» от данного работника в адаптационный период конкретные рабочие результаты, а как следствие, и прибыль.
Проблемным вопросом в расчетах экономической эффективности технологии трудовой адаптации для большинства современных компаний вне зависимости от сферы деятельности является определение временного промежутка, который должен учитываться для расчета получаемой от адаптированных работников прибыли. Следует сказать, что в различных случаях данный промежуток может иметь серьезный разброс. Как правило, компании рассматривают в качестве такого периода «отдачи» срок, приравненный к сроку адаптации или календарный год.
Субъектами технологии трудовой адаптации в организации выступают вновь принятые сотрудники различных категорий, профильные HR-специалисты, наставники и руководители различного уровня
Для различных направлений адаптации могут быть выделены специфические методы и процедуры, которые представлены в таблице.
Степень ответственности и характер участия на различных этапах реализации технологии трудовой адаптации руководителей и HR-специалистов распределяется по-разному. Но, как правило, эти лица сопровождают нового сотрудника на протяжении всего периода адаптации. При этом, если HR-специалист занимается организационно-техническими вопросами, организуя и контролируя бесперебойную реализацию программы адаптационных мероприятий и технологии трудовой адаптации в целом, то непосредственный руководитель отвечает за обеспечение необходимыми условиями труда и различными ресурсами, а также за определение роли новичка в трудовом коллективе.
Особо следует отметить роль наставника в реализации программы адаптации новичка. «В основе наставничества лежит принцип обучения нового сотрудника непосредственно силами коллег. Помимо этого, сотрудники сами организовывают деятельность и оценивают работоспособность новичка» [3, с. 491]. Наставничество является не только эффективным методом внутрифирменного обучения, но и универсальным инструментом достижения организационных целей в области управления персоналом, в том числе, в вопросах трудовой адаптации. Наставничество на долгие годы было незаслуженно забыто в нашей стране, сегодня же многие организации стремятся развивать внутри компании институт наставников, которые активно включаются в решение проблем трудовой адаптации персонала.
Наставник для новых сотрудников выступает помощником на всех этапах реализации технологии трудовой адаптации и в отношении всех ее направлений. Помимо этого, наставника можно использовать в качестве некого образца профессионального поведения, соблюдения норм и регламентов компании. Взаимодействуя с наставником в рамках адаптации, новичок не только осваивает профессиональное мастерство, но и перенимает предпочтительную модель поведения, коммуникации с коллегами и руководством.
У новых сотрудников есть широкие возможности получения обратной связи от наставника в отношении допускаемых ошибок или достигнутых успехов на непрерывной основе. Новичок может совместно с наставником проанализировать возникающие проблемы, найти пути их решения. Кроме того, зачастую именно наставники способствуют безболезненному вхождению новичков в новые организационные субкультуры, «тесно сплетенными с мотивационными, когнитивными, эмоциональными, поведенческими и интегральными компонентами межгрупповых отношений» [2, с. 20].
Учитывая конкурентные преимущества наставничества в технологии трудовой адаптации, многие компании стремятся профессионально подготавливать собственных наставников, организуя для них соответствующее обучение.
В рамках практической реализации технологии трудовой адаптации новых сотрудников могут быть предприняты следующие организационные решения:
- организация обучающих мероприятий (лекций, тренингов) для наставников и руководителей по различным аспектам трудовой адаптации персонала;
- проведение индивидуальных консультаций новичка с наставником или руководителем;
- специальное обучение наставников;
- организационно-подготовительное сопровождение инноваций;
- применение технологии постепенного усложнения заданий, осуществляемых новичком;
- осуществление новым сотрудником разовых общественных или профессиональных поручений с целью развития межличностных контактов с трудовым коллективом или руководящим составом;
- использование механизмов трудовой ротации персонала;
- проведение корпоративных мероприятий, тренингов, ориентированных на сплочение коллектива и развитие корпоративной культуры.
Эффективной реализации организационной технологии трудовой адаптации персонала будет способствовать соблюдение принципов организации труда, направленных на повышение трудовой мотивации персонала и облегчающих процесс адаптации новых сотрудников:
- образование целевых рабочих групп, творческих объединений, с возможностью изменять их кадровый состав;
- использование допустимой свободы в отношении режима труда;
- применение принципа соревновательности между структурными подразделениями в решении организационных задач и подготовке проектов;
- обеспечение информационной доступности для всех сотрудников организационных результатов и результатов труда отдельных работников;
- интеграция персонала компании в процедуру принятия решений, коллективного управления организацией, разработки стратегических планов, делегирования полномочий;
- установление определенной периодичности проведения рабочих и деловых совещаний;
- обеспечение развитых взаимоотношений в системе «руководство-подчиненные».
В настоящее время игнорирование проблем трудовой адаптации сотрудников может дорого стоить компаниям. Невнимание к новым сотрудникам, к началу их профессионального пути на новом месте, их социальному окружению может обернуться для организации их увольнением в последующем и необходимостью поиска новых работников. «Именно из-за отсутствия системы адаптации новый сотрудник может испытывать чувство отчуждения, что способно вызвать негативную реакцию к компании прямо с первого дня работы. Кроме того, оставив новичка без должного внимания, компания теряет возможность воспитать в нем лояльность по отношению к своей организации, понять и освоить ее традиции, устои и особенности организационной культуры» [4, c.498].
Целенаправленный последовательный подход к реализации технологии трудовой адаптации в организации позволяет обеспечить баланс между формированием стабильного профессионального штата персонала и пополнением организации новыми сотрудниками, что в целом способствует высокому уровню конкурентоспособности организации.
Источники:
1. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом. – М.: ЮНИТИ, 2002. – 560 с.
2. Булгаков А.В. Концепция межгрупповой адаптации в организациях как платформа управления персоналом современной российской компанией // В сборнике: Психология управления персоналом и социальное предпринимательство в условиях изменения технологического уклада: под общей ред. проф. Л.Н. Захаровой, доц. М.В. Прохоровой. – Н. Новгород: ННГУ им. Н.И. Лобачевского, 2019. - 675 с.
3. Емельянова А.Д. Наставничество как метод адаптации персонала организации // В сборнике: Психология управления персоналом и социальное предпринимательство в условиях изменения технологического уклада: под общей ред. проф. Л.Н. Захаровой, доц. М.В. Прохоровой. – Н. Новгород: ННГУ им. Н.И. Лобачевского, 2019. - 675 с.
4. Замыслова А.М., Скрипниченко Л.С. Совершенствование практики адаптации персонала в строительной организации // В сборнике: Психология управления персоналом и социальное предпринимательство в условиях изменения технологического уклада: под общей ред. проф. Л.Н. Захаровой, доц. М.В. Прохоровой. – Н. Новгород: ННГУ им. Н.И. Лобачевского, 2019. - 675 с.
5. Магура М.И., Курбатова М.Б. Обучение персонала как конкурентное преимущество. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2004. – 216 с.
6. Миронова А.А. Текучесть кадров: анализ причин и способы профилактики // Российская наука и образование сегодня: проблемы и перспективы. 2019. № 3 (28). - С. 63-65.
7. Социологический энциклопедический словарь. На русском, английском, немецком, французском и чешском языках. Редактор-координатор – академик РАН Г.В. Осипов. – М.: Издательство НОРМА, 2000. – 488 с.